Tien succesfactoren voor uw huisvestings- en vastgoedstrategie

• nieuws
• workplace management

Een huisvestingsstrategie uitstippelen lijkt momenteel op ‘schaken op reis in een achtbaan’. Pepijn Schoonhoven van Smart WorkPlace partner RoyalHaskoningDHV zette daarom in een blog tien succesfactoren op een rij.

Huisvestingsstrategie’, toch al een lastig te omkaderen en gemakkelijk aan inflatie onderhevig begrip, lijkt met dit gebrekkige zicht op de toekomst helemaal een onmogelijk vak geworden. Waar gaan we in het nieuwe jaar naartoe? Een strategie proberen uit te stippelen heeft momenteel iets weg van een spelletje ‘schaken op reis’ – gezeten in een achtbaan.

Om u toch op weg te helpen aan het begin van 2021, heb ik voor u mijn persoonlijke Top 10 van succesfactoren bij het formuleren van een huisvestings- en vastgoedstrategie samengesteld.

Ik wens u veel gezondheid, wijsheid en inspiratie toe in het komende jaar 2021 – een jaar waarin wij elkaar hopelijk weer wat vaker kunnen ontmoeten!

1. Stem af op uw primaire proces. Externe omstandigheden wisselen; uw organisatie daarentegen heeft een missie, die (redelijk) voorspelbaar evolueert. De missie en primaire strategie van uw organisatie is hèt uitgangspunt voor de te stellen doelen op het gebied van huisvesting en vastgoed.
2. Betrek (en verleid) uw bestuur. Raden van Bestuur, Colleges van Bestuur en Management Boards hebben doorgaans een veel positievere houding tegenover datgene wat op de hen bekende agenda staat – dan voor iets anders. In de meest succesvolle processen, die ik mede mocht begeleiden, werd direct gebruik gemaakt van richtlijnen uit de primaire strategie.
3. Denk in stappen en maak een modulair plan. De welbekende ‘stip op de horizon’ is van levensbelang. Richting is noodzakelijk voor het ontwikkelen van een goede strategie voor de middellange en lange termijn. Definieer daarom modules als onderdeel van het grotere ‘masterplan’. Het ‘masterplan’ staat of valt niet met het ontbreken van één of meerdere modules. Blijf daarbij het totaalbeeld communiceren.
4. Combineer informatie uit verschillende bronnen. Een huisvestings- en vastgoedstrategie is gefundeerd op wat ik graag vergelijk met die verrukkelijke Indonesische spekkoek: Verschillende lagen van informatie, die met elkaar de basis vormen voor uw besluitvorming en aanpak. Zo ontstaat een integraal afwegingskader, dat u alle benodigde handvatten biedt voor het bepalen van de volgende stap.
5. Luister naar uw afdeling Beheer & Onderhoud. De afdeling Beheer en Onderhoud, met in veel gevallen daarbinnen werkzame facility managers, demand managers en technische ondersteuners, zijn de ogen en oren van uw huisvestings- en vastgoedafdeling. Zij weten het eerst, wanneer een gebruiker ontevreden is of functionele knelpunten ervaart. Ook is de afdeling Beheer en Onderhoud verantwoordelijk voor de actuele verduurzaming van de portfolio.
6. Investeer op de goede plekken. Uw eigen bedrijfsproces (onderwijs geven, kunstgras maken, chocola maken) heeft baat bij de juiste locatie. Die wordt steeds belangrijker. In toenemende mate moeten huisvesting en vastgoed aan meer criteria voldoen dan het huisvesten van een bedrijfsproces alleen. In steeds meer gevallen vervult de locatie (het gebouw, de campus) een interactieve rol met de directe stedelijke omgeving. Nu wordt van een premium werkgever verwacht dat het vastgoed een bijdrage levert aan de sociale, ruimtelijke en milieutechnische kwaliteit van de omgeving.
7. Creëer toekomstgerichte gebruikswaarde. Het gebouw van de toekomst is polyvalent, genereus, flexibel, uitbreidbaar, herindeelbaar. Daarmee bedoel ik, dat één en hetzelfde gebouw zonder al te grote fysieke aanpassingen een veelheid aan activiteiten kan huisvesten. Het gebouw beschikt daartoe over de juiste eigenschappen. Goed bruikbare gebouwen zijn niet noodzakelijk nieuw: Soms staan ze al op uw terrein, gehuld in sombere grindbetonnen gevelelementen, klaar om als Assepoester in een nieuwe, oogverblindende jurk te worden gehuld. Met als elegant accessoire het beste SMART polshorloge dat er maar te vinden is.
8. Beoordeel uw vastgoed vanuit meerdere invalshoeken. Een bestaand (of een nieuw) gebouw is veel meer dan een technisch bouwwerk. Natuurlijk heeft u de functionele, de ruimtelijke en de technische kwaliteit van uw gebouw of portfolio scherp in beeld. Maar ook de beleving van de eindgebruiker is belangrijk: ‘Hoe functioneert, hoe voelt het gebouw’. Als u het niet weet, vraag het!
9. Communiceer! Draagvlak is onontbeerlijk voor de implementatie van een goede huisvestings- en vastgoedstrategie. Betrek de juiste groepen belanghebbenden in de verschillende stadia van totstandkoming van uw nieuwe huisvestingsstrategie. Informeer zo frequent mogelijk de brede groep betrokkenen.
10. Maak het mooi. Als u dan toch gaat bouwen of renoveren: Maak er iets moois van. Oscar Niemeyer (1907-2012, de ontwerper van onder meer de stad Brasilia) zei al, dat schoonheid een functie is. Schoonheid is gezond makend. Schoonheid, u mag het ook ‘karakter’ noemen, of ‘beeldkwaliteit’, draagt rechtstreeks bij aan het welbevinden van de dagelijkse gebruiker. Mooie gebouwen worden gekoesterd, zijn geliefd bij het publiek dat ze adopteert als favoriet meubelstuk in ‘hun’ stad, worden eindeloos gerenoveerd, door brede groepen gebruikers bezocht en zijn daarmee duurzaam. Zelfs de economie heeft er woorden voor: ‘merit good’ en ‘positief extern effect’.

Deze blog is een samenvatting van een uitgebreidere (Engelstalige) blog. Die blog vindt u hier.