Volhoudbaar, veilig en vitaal
Bij reboarden draait het erom medewerkers volhoudbaar, veilig en vitaal te laten werken en om de schaarse vierkante meters op kantoor goed te verdelen. Dat zegt Hans de Wit van Smart WorkPlace partner VRF in SWP #6.
In het interview omschrijft Hans de Wit, afdelingshoofd van het Facilitair Bedrijf van de Veiligheidsregio Fryslân (VRF) de uitdaging voor organisaties wanneer straks overheidsmaatregelen worden versoepeld en er stapsgewijs meer mensen naar kantoor mogen komen als volgt: “Hoe bepaal je als organisatie wie wel en wie niet naar kantoor mag komen, hoe zorg je dat het veilig blijft en dat er niet te veel mensen naar kantoor komen en hoe reguleer je dat?”
Hoewel thuiswerken inmiddels door de medewerkers volledig omarmd wordt, benadrukt De Wit dat de VRF wel een crisisorganisatie blijft die samen met de netwerkpartners dag in dag uit bezig is met voorbereiden en uitvoeren. “Dat betekent dat je elkaar nog wel fysiek zult moeten blijven ontmoeten. Dat gebeurt in onze hoofdlocatie in Leeuwarden. Daar werken normaal zo’n 250 medewerkers, verdeeld over 4 etages; nu zijn dat er rond de 75, verdeeld over die 4 etages Die houden zich met name bezig met de crisis, de crisiscommunicatie en interne continuïteit.”
Om dat in goede banen te leiden, heeft de VRF het hoofdkantoor vanwege de coronacrisis wel anders moeten vormgeven. “We hebben onder meer de routing aangepast, plexiglas aangebracht, vergaderzalen anders ingericht en gekeken naar de routering, zo zijn de trapportalen verdeeld in één omhoog en één omlaag.”
Ook naar andere kantoren is kritisch gekeken. “Neem de consultatiebureaus. Daar hebben we er 45 van. Daarvan zijn 38 nog in bedrijf, maar wel op een manier waarbij 50% van de dienstverlening op locatie en 50% op afstand is en na fysieke aanpassingen conform overheidsrichtlijnen. De overige 7 zijn gesloten, omdat we die aanpassingen daar niet konden doorvoeren.”
Vooruitlopend op mogelijke versoepelingen denkt de VRF na over de consequenties voor de werkomgeving. “Daarbij is een eerste belangrijk uitgangspunt dat we met zijn allen binnen de VRF accepteren dat thuiswerken voortaan een integraal onderdeel van je werkomgeving gaat vormen. Dat betekent dat als je thuis een goede volwaardige werkplek kunt faciliteren thuiswerken een van de keuzes is die je als medewerker kunt maken wanneer je kijkt naar de activiteiten die je die dag moet verrichten. Die strategische keuze heeft vanzelfsprekend allerlei consequenties: voor mobiliteit en bezettingsgraad van je kantoren, maar ook voor regelingen en faciliteiten. En het betekent uitdagingen voor HR – hoe geef je regelingen vorm – en voor FM en ICT – hoe faciliteer je op afstand.”
Lees het volledige interview met Hans de Wit in SWP #6. SWP #6 bevat daarnaast nog veel meer lezenswaardige artikelen. Nieuwsgierig? SWP #6 is hier te downloaden. Wilt u ook toekomstige digitale uitgaven van Smart WorkPlace ontvangen? Click dan hier.
