De wereld voor en na de facilitaire aanbesteding

5 min

 

De wereld voor en na de facilitaire aanbesteding

Hoe krijgen we de werelden van het aanbesteden en de beheerfase beter op elkaar aangesloten? In deze blog gaat Significant Synergy verder in op deze vraag.

Het integraal aanbesteden van facilitaire diensten is een veelomvattende operatie. Dit geldt zowel aan de voorkant, ter voorbereiding op de aanbesteding, als tijdens de aanbesteding en achteraf rondom de implementatie en uitvoering. Het is dan ook fijn dat alle effort leidt tot het gewenste resultaat. Helaas is de praktijk weerbarstiger, en zien wij geregeld dat het gewenste resultaat pas later of zelfs niet wordt gerealiseerd. Maar waar ligt dit dan aan? Zit het in een nog betere aanbestedingsstrategie, uitgebreidere aanbestedingsstukken of een langere implementatieperiode en strakker contract- en leveranciersmanagement (hierna CLM)? De gedeelde vraag is dan ook: “Hoe krijgen we de werelden van de aanbesteding en beheerfase beter op elkaar aangesloten?”

Met dit vraagstuk hebben wij diverse opdrachtgevers en leveranciers bevraagd die afgelopen jaren hun facilitaire diensten (integraal) hebben uitbesteed en geïmplementeerd. Herman Spoelstra is consultant bij Significant Synergy en beschrijft in dit artikel de rol van opdrachtgever (aanbestedende partij) en opdrachtnemer (leverancier) om een totaalbeeld te krijgen van knelpunten en verbeterpunten.

De wereld voor de aanbesteding 

Wanneer het besluit is genomen om een facilitaire dienst in te kopen, is er doorgaans al veel tijd besteed aan de verschillende strategische afwegingen. De eerste opgave is de doorvertaling van (organisatie)doelstellingen naar een aanbestedingsstrategie. Wanneer deze "mijlpaal" is bereikt, volgt de offerte aanvraag, waar uiteindelijk alle facetten van de in te kopen dienst(en) samenkomen. Na publicatie van de uitvraag gaan de leveranciers aan de slag.

Verschillen

Binnen het facilitaire domein zien wij dat de belangen om een aanbesteding te winnen steeds groter worden. Dit komt grotendeels door een hogere mate van integratie van diensten (scopevergroting), lange winstmarges, langere contractperiodes en een sterk concurrerend speelveld van aanbieders.

Dit heeft ertoe geleid dat veel leveranciers werken met gespecialiseerde tekstschrijvers en bid managers. De inhoud en vormgeving van de offertes zijn doorgaans van een hoog kwaliteitsniveau. Maar weerspiegelt de inhoud van de (offerte)teksten dan ook daadwerkelijk de praktijk? En hoe beoordeel je als beoordelingsteam de teksten op basis van realiteit? Met dit vraagstuk worstelen veel inkoop- en facilitaire organisaties. Want één ding kunnen we wel concluderen: er zit vaak een verschil tussen hetgeen dat is geoffreerd en wat in de praktijk tot uiting komt, en krijgt de opdrachtgever uiteindelijk niet waarvoor is gekozen. Dit creëert ook een oneerlijke situatie ten opzichte van andere inschrijvers: die zouden mogelijk als eerste zijn geëindigd wanneer de beloofde dienstverlening niet zou worden gescoord. Zo hebben wij dit bijvoorbeeld recent gezien bij de inkoop van een facilitaire dienst dat de leverancier de aangeboden SROI inzet niet konden nakomen, omdat er dit onderdeel in de operatie onvoldoende was belegd.

Een goeie voorbereiding, is het halve werk! Mogelijk staat een dienst zoals schoonmaak, catering of beveiliging op de aanbestedingskalender van de opdrachtgever. Een goede voorbereiding is van belang omdat er doorgaans veel uitdagingen boven water komen.

Wij schetsen hieronder drie situaties:

Situatie 1 – Van papier naar gesprek

Wanneer het besluit is genomen om facilitaire dienstverlening in te kopen, ligt er een facilitaire sourcingsstrategie aan ten grondslag. De eerste opgave is om dit door te vertalen naar een inkoopstrategie. Dit vraagt om een samenwerking tussen de inkoopadviseur, de inhoudelijke materiedeskundige en de uiteindelijke contractmanager. Wanneer deze stakeholders onvoldoende aangelijnd zijn kunnen nieuwe discussies naderhand naar voren komen waardoor de aanbesteding en implementatie vertraging op kunnen lopen. 

Tip: Betrek de stakeholders integraal vanaf de voorbereiding tot aan de uitvoering van het inkooptraject. De projectleider dient zorg te dragen dat alle stakeholders tijdig en goed aangehaakt blijven gedurende de aanbesteding. Organiseer bijvoorbeeld meerdere focussessies waar alle stakeholders aan deelnemen. 

Situatie 2 – Verleggen van rollen, taken en verantwoordelijkheden

Bij integrale inkooptrajecten veranderen veelal ook de taken en verantwoordelijkheden van het bestaande team. Als je bijvoorbeeld van een single servicemodel naar een multiservice of integraal model gaat, betekent dat dat verantwoordelijkheden verschuiven. Rollen die eerst werden ingevuld door de eigen facilitaire organisatie, worden in het nieuwe contract uitgevoerd door de leverancier. Wanneer deze demarcatie niet helder en onvoldoende is omschreven kan dit in al snel voor veel onduidelijkheid en frustraties zorgen. Zowel voor de gebruikers als de betreffende functionarissen. 

Tip: Maak een schets van de huidige en nieuwe situatie qua rollen, taken en verantwoordelijkheden en houd er rekening mee dat deze verandering veel tijd en effort kan kosten.

Situatie 3 – Durven loslaten

Dit brengt ons gelijk bij situatie 3. Doordat een aantal verantwoordelijkheden door de leverancier worden uitgevoerd, dient de opdrachtgever bepaalde zaken los te laten. Als dit niet gedaan wordt, zullen er twee kapiteins op één schip gaan zitten en zal dit ten onrechte niet goed doen aan de efficiëntie. Tip: Reserveer vanaf de implementatie een dag om samen met het totale bid team (leveranciers en opdrachtgever) de concrete invulling te bespreken. En draag zorg voor een duidelijke demarcatie van taken en verantwoordelijkheden en beleg dit bij één functionaris. Geef de leverancier ruimte en tijd om haar rol te kunnen pakken.

Tot slot: van theorie naar praktijk

Het is dus goed om bewust te zijn van het feit dat er een verschil tussen het geoffreerde en de daadwerkelijke invulling in praktijk. Maar gelukkig zijn er manieren om het verschil zo klein mogelijk te maken. Wil je hier een keer verder over spreken, je mening of advies delen? Significant organiseert na de zomer een rondetafel over dit onderwerp en wij gaan graag met betrokkenen in gesprek, om de theorie in de praktijk te brengen.

Delen:

Meer nieuws

Duurzaam ontwerpen: een integrale aanpak

Duurzaam ontwerpen: een integrale aanpak

donderdag 13 februari

Duurzaamheid betekent voor iedereen iets anders, maar één ding is zeker: steeds meer organisaties willen een ...

Lees meer

<span data-olk-copy-source='MessageBody'>HR en AI komen samen</span> om burnout te voorspellen

HR en AI komen samen om burnout te voorspellen

donderdag 13 februari

Een burn-out kost een werkgever gemiddeld €100.000 per langdurig uitgevallen medewerker. Toch ontbreekt bij veel bedrijven ...

Lees meer

Ontdek de Xpert Tour op de WPX 2025

Ontdek de Xpert Tour op de WPX 2025

woensdag 12 februari

In dit artikel lichten we een van de werkvormen uit tijdens de WorkPlace Xperience 2025: de Xpert Tour, een inspirerende ...

Lees meer

Essentie van integrale businesscases (deel 1)

Essentie van integrale businesscases (deel 1)

dinsdag 11 februari

In SWP Magazine 12 (November 2023) publiceerden Theo van der Voordt en Jan Gerard Hoendervanger een theoretisch model voor ...

Lees meer

Gemeente Heemskerk: een huis voor iedereen

Gemeente Heemskerk: een huis voor iedereen

maandag 10 februari

Bij het ontwikkelen van de hybride werkomgeving waar samenwerken, ontmoeten en verbinden centraal staat, werken de gemeente ...

Lees meer

De registratie voor de WorkPlace Xperience 2025 is geopend!

De registratie voor de WorkPlace Xperience 2025 is geopend!

vrijdag 7 februari

Op 15 & 16 april 2025 zetten we in de Van Nelle fabriek opnieuw stappen naar een gezonde en gelukkige werkomgeving tijdens ...

Lees meer

E-zine 'Sociale Duurzaamheid'

E-zine 'Sociale Duurzaamheid'

donderdag 6 februari

In dit digitale magazine duiken we in de wereld van duurzaamheid en leggen de verbinding met de mens en de werkplek. Een ...

Lees meer

Samen elektrificeren met concrete praktijkoplossingen

Samen elektrificeren met concrete praktijkoplossingen

donderdag 6 februari

Op dinsdag 18 en woensdag 19 maart vindt het tweejaarlijkse ABB Update Event plaats in het NBC Congrescentrum in Nieuwegein. ...

Lees meer

Een hoge lat leggen voor duurzaamheid

Een hoge lat leggen voor duurzaamheid

woensdag 5 februari

Een hoge focus op duurzaamheid en innovatie, terwijl schoonmaakpersoneel met zorg werd overgenomen. Daarin was schoonmaakorganisatie ...

Lees meer

Voldoet jouw vastgoed aan de geldende wet- en regelgeving?

Voldoet jouw vastgoed aan de geldende wet- en regelgeving?

woensdag 5 februari

Hoe waarborg je de veiligheid van de medewerkers en bezoekers in je gebouw? Een vraag waar veel bedrijven mee worstelen, ...

Lees meer

De zes typische profielen van hybride werkers

De zes typische profielen van hybride werkers

dinsdag 4 februari

Hybride werkers kunnen worden onderverdeeld in zes verschillende profielen. Dat blijkt uit data van het Center for People ...

Lees meer

Hernieuwd werkplek- en leerconcept voor Corderius College

Hernieuwd werkplek- en leerconcept voor Corderius College

dinsdag 4 februari

Een optimale werk- en leeromgeving met keuzes uit diverse plekken om samen te werken of te overleggen. Dát is het ...

Lees meer

Certificering voor Interface met Cradle to Cradle-tapijttegels in Europa

Certificering voor Interface met Cradle to Cradle-tapijttegels ...

vrijdag 31 januari

Een deel van het assortiment in Europa geproduceerde tapijttegels van Interface heeft de Cradle to Cradle Certified Silver-status ...

Lees meer

Zens breidt ecosysteem uit om slimmere werkplekken te creëren

Zens breidt ecosysteem uit om slimmere werkplekken te creëren

donderdag 30 januari

Zens, marktleider in draadloze oplaadoplossingen, kondigt nieuwe samenwerkingen aan met Joan en Spacewell, twee bedrijven ...

Lees meer

Samenwerking bij toekomst van werkplekken

Samenwerking bij toekomst van werkplekken

donderdag 30 januari

Alvero en Ditt werkten samen aan de kantooromgeving van HOFF Offices. Gevestigd op de Amsterdamse Zuidas, biedt HOFF een ...

Lees meer

Smart WorkPlace start 2025 met een nieuwe look

Smart WorkPlace start 2025 met een nieuwe look

donderdag 30 januari

Een nieuw jaar, een nieuwe look! Ontvang het nieuws over de circulaire en gezonde werkplek zoals je gewend bent, maar vanaf ...

Lees meer

Maak een hybride werkrooster dat werkt voor je team

Maak een hybride werkrooster dat werkt voor je team

woensdag 29 januari

Het traditionele kantoorwerkmodel heeft plaatsgemaakt voor een meer flexibele aanpak. Terwijl organisaties soms worstelen ...

Lees meer

i3-Technologies en CTOUCH lanceren i3CONNECT in 2025

i3-Technologies en CTOUCH lanceren i3CONNECT in 2025

woensdag 29 januari

Dit nieuwe merk, ontstaan uit de fusie van de twee toonaangevende innovators op het gebied van interactieve technologie, ...

Lees meer

ISS Facility Services zet de stap naar de hoogste PSO-trede

ISS Facility Services zet de stap naar de hoogste PSO-trede

dinsdag 28 januari

ISS Facility Services, wereldleider in workplace experience en facility management, heeft opnieuw de hoogste trede op de ...

Lees meer

De onderschatte waarde van vergaderingen

De onderschatte waarde van vergaderingen

dinsdag 28 januari

Vergaderingen zijn veel meer dan momenten van overleg: ze vormen een spiegel van de cultuur binnen jouw organisatie. In ...

Lees meer

Terug naar boven