Hoe creëer en financier je de ideale workplace at home?
Organisaties moeten de inrichting van workplace at home financieren door gelden uit het ‘waar-je-werkt’-budget en uit bestaande facilitaire kantoorkosten. Dat betoogt Roland van Herk van Smart WorkPlace partner HEYDAY.
Roland van Herk, directeur Expert & Data Services bij HEYDAY Facility Management, onderschrijft de uitkomsten van de enquête van de AWVN, dat het thuiswerken in 2021 en post-corona een nieuwe dimensie zal krijgen en niet meer zal worden zoals het was. “Daarbij doel ik zowel op de intentie als op de manier waarop. Bij de manier waarop denk ik aan IT en meubilair maar ook aan meer ‘softe’ zaken zoals bijvoorbeeld catering aan huis of vitaliteitsdiensten.”
Toch is hij niet gelukkig met de term ‘thuiswerkbeleid’. “Ik spreek liever over het ‘hoe creëer je de beste versie van jezelf’-beleid. En mijn visie daarbij is dat je een werkomgeving moet creëren die voelt als thuis, die de medewerker in de gelegenheid stelt het beste uit zichzelf te halen. Op kantoor maar ook bij de medewerker thuis, want de sociale impact is enorm.” Het beschikbaar stellen van een budget is een mogelijkheid, maar voor Van Herk zijn er ook andere opties: “Je kunt ook diensten ter beschikking stellen.”
Mindset
Dat vraagt veel van de mindset van facilitaire, HR en IT-organisaties, aldus Van Herk: “Ze moeten zich realiseren dat werken niet meer alleen gebeurt in hun kantoren, maar ook thuis. En dat hun rol is om te zorgen voor een ideale workplace at home.”
Daarbij kan de workplace manager leren van de ervaringen van de facility manager in het verleden. “Die facility manager faciliteerde in het verleden de complete werkplek. Van oudsher was dat een ‘one size fits all’-aanpak en dat is gelukkig de laatste jaren doorontwikkeld tot een kantoor met voor elke activiteit voor elke collega een juiste plek. Die visie moet nu ook worden toegepast bij de workplace at home. Met een aantal standaarden zoals software en IT-hardware die aan bepaalde kwaliteitseisen moet voldoen. Maar met daarnaast een budget dat je aan de medewerker ter beschikking stelt voor de inrichting van de werkplek. Waarbij de workplace manager hem kan ondersteunen om de juiste keuzes te maken.”
Van Herk vindt dat een gezamenlijke verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer. “Dat was overigens in de ‘oude’ situatie ook al zo. Je gebruikt een werkomgeving met elkaar, zowel op kantoor als thuis.” Wel vindt hij dat de branche het gesprek moet aangaan hoever een organisatie daarin moet gaan en hoever de verantwoordelijkheid reikt van een werkgever. “Over de software en IT-hardware is vaak geen discussie, maar dat ligt al anders bij meubilair. Je kunt je de vraag stellen of een organisatie een stoel moet faciliteren als de medewerker toch al zo’n stoel heeft om privé met zijn computer te werken. Ik zeg niet dat een organisatie dat niet moet doen, wel dat je het gesprek erover moet voeren. Vervolgens ga je zien dat er grote verschillen zijn hoe ver organisaties daarin gaan. Zelf vind ik het altijd een goede graadmeter dat de werkgever de zaken vergoedt die je normaliter niet thuis hebt, maar die je wel nodig hebt om je werk te kunnen verrichten.”
Financiering
Van Herk is er een voorstander van om bij de financiering te gaan kijken naar een ‘workplace-at-home’-budget, waarvoor ook bijvoorbeeld geld kan worden gebruikt dat nu wordt bestemd voor een reiskostenvergoeding. Daarmee zit hij op de lijn van werkgeversvereniging AWVN, die onlangs pleitte voor een ‘waar-je-werkt’-budget. Hij ziet daarbij nog wel een valkuil: “Wat doe je als werkgever als medewerkers het budget niet besteden aan waar het voor bedoeld is? Wil je dat bewaken en controleren of wil je dat loslaten?” Elke organisatie moet haar eigen keuzes maken in de inrichtings- en gebruiksvergoeding voor een thuiswerkplek en hoe daar mee om te gaan passend bij hun waarden en normen. Ik zie hier net als met andere arbeidsvoorwaarden kansen ontstaan om als werkgever onderscheidend te zijn en hoe mooi is het dat een facilitaire organisatie hier een substantiële bijdrage aan levert.”
Van Herk is ervan overtuigd dat er een businesscase te maken is van het verlagen van de facility kosten in de werkomgeving op kantoor en het verhogen van die kosten voor de thuiswerkomgeving op een manier dat een werkgever per saldo niet meer geld kwijt is. Of dit alles ook gaat leiden tot minder vierkante meters kantoor voor een organisatie, is volgens hem nog maar de vraag: “Ik verwacht namelijk na corona niet alleen vergelijkbare vierkante meters nodig te hebben door mogelijke nieuwe standaarden vanuit de 1,5 meter werkomgeving, maar vooral ook door een nieuwe manier van werken. Het faciliteren van meer ontmoetingsplekken in plaats van werkplekken.” Van Herk verwacht dat bij het budget van organisaties voor facilitaire services een lager volume zal ontstaan. “Die gelden zou je ook kunnen gebruiken voor het financieren van de werkomgeving thuis. En dat draagt dan weer bij voor organisaties om ‘break even’ zowel een werkomgeving thuis als op kantoor te faciliteren.”
Twee scenario’s
Van Herk ziet voor het inrichten van de workplace at home grofweg twee scenario’s ontstaan: “Het eerste is: de organisatie levert de hardware en geeft daarna een budget voor het verder inrichten van de thuiswerkplek. En het tweede is: de facilitaire afdeling van de organisatie verzorgt de gehele werkplek. In die tweede optie zie je bijvoorbeeld al initiatieven zoals lease-bureaus en lease-werkplekken. En de werkelijkheid zal ongetwijfeld ergens in het midden liggen.”
Naast de wat meer hardere werkomgeving heeft de huidige situatie ook een enorme impact op de wijze van werken en ook een sociale impact. Van Herk: “Het is mijn overtuiging dat werkgevers hier ook aandacht voor moeten hebben en medewerkers in kunnen ondersteunen en faciliteren. Niet alleen facilitaire organisaties maar ook IT en HR. Zo’n integrale aanpak leidt tot gelukkige medewerkers die de beste versie van zichzelf zijn.”
