'Het toekomstig kantoor. Een glazen bol of noodklok'
Inzicht in de werkzaamheden, de bedrijfscultuur en uw visie zijn nodig om de juiste keuzes hierin te maken. Dat betoogt expert Silvia de Haan van Smart WorkPlace partner Solved in onderstaande blog.
Iedereen is futuroloog. Straks als we weer volledig terug mogen naar kantoor omdat een vaccin gevonden is, kan het 1,5 meter-kantoor van alle coronaregels en stickers worden ontdaan. De wereld zal er anders uitzien; en hoe ziet het kantoor er dan uit?
Architecten schetsen vergezichten van werkomgevingen die totaal nieuw ontworpen zijn. Makelaars komen met beelden van werkplekken in grote cirkels van 1,5 meter en rekensommen van het aantal meer benodigde meters, klaar voor de volgende pandemie. En meubelleveranciers komen met vernuftige oplossingen voor thuiswerkers. In deze periode, waarin al het onmogelijke plots mogelijk lijkt geworden, klinken utopische ideeën realistisch.
Als de wereld zo snel verandert, is het verleidelijk om met grote stappen naar de toekomst door te denken. En wat voert dan de boventoon: de kwaliteit van de werkplek of de gedachte om geld te kunnen besparen?
De afgelopen weken heeft Solved veel werkomgevingen coronaproof gemaakt, waarbij we verlaten kantoren inspecteerden. Op een enkeling na werkte iedereen thuis. De afdeling finance, waarvan altijd werd gezegd dat ze bij hun dossiers moeten zitten, werkt thuis – evenals de juristen. Een rondgang bij een andere klant laat zien dat zelfs de medewerkers van de verlaten ‘control room’ met de grote schermen ook thuis aan de slag zijn. Thuiswerken is voor veel meer afdelingen en organisaties mogelijk dan voorheen gedacht werd. De schatting over hoeveel er straks thuisgewerkt wordt lopen sterk uiteen, van 49% (onderzoek Intermediair, 11 mei 2020) tot 25% (Kennis Instituut voor Mobiliteit – 30 mrt 2020). Beide percentages zullen correct zijn, maar van toepassing voor verschillende organisaties.
Welk percentage hoort bij uw organisatie? En worden de thuiswerkdagen verspreid door de week of worden de eerste uren thuis besteed en rijdt iedereen na de file naar kantoor en is het kantoor in de middag alsnog vol? En waarom gaat men überhaupt naar kantoor? Lastige vragen waarvoor toch even stilgestaan moet worden. Van u wordt misschien leiderschap gevraagd, snelle acties en schakelen. We zien bij meerdere klanten dat besluiten snel genomen worden. Met gemak wordt gesteld dat 2 dagen per week thuiswerken de norm gaat worden, ongeacht dat iedereen nu een vaste werkplek op kantoor heeft. De snelheid van beslissen spreekt ons aan, maar omdat de grond mist waarop besluiten genomen worden, luiden we toch de noodklok. Want de ervaring leert dat je nog zo’n mooi kantoor kan hebben; als het niet past bij de werkzaamheden, bedrijfscultuur en uw visie schiet het alsnog zijn doel voorbij.
Om snel en gegrond inzicht te krijgen in hoeveel en wanneer er thuis en op kantoor gewerkt wordt, heeft Solved een routekaart gemaakt. De routekaart is voor ieder bedrijf hetzelfde, maar de uitkomst verschilt. Passend bij het bedrijf.
Routekaart
1. Breng de werkzaamheden/activiteiten in kaart.
Focus: Vaak blijkt uit onderzoek bij bedrijven dat meer dan 50% van de tijd gefocust gewerkt wordt. Deep work en proces work heet dat ook wel. Stap 1 is inzicht in hoeveel tijd hieraan besteed wordt bij uw organisatie. En stap 2 is om een onderscheid te maken in de plek waar de medewerker dit het beste uit kan voeren. Uit onderzoek van Okla blijkt dat 57% van de mensen thuis productiever is. In tegenstelling tot de kantoortuin kan er thuis efficiënt en gefocust gewerkt worden. Althans, door degenen zonder kinderen met thuisonderwijs en een ruime woning… De conclusie dat je thuis je stukken maar moet uitwerken is te kort door de bocht. Thuiswerken is niet voor iedereen mogelijk of geliefd. Bij een advocatenkantoor werkt de ene advocaat prima digitaal terwijl de ander boodschappentassen vol dossiers door het huis sleept. Soms moet je een persoonlijke werkwijze accepteren. En als werkgever hoor je plaats te bieden aan mensen die naar kantoor komen voor een rustige werkplek.
Samenwerken: De laatste weken lijkt de behoefte aan samenwerken en overleg groter. Bij organisaties met een overlegcultuur staan de agenda’s vol met video calls. Hierin zal straks gelukkig de variatie terugkomen van virtueel en fysiek vergaderen. Te denken valt aan een virtuele team meeting thuis aan het begin van de dag en samenwerksessies op kantoor later op de dag. Wederom is stap 1 het krijgen van inzicht in de tijdsbesteding aan samenwerken en stap 2 is de zoektocht naar een manier om dit in te vullen.
Ontmoeten: Naast de kapper en de terrassen, worden de collega’s het meest gemist, vindt 60% van de Intermediair-respondenten. Het praatje bij de koffie, even je hart luchten, een zorg delen, een collega complimenteren of schaterlachen is onmisbaar en onvervangbaar gebleken. Oude termen als het kantoor als clubhuis en broedplaats komen weer terug en zijn broodnodig om tunnelvisie en burn-outs te voorkomen. En wat te denken van nieuwe medewerkers die nog nooit op kantoor zijn geweest, hoe gaan deze kennisnemen van bedrijfscultuur, gewoonten en merkwaarde?
2. Breng de cultuur in kaart
Een van onze klanten had uitvoerig onderzoek gedaan naar de werkzaamheden van de organisatie en kon daaruit concluderen dat thuiswerken mogelijk en gewenst was door de medewerkers. Het aantal werkplekken reduceren leek logisch. Wat vergeten werd, was de hiërarchische cultuur van het bedrijf. Naar kantoor gaan betekende ook in het zicht zijn van leidinggevenden. Als dat niet gewenst is, valt dit alleen te doorbreken als een leidinggevende hierin het voorbeeld geeft met veelvuldig thuiswerken en het inzetten van het hele scala aan communicatiemiddelen zodat er draagvlak gecreëerd wordt bij de managers.
3. Wat is de visie?
Het belangrijkste is om helder te hebben waar we het allemaal voor doen. Wat is het doel waaraan huisvesting kan bijdragen? Elk doel is legitiem, zolang het maar oprecht is. Is kostenvermindering de driver? Fair enough. Of moet het kantoor de binding met het bedrijf verstreken? Of ‘gewoon de beste werkplek ter wereld’ zijn om de beste mensen aan te trekken?
Vorige week meldde de CEO van Twitter, Jack Dorsey, dat ‘werknemers van Twitter zo lang mogen thuis blijven werken als ze willen’. Het bericht werd gretig overgenomen en ging een eigen leven leiden. Als Twitter dat kan, dan kan iedereen dat geheel of gedeeltelijk. Echter de reden waarom het bij Twitter waarschijnlijk wel gaat lukken en bij andere bedrijven niet is de visie die erachter zit. Al eerder had de CEO aangegeven dat hij ontevreden was dat vrijwel alle medewerkers in San Francisco wonen en dat hij een bredere spreiding van zijn werknemers wilde hebben. Daarin helpt het om het kantoor los te koppelen van je woonplek, als je niet meer naar kantoor hoeft te komen kan je overal wonen en wordt de spreiding groter. Een goed voorbeeld van het koppelen van je visie aan huisvesting.
Kort samengevat, de toekomst van het kantoor zal veranderen. Thuiswerken zal niet meer verdwijnen. Bewijs dat er thuis echt wel gewerkt wordt is niet meer nodig en veel van het overleg kan goed op afstand. Iedereen kan met digitale tools overweg. Maar hoe groot de impact is op uw kantoor valt niet te lezen uit de krant. Inzicht in de werkzaamheden, de bedrijfscultuur en uw visie zijn nodig om de juiste keuzes hierin te maken. Solved ontwikkelt hiervoor een tool die we binnenkort met u zullen delen. We kijken graag met u mee naar de toekomst!
