Anja de Bruijn: “In onze kantoren zien we momenteel oud gedrag.”
De terugkeer naar kantoor stelt gemeenten voor uiteenlopende uitdagingen, zo bleek tijdens de eerste City Table in Tilburg van het platform GemeenteHuisvesting. Een ervan benoemde Anja de Bruijn van de gemeente Haarlem: “In onze kantoren zien we momenteel ‘oud gedrag’.”
Bij de gemeente Haarlem en Zandvoort zijn vier grote kantoorpanden van belang, vertelt Anja de Bruijn, afdelingsmanager Facilitaire Zaken bij de Gemeente Haarlem. De gemeente zette in 2011 een nieuw pand neer op de Raaks met de onder meer de publiekshal. Daarnaast is het voormalige postkantoor aan de Gedempte Oude Gracht verbouwd om onderdak te bieden aan gemeenteambtenaren. Dit pand is in 2014 in gebruik genomen. Anja: “In zowel de Raakspoort als de Zijlpoort wordt veel vergaderd. Haarlem heeft bovendien een regiofunctie. Het derde pand is het stadhuis op de Grote Markt dat vooral een functie heeft voor het bestuur, de raad en de afdelingen concern control en communicatie. Het Raadhuis in Zandvoort heeft een publiekshal voor de inwoners, het bestuur en de raad van Zandvoort werken vanuit het Raadhuis en er is (beperkt) ruimte voor ambtenaren om te (flex)werken.”
Anja is enthousiast over het concept van Tilburg. “Dit concept geeft eigenlijk het beeld weer van de enquêtes die we gedaan hebben in het kader van corona en het behoeftenonderzoek. In onze kantoren zien we momenteel ‘oud gedrag’. ‘Ik wil een bureau met een vaste computer en twee beeldschermen, ik wil geen docking station’. Voor ons is nu de uitdaging om te kijken wat we gaan doen met de drie eerdergenoemde hoofdgebouwen en het Raadhuis in Zandvoort. Maar er is ook aandacht nodig voor de vele buitenlocaties waar ook ambtenaren werken zoals het havenkantoor en het NME gebouw aan de Kleverlaan in Haarlem.” Rondlopend in het vernieuwde Stadhuis in Tilburg realiseert Anja zich bovendien nog iets anders: “Het gebouw op de Raaks is met ruim tien jaar betrekkelijk nieuw, maar als ik dit in Tilburg zie voelt de Raakspoort alweer een beetje ‘oud’: wij zijn in Haarlem toe aan onder meer vernieuwing van (een deel van) de kantoorinventaris; dit is mede afhankelijk van het nieuwe concept. Daarnaast moet nagedacht worden over zowel de raadszaal in het Stadhuis van de gemeente Haarlem als gevolg van onder andere uitbreiding van fracties en beperkte ruimte voor publiek, als over het Raadhuis Zandvoort. In het nieuwe coalitieakkoord heeft Zandvoort – met uitzondering van het oude raadhuisgedeelte – een ontwikkelopgave voor het huidige Raadhuis beschreven. Voor (interne) bijeenkomsten en de (grotere) vergaderingen ziet Anja in Haarlem een ander beeld dan in Tilburg: “Haarlem heeft een compacte binnenstad met op loopafstand veel mogelijkheden om buiten de deur ‘even weg van het kantoor’ met elkaar te vergaderen, bijeenkomsten of ‘hei’-dagen te organiseren, terwijl in principe in onze kantoren prachtige ruimtes zijn waar je alles tot je beschikking hebt. Het kan een overweging worden die faciliteiten niet verder meer uit te breiden in ons kantoorconcept, maar juist in de stad de verbinding met de bewoners en ondernemers te gaan zoeken op dit onderwerp. Het programmateam ‘Kies je werkplek bewust’ gaat zich hierover buigen.”
Reorganisatie van werkomgeving na de coronapandemie
Moderator Wim stelt de deelnemers vervolgens de vraag of de reorganisatie van de werkomgeving na de coronapandemie al een eerste vorm krijgt. Anja vertelt hoe het in Haarlem was en op dit moment nog grotendeels is: “Met de bouw van de Raakspoort en de Zijlpoort heeft Haarlem gekozen voor een flexconcept met een vlekkenplan op afdelingsniveau. Daarnaast is er al wel wat variatie in wijze van (samen)werken. Zo zijn in de Raakspoort een soort ouderwetse ‘telefooncelletjes’ geplaatst waar je met je hoofd tussen kunt en stoelen die tegenover elkaar staan met een halve afscherming. Van de cellen werd en wordt nauwelijks gebruik gemaakt en de stoelen zijn inmiddels weggehaald of op plekken gezet waar je dan stil kunt werken.” Nu zit Haarlem volgens Anja in fase 0 richting het nieuwe werkconcept. De visie ligt er, nu naar de uitwerking en implementatie waarbij het niet meer gaat om sec een facilitaire vraag maar om een multidisciplinaire vraag. Voor de directie is het nieuwe werkconcept een van de speerpunten. Er is dan ook gekozen om de visie ‘ Kies je werkplek bewust’ programmatisch aan te pakken waar de drie hoofddisciplines (FM, HR en IT) in vertegenwoordigd zijn zodat er een integrale aanpak is. Die visie wordt nu uitgewerkt en de implementatie volgt, een traject dat naar verwachting wel twee jaar in beslag gaat nemen.
Anja geeft aan het eind van de discussie aan te hebben genoten van de City Table en van de mooie rondleiding: “Ik voel me net een spons die alles in zich opneemt. Ik vind het heerlijk om de inzichten te horen en neem ze zeker mee naar Haarlem.” Ze geeft een concreet voorbeeld: “De laatste opmerking over het beschikbaar hebben van budgetten in de exploitatie in plaats van via een investeringsplan is uit de dagelijkse praktijk gegrepen. Ik heb onlangs in de organisatie aangegeven dat er meer direct beschikbare middelen in de exploitatie zouden moeten komen om directer en efficiënter aan de snel veranderende vraag te kunnen voldoen.”
Lees hier het complete verslag van de City Table. Benieuwd naar de achtergronden van de deelnemers en de overige City Tables? Click dan hier.
