De route naar een circulaire categorie kantoorinrichting
Hoe kom je tot een circulaire categorie kantoorinrichting? Daartoe is een rapport opgesteld als eerste stap in visievorming, kansenverkenning en met aanbevelingen voor een circulaire categorie.
Het rapport ‘De route naar een circulaire categorie kantoorinrichting; verandering in perspectief van circulair product tot circulaire categorie’ is tot stand gekomen met een kernteam bestaande uit de categoriemanager en de contractmanager van de categorie, inkopers, experts uit diverse Rijksoverheden, PIANOo (expertisecentrum aanbesteden van het Ministerie van Economische Zaken) en Turntoo (architect van de nieuwe economie). Het rapport dateert weliswaar uit 2016, maar heeft ook vandaag de dag nog zijn waarde.
De categorie Kantoorinrichting, verantwoordelijk voor de Rijksbrede inkoop van kantoormeubilair, organisatorisch ondergebracht bij het Inkoop Uitvoerings Centrum (IUC) van Rijkswaterstaat (RWS) en opdrachtgever voor dit rapport, wil circulair worden waarbij het behoud en de waarde van materialen wordt geborgd door zo min mogelijk nieuw meubilair in te kopen en daar waar alleen nieuw meubilair de behoefte kan invullen, dit met verantwoordelijkheid voor de toekomst in te kopen.
De grootste economische potentie voor een circulaire categorie schuilt volgens het rapport op korte termijn in het gebruik van de krimp van het aantal werkplekken binnen de Rijksoverheid. Een tweede bron voor besparingen op korte en middellange termijn is het verlengen van de levensduur van het huidige meubilair. Gecombineerd kan dit leiden tot een totale besparing voor het Rijk van € 8-11 miljoen per jaar.
Implementatie
Voor de implementatie zijn relevante thema’s onder meer: functioneel behoeftes formuleren, gebruiksduurverlenging, inzicht in voorraad, interne roulatie van meubilair, onderhoud, reparatie, logistiek en opslag.
Binnen de categorie kan gewerkt worden aan:
Nieuwe raamcontracten Kantoorinrichting invullen met de nieuwe visie en ambitie:
- eisen stellen aan ontwerp, materiaal, productie, verpakking, logistiek;
- sturen op een mix van nieuw en gebruikt meubilair;
- inzicht in voorraad;
- herinzet van ten minste eigen merken van de leverancier.
Naast lopende raamcontracten Kantoorinrichting aanvullende raamcontracten afsluiten voor diensten die complementair zijn:
- preventief & correctief onderhoud;
- opslag & logistiek.
Creëren van draagvlaak door communicatie naar klanten en andere stakeholders over het potentieel en behaalde successen.
Buiten het invloedsveld van de categorie betekent dit:
Beleid voor interne roulatie meubilair (afneem- en leververplichting, vermindering budgetten inkoop nieuw meubilair);
Draagvlak onder facilitaire afdelingen en gebruikers (herinzet is net zo goed als nieuw en vaak voordeliger);
Middelen voor logistiek, onderhoud en tijdelijke opslag van overtollige voorraad.
Succesfactoren
De belangrijkste succesfactoren voor de transitie van een lineaire naar een circulaire categorie zijn:
Actieve verankering van kennis over en draagvlak voor circulariteit in de organisatie;
Bundeling van kennis, inzicht en data over de bestaande voorraad en de afstemming tussen vraag naar en aanbod van overtollig meubilair. Dit zou vanuit een centrale organisatie of per departement/Concern Dienstverlener (CDV)10 gerealiseerd kunnen worden;
Verankering in zoveel mogelijk beleids- en processtukken, zoals het categorieplan en ministerieel beleid;
Een integrale werkwijze, ook budgettair, tussen Inkoop en Facilitair waarin de hele levenscyclus van het meubilair geregisseerd wordt;
Interdepartementaal overleg om oplossingen te zien voor mogelijke drempels;
Herziening van een aantal financiële ‘spelregels’:
- de strikte scheiding tussen investerings- en exploitatiebudgetten belemmert het beschikbaar stellen van onderzoeksbudgetten;
- de overgang voor alle departementen naar een baten-lasten stelsel waardoor er een positieve prikkel voor besparingen ontstaat.
