Businesscase Healthy Offices
Wat zijn de effecten van de fysieke werkomgeving op mentaal welbevinden en organisatieprestaties? Dat onderzocht Daan Kropman, Msc student Urban Systems & Real Estate aan de TU Eindhoven, in zijn afstudeerscriptie.
Onderstaand artikel schreef Daan Kropman samen met Rianne Appel-Meulenbroek, Lisanne Bergefurt en Pascale Le Blanc.
Over de afgelopen jaren is een toename gezien in het aantal (mentale) gezondheidsklachten op de werkvloer. Cijfers van o.a. TNO (2019) en het CBS (2020) laten zien dat tegenwoordig circa één op de vijf medewerkers kampt met burn-out gerelateerde klachten als gevolg van stress en werkdruk. Het komt dan ook niet als verrassing dat er steeds meer aandacht uitgaat naar het gezonde kantoor of de gezonde werkomgeving.
Het merendeel van werkgevers geeft aan de mentale gezondheid van medewerkers belangrijk te vinden. Er zit echter een groot verschil in het erkennen van het belang van een gezond team en het daadwerkelijk actief bijdragen aan de mentale gezondheid van medewerkers. Waar acht van de tien werkgevers aangeeft de gezondheid van medewerkers als een belangrijk onderdeel te zien binnen een organisatie (RIVM, 2014), is slechts een derde bereid hierin te investeren (SmartWorkPlace, 2021). Een van de voornaamste redenen voor het uitblijven van investeringen in de werkomgeving met als doel het verbeteren van de (mentale) gezondheid van medewerkers, is het gebrek aan inzichten in de effectiviteit en toegevoegde waarde van deze investeringen. De consequentie hiervan is dat dergelijke optimalisaties worden gezien als uitgave in plaats van een investering in het bedrijf. Dit onderzoek richt zich daarom op de fysieke werkomgeving, mentaal welbevinden (in de brede zin van het woord) en organisatieprestaties, en specifiek de relaties tussen deze drie concepten. Bevindingen zijn inzichtelijk gemaakt aan de hand van een business case tool die de potentiële toegevoegde organisatorische waarde laat zien als gevolg van het doorvoeren van verbeteringen in de fysieke werkomgeving.
De aanpak van het onderzoek
De fysieke werkomgeving, mentaal welbevinden en organisatieprestaties zijn op te splitsen in verschillende onderdelen. Aangezien het onderzoek in het Engels is gepubliceerd en om verwarring te voorkomen die kan ontstaan bij het vertalen van de verschillende onderdelen worden de Engelse termen gebruikt. De fysieke werkomgeving is onder te verdelen in zeven elementen: office layout & office design; look, feel & color; biophilia, greenery, views & plants; temperature & thermal comfort; noise, acoustics & privacy; indoor air quality & ventilation; light & daylight.
Mentaal welbevinden op het werk omvat niet alleen (het uitblijven van) stress en burn-out klachten, maar betreft volgens de World Health Organisation (WHO, 2004) het totale functioneren van een individu. In dit onderzoek is daarom de term mental health+ gehanteerd, een combinatie van tien mentale gezondheidsconcepten binnen de werkomgeving: productivity, concentration, stress, sleep quality, mood, engagement, well-being, fatigue, depression, burnout.
Om inzicht te krijgen in de effecten van de fysieke werkomgeving op mental health+ zijn 133 door een scoping review geselecteerde artikelen (Bergefurt et al., under review) geanalyseerd die zich richten op de relaties tussen een of meerdere elementen van de werkomgeving en mental health+ concepten. Op basis van deze analyses is elk van de zeven werkplek elementen onderverdeeld in een set van meetbare componenten (Figuur 1). Binnen het element temperature & thermal comfort wordt bijvoorbeeld gekeken naar kamertemperatuur, relatieve luchtvochtigheid, tevredenheid met de thermische condities binnen het kantoor en de mate van invloed op deze condities.
Figuur 1: Meetbare componenten per element van de fysieke werkomgeving.
Vervolgens zijn voor elk van deze meetbare componenten beoordelingscriteria (ondermaats, acceptabel, optimaal) opgesteld op basis van hun invloed op de mentale gezondheid van medewerkers. Zo blijkt er wetenschappelijk bewijs dat een werkomgeving met een temperatuur lager dan 18°C of hoger dan 25°C een negatief effect heeft op stress, well-being, mood, sleep quality, fatigue, concentration en productivity. Waarden tussen de 18°C – 20°C en 24°C – 25°C worden gezien als acceptabel en een kamertemperatuur van 20°C - 24°C is optimaal gezien bewezen effecten op de mental health+ concepten.
Tenslotte zijn de organisatieprestaties die volgens de literatuur gerelateerd zijn aan de mentale gezondheid van medewerkers in kaart gebracht. Aan de hand van de Balanced Scorecard (Kaplan & Norton, 1996) zijn deze onderverdeeld in vier perspectieven: internal business processes perspective, learning & growth perspective, client perspective, financial perspective. Elk perspectief wordt vervolgens vertegenwoordigd door een aantal KPI’s die deze perspectieven meetbaar maken.
Bevindingen
De gevonden relaties tussen mental health+ en de fysieke werkomgeving zijn samengevoegd in een uitgebreid overzicht (gevisualiseerd in Figuur 2), waaruit bleek dat respectievelijk light & daylight, layout & design en temperature & thermal comfort van invloed zijn op de meeste mental health+ concepten; en vooral met betrekking tot stress en productivity. Literatuuronderzoek naar de effecten van mental health+ concepten op organisatieprestaties laat zien dat verbeterde mentale gezondheid van medewerkers vooral terug te zien is in het internal business processes perspectief (KPI’s: absenteeism, communication, job satisfaction, performance, presenteeism, staff turnover) en het learning & growth perspectief (KPI’s: innovation, flexiblitiy). Op de lange termijn wordt verwacht dat verbeteringen in deze twee perspectieven leiden tot verhoogde klanttevredenheid (client perspective),een groei in omzet en reducties in HR- en ziektekosten (financial perspective).
Figuur 2: Relaties tussen de fysieke werkomgeving, mental health+ en organisatieprestaties.
Op basis van deze resultaten is in Excel een businesscasetool ontwikkeld. Aan de hand van deze tool kunnen CRE-managers zowel de huidige werkplek als verschillende ontwerpalternatieven beoordelen op basis van hun impact op de mentale gezondheid van medewerkers. Daarnaast wordt inzicht gegeven in de toegevoegde organisatorische waarde als gevolg van optimalisaties in de fysieke werkplek en verbeteringen in de mental health+ concepten.
De resultaten van dit onderzoek laten zien dat de fysieke werkomgeving een belangrijke rol speelt in het faciliteren van een gezonde werkplek en – door het ondersteunen van de mentale gezondheid van medewerkers – strategische waarde toe kan voegen aan een organisatie. Door inzicht te bieden in de organisatorische waarde die wordt gecreëerd als gevolg van optimalisaties in de werkomgeving, draagt de businesscasetool in dit onderzoek bij aan de transitie van de perceptie waarin dergelijke ingrepen niet meer worden gezien als uitgave, maar als investering in de gezondheid van medewerkers en daarmee het succes van een organisatie.
Bronnen
Bergefurt, L., Weijs-Perrée, M., Appel-Meulenbroek, R., & Arentze, T. (2021). Mental health+ at the office workplace - A systematic scoping review [Under review].
CBS. (2020). Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) werknemers; geslacht en leeftijd. https://www.cbs.nl/nl-nl/cijfers/detail/83049NED
Kaplan, R. S., & Norton, D. P. (1996). The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action. Harvard Business School.
RIVM. (2014). Beleid rondom mentale gezondheid in de werksetting. www.rivm.nl
SmartWorkPlace. (2021). Een derde Nederlandse CEO’s wil investeren in gezondheid en welzijn medewerkers. https://www.smartwp.nl/health/20210322-een-derde-nederlandse-ceos-wil-investeren-in-gezondheid-en-welzijn-medewerkers
TNO. (2019). Verzuimkosten Door Werkstress Lopen op tot 2,8 Miljard. https://www.tno.nl/nl/over-tno/nieuws/2019/11/verzuimkosten-door-werkstress-lopen-op-tot-2-8-miljard/
WHO. (2004). Promoting mental health. The Handbook of Community Mental Health Nursing, 149–163. https://doi.org/10.5840/ncbq201616462
