De stappen naar een slim kantoorgebouw voor TwynstraGudde (blog 2/3)
Smart WorkPlace partner TwynstraGudde nam in oktober 2019 de nieuwe huisvesting in de Nieuwe Stad in gebruik. Bas Drijfhout schrijft er drie blogs over. In zijn tweede blog kijkt hij terug op de implementatie.
Een slim en meedenkend gebouw. Dat was één van de ambities toen we in 2017 onze wensen en eisen formuleerden voor ons nieuwe kantoor. Smart Building technologie is één van de belangrijke trends in de facilitaire- en vastgoedmarkt. Zo bleek ook uit het Facility & Workplace Marktonderzoek 2019, waar technologie als top 3 trend naar voren kwam. Ook voor onszelf zijn wij op zoek gegaan naar welke meerwaarde data en slimme gebouwtechnologie heeft voor TwynstraGudde en haar opdrachtgevers.
Dit blog is de tweede van drie over onze zoektocht en de toepassing van data en sensoren in het beheer en gebruik van ons kantoor. De aanleiding voor de zoektocht is de komst van de nieuwe huisvesting in de Nieuwe Stad, die wij in oktober 2019 in gebruik hebben genomen.
Een cyclisch proces
Wij hebben zeven stappen geïdentificeerd in het proces om te komen tot daadwerkelijke toepassing van de data uit sensortechnologie in een kantoor. In ons vorige blog gaven wij een toelichting over de eerste vier stappen, van de oriëntatie tot de keuze van een aanbieder. Dit blog richt zich op stap vijf de implementatie.
De stappen in het proces om data uit sensortechnologie toe te passen (Het model is ontleend aan een opzet van OCTO en Healthy Workers).
Stap 5. Implementatie
Tijdens het schrijven van dit blog zijn wij alweer een aantal maanden in ons nieuwe kantoor gevestigd. De afgelopen maanden zijn wij samen met onze smart partner Octo aan de slag gegaan om de sensoren in het kantoor te implementeren. Dat was geen grote operatie. Veel informatie over het pand is al aanwezig. Om dit nader toe te lichten wordt een onderscheid gemaakt in drie typen van dataverzameling. Het onderscheid zit in de impact die het heeft om sensoren (achteraf) in je gebouw te integreren. Van weinig flexibel naar flexibel gaat het respectievelijk om het gebouwbeheersysteem en installaties, de bekabelde sensoren en de losse sensoren.
1. Gebouwbeheersysteem en installaties
Dit betreft de laag van het gebouwbeheersysteem (GBS) en alle vaste installaties zoals de klimaatinstallatie, de brandmeldinstallatie en het toegangscontrolesysteem. De kwantiteit en kwaliteit van de uit te lezen data zijn afhankelijk van het gekozen systeem (GBS en installaties). De keuze voor het systeem dat past bij jouw Smart Building ambities dient al vroeg in de ontwerpfase van een gebouw te worden vastgelegd.
Tijdens de definitiefase is bij voorkeur al nagedacht over de use cases die je inzichtelijk wil maken met de technologie. Het is een belangrijke overweging, omdat rond de 80% van de gebruikelijke use cases op kantoor uit het GBS zijn te lezen. Denk daarbij aan data over bezetting, stroomverbruik, temperatuur, luchtkwaliteit (CO2 en luchtvochtigheid). Het monitoren van benutting van ruimtes of het monitoren van beweging in een bepaalde looprichting zijn voorbeelden die het vaste systeem niet altijd kan ondervangen.
TwynstraGudde is momenteel nog met de gebouweigenaar in gesprek over het verkrijgen van toegang tot alle data. Dit kan in veel gevallen een gevoelig onderwerp zijn. Deel je bijvoorbeeld als gebouweigenaar klimaatinformatie over het pand met de huurder wanneer je weet dat je niet aan de contractuele eisen voldoet? En hoe ga je als gebouweigenaar om met het delen van data?
2. Bekabelde sensoren
Voor een aantal use cases die wij in ons Programma van Eisen hebben vastgelegd is de informatie die uit het GBS te verkrijgen is niet toereikend. Om dit te ondervangen hebben wij losse en bekabelde sensoren aangesloten. Bij voorkeur wordt het aanleggen van bekabeling voor de sensoren ook in de ontwerpfase van een project vastgelegd. In de praktijk zien wij dat organisaties al keuzes moeten maken terwijl de ingebruikname nog een paar jaar duurt.
Er is dus veel onzekerheid en men is bang om voor oude technologie te kiezen. Wij adviseren daarom om boven de plafonds extra aansluitpunten te realiseren. Deze plek is logisch omdat deze sensoren vaak op of in de buurt van het plafond worden opgehangen.
Een voorbeeld van een door ons gebruikte sensor die door middel van een kabel (UTP + stroom) wordt aangesloten is de Pointgrab sensor. Uit de sensor kan data worden verkregen over aantallen personen en de bewegingsrichting van de personen. De sensor neemt alleen schimmen waar. Op deze manier kan “AVG-proof” de benutting van vergaderruimten of de drukte in het restaurant worden gemeten.
De markt is al goed ingespeeld op het op een discrete manier omgaan met persoonsgegevens vanwege de AVG, anders mochten veel sensoren en systemen überhaupt niet worden aangeboden. De aanleg van de bekabeling is, in zekere zin, permanent. De Pointgrab sensor is gemakkelijk te vervangen, mocht in de toekomst een andere type sensor gewenst zijn.
Het beeld dat wordt geregistreerd door een Pointgrab-sensor. De rode vlakken worden niet in de meting meegenomen.
3. Losse sensoren
Dan is er vervolgens nog een groot scala aan plug-and-play sensoren. Sensoren die werken op een batterij, aangesloten worden op de netstroom of worden aangedreven via een connector. De sensoren worden gemakkelijk door middel van dubbelzijdig tape overal in het kantoor aangebracht. Dat is erg handig om een tijdelijk onderzoek te doen, maar niet om permanent in het gebouw te plaatsen. De sensoren geven uit onze ervaring op de lange termijn een hogere foutmarge. Denk daarbij aan een batterij die leeg raakt, een stekker die uit het stopcontact wordt gehaald door een schoonmaakster die wil stofzuigen, of de tape die loslaat. Wij maken dan ook periodiek gebruik van dit type sensoren. Een voorbeeld in onze situatie is het uitvoeren van geluidsmetingen om vervolgens met maatwerk verbeteringen te komen voor de werkomgeving.
De (tijdelijke) inzet van sensoren kan ook een belangrijke rol spelen bij nieuwe use cases die ontstaan door veranderde omstandigheden. Zo kan de technologie tijdens de huidige Coronacrisis een belangrijke bijdrage leveren in de maatregelen die worden genomen voor het 1,5 meter kantoor. Denk bijvoorbeeld aan het (tijdelijk) plaatsen van sensoren bij de ingang van jouw pand. Om vervolgens real-time te monitoren hoeveel gebruikers er in het pand zijn.
Een goed begin…
Begin al in een vroeg stadium met het nadenken over jouw ambitie (initiatieffase), visie en use cases (ontwerpfase) en vervolgens de uitwerking naar een (technisch) Programma van Eisen. Des te eerder je begint, des te meer flexibiliteit je hebt om de technologie te laten aansluiten bij het doel dat je wilt bereiken. Daarnaast is het van belang om na te denken wie verantwoordelijk wordt voor het beheer van de data. Waar in de organisatie wordt de verantwoordelijkheid belegd? De technologie kan namelijk waarde toevoegen voor zowel de gebouweigenaar, de huurder, de facilitair- of huisvestingsmanager als de eindgebruiker.
Key take-aways
- Begin al in een vroeg stadium met het nadenken over jouw ambitie, visie en use-cases.
- De toepassing van slimme gebouwtechnologie blijft een middel. Het kan geen doel op zich zijn om jouw gebouw slim te maken.
- Een aantal use cases vraagt om een permanente meting uit sensoren, andere use cases zoals het verhelpen van geluidsoverlast kunnen al worden opgelost door het tijdelijk plaatsen van (losse) sensoren.
- De markt is reeds ingespeeld op de AVG-wetgeving. Marktpartijen hebben veelal kennis in huis over het onderwerp.
Momentum
Onderzoekstudent Bouke Boegheim zou initieel aan de hand van losse sensoren, in combinatie met het afnemen van enquêtes, bij TwynstraGudde meten hoe de mentale gezondheid van medewerkers zich verhoudt tot het binnenklimaat in de kantoorsituatie. Nu door de Coronacrisis de medewerkers niet meer naar kantoor mogen, maakt hij van het momentum gebruik om de mentale gezondheid op de thuiswerkplek te meten. In het derde blog, waar we onder andere nader ingaan op data-analyse, neem ik de uitkomsten van het onderzoek van Bouke ook mee.
Heb je vragen over het onderwerp Smart Building? Of speelt er een Smart Building opgave binnen jouw organisatie? Neem contact op voor een vrijbijvende (digitale) koffieafspraak.
Lees ook het eerste blog 'De stappen naar een slim kantoorgebouw voor TwynstraGudde'.
