“Circulaire werkomgeving vertrekpunt voor excellente teamprestatie”
Hans de Wit van de Veiligheidsregio Fryslân werkt aan een missie: een toekomstgerichte excellente werkomgeving bieden waarin collega-tevredenheid, duurzaamheid, vitaliteit, gezondheid en samenwerken sleutelbegrippen zijn.
De Veiligheidsregio Fryslân, met hoofdlocatie in Leeuwarden en 120 locaties in de provincie, werkt in opdracht van de burgemeesters van de provincie Friesland en draagt er zorg voor dat de bewoners van de provincie bij een ramp of een crisis kunnen rekenen op professionele hulpverleners die paraat staan en weten wat ze moeten doen. Daarmee is de Veiligheidsregio Fryslân de spil in de crisisbeheersing in de provincie Friesland.
De veiligheidsregio is een relatief jonge organisatie (6 jaar) waarin de (veel oudere) organisaties Brandweer, GGD en Crisis in een gemeenschappelijke regeling zijn ondergebracht. Gezamenlijk wordt gewerkt aan een gezond en veilig Fryslân. Opdat medewerkers adequaat kunnen handelen tijdens een ramp of crisis dienen de voorwaarden voor hun goed georganiseerd te zijn. Daarbij dient vanuit het Facilitair Bedrijf terdege rekening gehouden te worden met de verschillende culturen.
De mens centraal
Anderhalf jaar geleden trad Hans de Wit als Afdelingshoofd van het Facilitair Bedrijf van de Veiligheidsregio Fryslân in dienst en was direct doordrongen van het belang van een doortastende organisatie waarin verschillende culturen met elkaar samen moeten werken om adequaat te kunnen optreden bij crisis.
Hans de Wit: “Bij het ontwikkelen van een passende werkomgeving waarin de nieuwste technologieën een extreem belangrijke rol spelen, neem ik juist de mens als uitgangspunt. Ik vind dat mensen zo optimaal mogelijk in staat moeten zijn om hun werkzaamheden naar behoren te kunnen doen. En zeker wanneer het dan letterlijk gaat om leven of dood. En dan dienen die medewerkers gezond en happy te zijn in een omgeving die dat ook bevordert.”
Vanuit deze opvatting volgde een plan en moesten zakelijke afwegingen worden gemaakt. “Het kiezen van een integrale benadering van de facilitaire en ict-diensten was naar mijn mening van belang ” zo vervolgt De Wit. “En vanuit de mens redenerend, en in de wetenschap dat met verschillende culturen in de organisatie rekening moet worden gehouden, kan dat volgens mij het beste vanuit een innovatief en circulair model. Het is mijn ambitie om een innovatieve circulair verantwoorde organisatie te worden en vanuit dat vertrekpunt te redeneren bij toekomstige aanbestedingen.”
Rapid Circulair Contracting
Bevlogen vertelt Hans de Wit over zijn zoektocht naar een bij de Veiligheidsregio Fryslân passende bedrijfsfilosofie. “Duidelijk is dat door de vele technologische veranderingen de toekomstige werkomgeving lastig is te voorspellen. Dan heb ik te maken met vele culturen in de organisatie, er zijn veel verschillende disciplines en veel verschillende belangen. Dat bracht me op het punt om op waarden en ambities te gaan aanbesteden in plaats van op een Plan van Eisen. Zeg maar een Programma van Ambities in plaats van een Programma van Eisen. Zo kwam ik uit bij de aanbestedingsmethodiek Rapid Circular Contracting. In de kern komt het hierop neer dat vooraf geen opgelegde oplossingen worden aanbesteed, maar dat wordt gezocht naar meest geschikte partner waarmee de opdrachtgever samen tot de meest ideale oplossing komt. Het is een innovatieve manier van aanbesteden.”
Erick Wuestman, grondlegger van Rapid Circular Contracting, gelooft sterk in de visie en de beoogde aanpak van samenwerkende partijen. “Vanuit onze aanpak leggen we de bal bij de inschrijvers neer om met hun visie te komen. Naast de circulaire waarde vragen we inschrijvers ook naar meervoudige maatschappelijke waarde. Vanwege de speerpunten van Veiligheidsregio Fryslân in de vorm van veiligheid, vitaliteit en gezondheid, spelen die onderwerpen dan ook een duidelijke rol. Maar we vragen inschrijvers ook zich te profileren met aspecten waar zij in hun eigen keten dan wel ecosysteem effect sorteren. Het doel isuiteindelijk een partij te contracteren die zich door haar inschrijving kenmerkt als de ideale partner om gedurende de contracttijd samen mee op te trekken.”
Kleine stapjes
Hans de Wit: “Bij het invoeren van het nieuwe integrale beleid nemen we kleine stapjes. We denken groot, maar doen klein. Het is simpelweg een rustige implementatie van een nieuwe innovatieve aanpak in een bestaande organisatie. We zijn daarom begonnen met een warme en koude drankenvoorziening. Vervolgens gaan we aanbesteden voor soft servicediensten en daarna soft service middelen. Duidelijk een opmaat naar hard services zoals werkomgevingsconcepten en gebouwen.”
Dat kleine stapjes noodzakelijk zijn beseft Hans de Wit als geen ander. “Het is natuurlijk niet alleen maar de geesten rijp maken. Ook heb je te maken met grote investeringen bij meerjarige contracten en dan is het wel zo goed om overzicht te hebben. Erick (Rapid Circular Contracting) en ik kunnen dan wel het duidelijke beeld hebben op hoe we het nieuwe beleid willen uitvoeren, maar voor anderen kan het nog een onoverzichtelijk geheel zijn. En daar hebben we rekening mee te houden. Daarom werken we er de komende anderhalf jaar aan om een zo circulair mogelijk ingericht Facilitair Bedrijf
Uitgangspunten
“Mijn ideaal beeld is dat er geen blauwdruk komt,” aldus Hans de Wit. “We accepteren de toenemende verschillen in de kolommen (culturen, red.) en de snelle technologische ontwikkelingen. We redeneren vanuit de mens en willen het beste voor de mensen op het gebied van de werkomgeving (waar elementen als groen, verlichting, bewegen, mindfullness en voeding een bijdrage leveren aan de tevredenheid). Het dan om een integrale benadering en maximaal samenwerken om er voor te zorgen dat de collega’s van de veiligheidsregio zo maximaal mogelijk ondersteund worden bij het uitvoeren van hun werk.”
Bron: Smart WorkPlace
