Pilot voor activiteitgerelateerd werken
Smart WorkPlace partner HEVO richtte december 2020 bij Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL) één verdieping van 1.000 vierkante meter in als pilot voor activiteitgerelateerd werken. Een evaluatie.
De gebouwen van LVNL op Schiphol-Oost stammen uit de jaren negentig en zijn toe aan renovatie. De gebouwen moeten verduurzaamd worden en zo optimaal mogelijk benut worden. Ze moeten passen bij de kernwaarden samenwerken, open, resultaatgericht en het nemen van verantwoordelijkheid.
LVNL is verantwoordelijk voor de veilige en efficiënte afhandeling van het vliegverkeer in Nederland. In de toekomst staan een aantal veranderingen op stapel, zoals de integratie van de civiele en militaire luchtverkeersleiding. Ook wordt de introductie van remote tower voorbereid, waarbij verkeersleiders het vliegverkeer van de vliegvelden Maastricht en Groningen niet meer fysiek vanuit de Toren maar met behulp van camera’s vanaf Schiphol-Oost gaan begeleiden. Genoeg redenen om de huisvesting onder de loep te nemen en daarvoor werd in maart 2019 HEVO ingeschakeld als procesmanager. Michiel Otto, directeur van HEVO: “Eerst zijn we met het management en de medewerkers gaan praten over de visie op de toekomst van LVNL, de inhoud van het werk, en het soort werkruimten dat ze daarvoor in de toekomst nodig hebben. Bij LVNL zijn mensen met veel verschillende expertises en werkzaamheden aan de slag. ICT’ers zitten vaak achter hun bureau, technisch medewerkers zijn veel op pad, en luchtverkeersleiders moeten tijdens hun pauze goed kunnen ontspannen. De behoeften van de verschillende groepen liggen dus erg uit elkaar en er moet een breed scala aan voorzieningen worden aangeboden om dit te faciliteren. De huidige kantoorruimte heeft een cellenstructuur, maar uit gesprekken bleek dat medewerkers elkaar vaker willen ontmoeten, met elkaar willen overleggen en samenwerken. Daar is nu te weinig ruimte voor. LVNL wil een aantrekkelijke werkomgeving bieden waarin medewerkers kunnen excelleren.”
Activiteitgerelateerd werken
Gekozen werd voor activiteitgerelateerd werken. Dat betekent dat medewerkers geen vaste werkplek meer hebben, maar een plek kiezen die past bij hun werkzaamheden. Om medewerkers goed te kunnen laten samenwerken is de werkomgeving opgedeeld in zones oftewel vlekken. Hebben afdelingen veel contact met elkaar, dan liggen hun vlekken vlakbij elkaar, of overlappen ze zelfs. In de huisvestingsvisie werd ook een plan opgenomen voor de centrale hal, het atrium. Dit moet een ruimte worden waarin niet alleen het bedrijfsrestaurant is gehuisvest, maar ook een plek waar overlegd kan worden en waar LVNL-medewerkers gasten kunnen ontvangen. Om te kijken of de nieuwe huisvestingsvisie zou aanslaan, is verdieping C3 als pilot ingericht. Interieurarchitect Annekoos Littel ontwierp de inrichting en in december 2020 werd deze verdieping in gebruik genomen.
Groen en fris ontwerp met duurzame materialen
Annejet Lieshout, manager Gebouwen, Services en Infrastructuur (GSI): “Uit ons onderzoek blijkt dat medewerkers over het algemeen enthousiast zijn over de pilot. De mogelijkheden om flexibel te werken zijn prima. Het ontwerp is groen en fris en er is veel gebruik gemaakt van duurzame materialen, zoals gerecyclede vloerbedekking, stoelen die gemaakt zijn van petflessen, of kastjes van oude kantoormeubelen. LVNL-medewerkers van andere afdelingen die een kijkje komen nemen zijn aangenaam verrast en sommigen komen hier graag vergaderen. Er zijn een paar aanpassingen gedaan. Zo hebben we de transparante wanden van de vergaderruimten gedeeltelijk met folie afgeplakt omdat het te veel afleidde als er iemand langsliep. En voor alle medewerkers zijn eigen lockers geplaatst.”
“We hebben gemerkt dat het belangrijk is om medewerkers goed voor te bereiden”, vertelt Christine Roest, assistent portfolio manager GSI. “Het gaat niet alleen om een interne verhuizing, maar om een andere manier van werken. Dit vergt een andere aanpak, waarbij communicatie en informatie een belangrijke rol spelen. Voor de toekomst denken we er over na om bijvoorbeeld in een van de gebouwen één technische ruimte te realiseren waar meerdere afdelingen kunnen werken. Daarom gaan we het vlekkenplan opnieuw bekijken voordat we het huisvestingsplan over het hele pand uitrollen.” Annejet Lieshout: “We gaan nog beter kijken naar welke functie mensen hebben en welke flexibele werkplek daarbij past. Het concept dat er nu is, kunnen we niet klakkeloos toepassen op het hele pand.”
Corona
De coronapandemie heeft een flinke invloed gehad op de huisvestingsvisie. Traditioneel werkten LVNL-medewerkers voornamelijk op kantoor. In de huisvestingsvisie was daarom veel ruimte gecreëerd voor grotere stiltezones. Sinds de pandemie wordt er veel thuisgewerkt, er wordt daarom weinig gebruik gemaakt van deze stiltezones. De geluidsdichte belcellen zijn daarentegen vaak bezet, omdat er veel online wordt vergaderd. Wanneer medewerkers na de pandemie regelmatig blijven thuiswerken, dan wordt de inrichting van de overige kantoorruimten daarop aangepast. Annejet Lieshout: “Denk bijvoorbeeld aan minder grote stiltezones en meer mogelijkheden om besprekingen te voeren en onlinevergaderingen bij te wonen.” Het plan is om vanaf 2024 gefaseerd te starten met het verbouwen van de overige kantoorruimten. Probleem is wel dat de financiering onder druk staat. De luchtvaart heeft het moeilijk door de coronacrisis en de prijs van grondstoffen is omhooggeschoten. Annejet Lieshout: “Half maart 2020 bespraken we met het Bestuur van LVNL de nieuwe huisvestingsvisie. De coronacrisis heeft de visie in een nieuw licht geplaatst. Daarom zullen we het huisvestingsprogramma opnieuw bekijken, niet alleen de inrichting maar ook de duurzame installaties die we graag willen. Het wordt nog een hele uitdaging om dat rond te krijgen.”
Van links naar rechts op de foto: Michiel Otto, directeur HEVO, Annejet Lieshout, manager Gebouwen, Services en Infrastructuur GSI en Christine Roest, assistent portfolio manager GSI.
