Perfecte timing in ongekende tijden
Smart WorkPlace partner D&B The Facility Group ondersteunde onlangs Vistra, topspeler in corporate services, bij de verhuizing binnen Amsterdam vanwege een nieuw werkomgevingsconcept. De timing bleek perfect.
COVID-19 heeft geholpen
Men was er bij Vistra al langer van overtuigd: “Thuiswerken wordt de komende jaren belangrijker binnen Vistra. En op kantoor gaan we nog meer flexibel met elkaar samenwerken. Dat moet enerzijds leiden tot een nog betere work-life balance onder werknemers en nog betere service aan onze klanten, anderzijds stelt het ons in staat om met elkaar te werken op minder meters,” zo vertelt Vanessa Mittendorf, executive assistant bij Vistra. “En toen kwam het coronavirus. Gek genoeg heeft COVID-19 ons enorm geholpen bij de transitie naar onze nieuwe werkplekambitie.” Het kantoor in Amsterdam zou een voorbeeldfunctie krijgen voor de rest van de Vistra-kantoren wereldwijd. Bovendien past de nieuwe zienswijze in de ambitie van het bedrijf om binnen enkele jaren wereldwijd onderdeel te zijn van de ‘big four’ in de markt van corporate serviceproviders.
Effectiever werken op de helft van de meters
Op de nieuwe bedrijfslocatie halveert Vistra zo ongeveer de meters die men eerder gebruikte, breidt men de hoeveelheid vergader- en overlegruimten uit van 17 naar 27 en creëert het bedrijf een ‘aanlandtafel’ en een diversiteit aan zitjes om elkaar ook informeel te ontmoeten. “Als jij ervoor kiest om naar kantoor te komen, dan doe jij dat met name omdat jij mensen wilt ontmoeten, een vergadering hebt die offline effectiever blijkt, klanten ontvangt of omdat thuis jou niet de juiste omstandigheden biedt,” aldus Mittendorf. “Onze vergaderruimten zijn ruimer opgezet, we zijn volledig ingericht op flexwerken met eigen muizen, toetsenborden en kluisjes, alleen de receptie heeft nog een eigen werkplek.” Bijzonder genoeg blijkt de nieuwe opzet van het kantoor ook prima in te spelen op een anderhalve meter maatschappij. “Ondanks dat we op minder meters gaan functioneren, hebben we gekozen voor een ruimere opzet. De realiteit van COVID-19 zorgde ervoor dat we hier en daar een aanpassing moesten maken, maar eigenlijk waren we er klaar voor. Ook de switch naar thuiswerken gooide geen roet in het eten. Onze dienstverlening liep door zonder servicedip richting onze klanten.”
Een betrokken receptieteam
Terwijl iedereen thuiswerkte, draaide het facilitaire en receptieteam van Vistra voltijd door. “Samen met de team lead van het D&B-team – Denise – heb ik zelf in de afgelopen maanden misschien anderhalve dag thuisgewerkt. Denise haar team stond als een rots en we konden haar zonder problemen boven de sterkte tillen om ons te ondersteunen bij de op handen zijnde verhuizing.” Mittendorf: “D&B heeft een team samengesteld met de capaciteiten om veel van mijn leverancierscontacten over te nemen, bijkomende taken op zich te nemen, en ook de flexibele schil van ambulante hostesses kon mee in de verwachtingen die wij van hen hadden. Alle dagelijkse contacten liepen via onze receptiebalie. We hebben de verhuizing echt met elkaar tot een succes gemaakt en daarbij is het feit dat het team werknemer is bij D&B geen onderwerp van gesprek geweest. Ze voelen als Vistra personeel. Ze horen er helemaal bij.” Ook de samenwerking met het operationeel management van D&B-kantoor verloopt erg prettig. Men toont zich betrokken, bereikbaar en slagvaardig. Een geoliede machine.
Over de samenwerking tussen Vistra en D&B The Facility Group
Vistra maakte in 2018 de beslissing om de receptiedienstverlening te outsourcen. De keuze viel op D&B The Facility Group. “Met D&B was er eigenlijk direct een klik. Een hele open en eerlijke communicatie. Ze begrepen direct wat wij nodig hadden,” aldus Vanessa Mittendorf. Bovendien had zij D&B reeds aan het werk gezien bij zowel KPMG als in het Amsterdamse World Trade Center, waar zij eerder werkzaam was. “Vanaf het moment waarop wij samen zijn gaan werken, is de toegevoegde waarde enkel groter geworden. Ze doen zoveel meer dan enkel de ontvangst van onze gasten. Het team van D&B heeft zichzelf echt tot een vaste waarde gemaakt binnen de Vistra organisatie. De verhuizing aangrijpen om een overstap naar een andere hospitality organisatie te overwegen is bij het management niet aan de orde geweest. Wij zijn gewoon enorm tevreden.”
