Effectief communiceren met een hybride workforce

• nieuws
• happy & health

Veel werkgevers worstelen met de vraag hoe ze hun medewerkers betrokken en verbonden houden als ze op verschillende plaatsen werken. Marcel Kalmeijer van Smart WorkPlace partner ISS Facility Services heeft vijf tips.

Veel thuiswerkers hunkeren momenteel naar kantoor. Ze zijn het spuugzat. Die eindeloze reeks Zoom- en Teamscalls en al die langdradige webinars. De muren komen op ze af. Ze willen unmuten en terug naar kantoor. Zelfs de notoire kantoortuinhaters die al snel overprikkeld raken in deze jungle van geluid en afleiding, kijken reikhalzend uit naar de dag dat ze weer naar kantoor mogen. Eindelijk weer eens collega’s ontmoeten, de laatste roddels meekrijgen bij de koffieautomaat, lekker lunchen in het bedrijfsrestaurant en lang blijven plakken bij de Vrijmibo. Naar kantoor gaan wordt een feestje. Dat lonkende perspectief is echter nog lang geen realiteit en als het aan veel werkgevers ligt is een volledige terugkeer naar kantoor ook niet de bedoeling. Steeds meer wordt ingezet op een hybride workforce, die deels thuis, deels op kantoor en deels bij de klant of in een co-working space werkt.

“Werken doe je maar thuis”

Grote werkgevers verwachten volgens Nieuwsuur dat de gemiddelde werknemer na de coronacrisis straks twee tot drie dagen per week thuis blijft werken. Voorspeld wordt ook dat er met veel minder kantoorruimte wordt gewerkt. Het kantoor krijgt steeds meer de functie van ontmoetingsplek. In Nieuwsuur liet een directeur van een groot softwarebedrijf zien wat volgens hem het kantoor van de toekomst gaat worden. Vol trots toonde hij onder andere een basketbalveld, een klimmuur, een webinarstudio en zelfs een eigen theater. “Werken doe je maar thuis en op kantoor moet het vooral leuk zijn” was zijn adagium. Niet elk bedrijf kan zich deze luxe echter permitteren. En de vraag is ook of dit bijdraagt aan meer productiviteit en effectieve communicatie. Het wordt steeds meer een uitdaging om met elkaar in contact te blijven en de cultuur en werksfeer in stand te houden.

Gitte Andersen, Global Head of ISS Signal (workplace management-consultancy) vindt het belangrijk dat goed gekeken wordt naar het type werk dat wordt verricht om te bepalen of je vanuit huis of vanuit kantoor kunt werken. In The Toolbox for Post Covid-19 Ways of Working vertelt zij dat werknemers die vooral gericht zijn op samenwerking, innovatie en communicatie beter gedijen in een kantooromgeving.

Vijf tips om effectief te blijven communiceren

Veel werkgevers worstelen dan ook met de vraag hoe ze hun medewerkers betrokken en verbonden houden als ze op verschillende plaatsen werken. Hierbij een vijftal tips om effectief te blijven communiceren met een hybride workforce.

1 Maak van je werkomgeving een merkomgeving

Of je nu thuis of op kantoor werkt, je moet er voortdurend in bevestigd worden dat je voor het juiste merk werkt. Een centrale purpose die richting en betekenis geeft is belangrijk. Merken moeten volgens merkstrateeg Andy Mosmans “a sense of meaning and belonging geven”. Een duidelijke en richtinggevende purpose die zich vertaalt in unieke onderscheidende waarden en een inspirerende cultuur. Stuur mensen thuis kleine attenties, organiseer events of activiteiten die passen bij de unieke set van gedragingen, symbolen, rituelen en ervaringen die zo kenmerkend zijn voor het merk. Laat ze dus ook op de kleine zolderkamer ervaren dat ze voor het juiste merk en het juiste werk hebben gekozen.

2 Kies voor nieuwe communicatiemodellen en snelheid

Communiceren met een hybride workforce is lastiger en complexer dan communiceren vanuit een hiërarchisch model, waarbij de informatievoorziening cascadeert van hoog naar laag. Sta open voor nieuwe benaderingen en ontwikkel communicatielijnen die in alle richtingen lopen in plaats van uitsluitend binnen hiërarchische relaties. Vooral remote workers willen ruimte om te experimenteren met nieuwe communicatievormen en technieken. Ze structureren zichzelf op een manier die hen flexibeler, platter en sneller maakt. Communicatie wordt ook meer afgestemd op activity based working en bevordert creativiteit en innovatie. Geef ruimte aan digitale experimenten.

3 Mind the gaps: maak duidelijke afspraken en stel gedragsregels op   

Volgens HR-surveys van Gartner ontstaan er een aantal gaps tussen kantoorwerkers en thuiswerkers. HR-directeuren verwachten dat mannen vooral geneigd zijn om op kantoor te gaan werken, terwijl vrouwen juist geneigd zijn om meer thuis te werken. Zij combineren dit meer met huishoudelijke taken. Volgens organisatiepsycholoog Kilian Wawoe willen vooral veel jongere werknemers naar kantoor. Zij willen collega’s ontmoeten en leren van senior managers. En belangrijker nog: zij willen nadrukkelijk gezien worden. En dan is er ook nog de gap tussen de vroege vogels en de avondwerkers. Want de workplace wordt niet alleen anyplace, maar ook anytime. We communiceren en delen informatie immers de hele dag door. Maak hierover duidelijke afspraken met betrekking tot formele en informele communicatie en stel gedragsregels op die voor iedereen duidelijk zijn. Laat die workaholic maar weten dat zijn vraag om in het weekend nog te reageren op zijn beleidsvoorstel niet gepast is.

4 Stay connected: plan vaste contactmomenten in 

Als iedereen telkens op een andere plek of op andere tijdstippen werkt, is het vaak extra uitdagend om met het hele team te communiceren. De kans is reëel dat het contact tussen de collega’s op een laag pitje staat. Plan daarom vaste momenten in waarin alle medewerkers contact hebben met elkaar. Begin met een vaste dagstart en creëer ook ruimte voor small talk en sociale activiteiten. Vraag aan de teamleden naar hun moodstatus (groen, geel of rood), organiseer een chatcarrousel of geef eens een digitaal schouderklopje. Nog een tandje hipper is de Chief Meeting Officer die we bij sommige bedrijven zien opduiken. Iemand die stuurt op de effectiviteit van vergadering en maximale connectiviteit binnen de organisatie.  

5 Maak het snackable: Hou het kort en krachtig

Hoewel de mythe dat een goudvis een langere aandachtsspanne heeft dan een mens niet lijkt te kloppen, is het wel degelijk waar dat mensen die digitaal communiceren zich moeilijker langdurig kunnen concentreren. Vermijd daarom lange meetings en presentaties. Voor een TownHall of standup presentatie voor livepubliek kun je gemakkelijk de tijd nemen, maar doe dat vooral niet digitaal. Werk met snackable content: maak licht verteerbare videoboodschappen, vermaak je publiek en zorg voor veel afwisseling. En wees zeker in deze moeilijke tijd empathisch en sta open voor feedback. Maar vooral: cut the crap en hou het kort.

“Involve me and I will understand”

Good old Confucius zei het 2500 jaar geleden al: “Tell me and I will forget, show me and I may remember, involve me and I will understand”. Communicatie en het realiseren van betrokkenheid en commitment is meer dan ooit essentieel voor organisaties die te maken krijgen met een mix van kantoorwerkers en thuiswerkers. Bedrijven die hun mensen echt weten te betrekken vanuit gemeenschappelijke waarden en een heldere en inspirerende purpose, hebben een belangrijk concurrentievoordeel. Zij hebben immers een sterk gemotiveerde en soepel communicerende workforce, zelfs als die volledig hybride is.

Marcel Kalmeijer is Head Of Marketing & Communications bij ISS Facility Services en juryvoorzitter Branding 360 van de Stichting Adverteerders Jury Nederland.