Optimalisering van de kantoorconfiguratie – Vraag en aanbod van ruimte op elkaar afstemmen
Hoe kun je technologie inzetten ter ondersteuning van de hybride werkplek? Daarover schrijft Nicole Weygandt van Smart WorkPlace partner Spacewell een serie blogs. Dit is de vierde aflevering.
In de vorige blogpost ging de aandacht vooral uit naar de manier waarop hybride werken de omvang van de kantooroppervlakte kan beïnvloeden. In deze blogpost staat de vraag centraal naar welke soort ruimte werknemers op zoek zullen gaan als ze weer op kantoor komen. Steeds meer analisten verwachten een verschuiving in de richting van samenwerkings- en ontmoetingsruimtes op kantoor. Sommige bedrijven zijn dan ook bezig met het herinrichten van hun kantoren om aan die verandering in te spelen.1
Ook al zijn er goede redenen om samenwerking te verwelkomen en een toenemende vraag naar groepsruimten te verwachten, er zijn ook geldige argumenten te vinden voor een voorzichtigere aanpak. Voordat de gehele vastgoedportefeuille wordt getransformeerd, zouden bedrijven er wellicht baat bij hebben de feitelijke gebruiksinformatie nauwlettend op te volgen om te zien waar de werknemers naartoe trekken in het heropende kantoor.
Verwachtingen voor een collaboratieve toekomst
De onderliggende logica bij de voorspellingen voor een op samenwerking gerichte werkplek is nogal eenvoudig. Onderzoek dat tijdens de pandemie werd uitgevoerd, wees uit dat de productiviteit van werknemers voor verschillende soorten taken hoog bleef of zelfs toenam. Een van de meest uitdagende activiteiten om op afstand uit te voeren is echter samenwerking en vergelijkbare creatieve groepsactiviteiten.
In een evaluatie van het potentieel van 2000 activiteiten op afstand identificeerde McKinsey naast onderwijs, opleiding en coaching ook advies geven, creatief denken en communiceren met collega’s als activiteiten waarbij telewerken een onevenredig productiviteitsverlies met zich meebracht.2 Enquêtes onder medewerkers lijken deze bevinding tevens te bevestigen: uit resultaten van JLL blijkt bijvoorbeeld dat 70% van de werknemers het kantoor verkiest voor teambuildingactiviteiten,3 maar ook PwC stelde vast dat 87% van de werknemers het kantoor belangrijk beschouwt voor samenwerking.4 Anekdotisch bewijs van veel bedrijven wijst tevens op de vrees dat het gebrek aan “creatieve botsingen” het tempo van innovatie zou kunnen afremmen.
Die bevindingen ondersteunen sterk het idee dat het kantoor een fysieke omgeving moet bieden die interactie bevordert, of dat nu betekent dat de inrichting van ruimtes het mogelijk moet maken om collega’s te ontmoeten of dat er meer groepsruimtes moeten komen voor doelgerichte interactie.
Dient het kantoor alleen voor samenwerking?
Die visie lijkt weliswaar op zich logisch, maar ze houdt geen rekening met verschillende factoren die een soortgelijke overgang kunnen vertragen of verhinderen. Ten eerste geven veel werknemers nog steeds aan dat ze om gezondheids- en veiligheidsredenen niet graag naar kantoor terugkeren. Uit anekdotische aanwijzingen blijkt ook dat veel medewerkers met nieuwe sociale angsten te kampen hebben.5 Wellicht zijn dat slechts kortstondige reacties op de terugkeer naar kantoor, toch bestaat de kans dat werknemers nog enige tijd terughoudender blijven ten opzichte van het werken in grotere groepen of dat ze andere verwachtingen zullen hebben over de hoeveelheid ruimte die ze nodig hebben om zich prettig of productief te voelen. Zelfs als werknemers op zoek gaan naar samenwerkingsruimtes kan het zijn dat ze naar andere samenwerkingsruimtes trekken dan managers zouden verwachten, door bv. kleinere groepsruimtes te verkiezen boven grotere vergaderruimtes of andersom.
De tweede reden waarom een grootschalige verschuiving naar open, collaboratieve kantoren misschien niet de verwachte resultaten zou opleveren, is dat hierbij wordt uitgegaan van de veronderstelling dat werknemers thuis doeltreffend geconcentreerd en individueel werk kunnen verrichten. Uit onderzoek is echter gebleken dat de kwaliteit van de werkruimte en de mate van afleidbaarheid in de thuisomgeving sterk uiteenlopen. Voor een aanzienlijk deel van de werknemers biedt de thuisomgeving in dat opzicht geen goede ondersteuning6 en ze hebben in feite het kantoor nodig om rustig en geconcentreerd te kunnen werken.
Uw strategie voor kantoorconfiguratie uitwerken
In plaats van kantoren opnieuw te configureren naar aanleiding van voorspellingen over drastische veranderingen, is er een andere aanpak mogelijk die zich op gegevenstrends richt. Hoewel sommige kantoorherstructureringen zeker zinvol zijn, hebben bedrijven immers baat bij een meer gefaseerde aanpak waarbij ze zowel de bezetting als het gebruik van de verschillende soorten beschikbare kantoorruimtes monitoren om op die manier de vraag naar en het aanbod van ruimtes geleidelijk op elkaar af te stemmen.
Het doel van een dergelijke strategie bestaat erin te bepalen welke ruimten over- of ondermaats functioneren wat betreft bezettingsgraad (of de ruimten al dan niet worden gebruikt) of benuttingsgraad (in hoeverre de capaciteit wordt benut), of beide. Op deze manier kunnen managers vaststellen welke ruimten onder- of overbezet zijn om na verloop van tijd aanpassingen te kunnen doorvoeren en het gebruik van de ruimte te kunnen optimaliseren. Deze doordachte aanpak zorgt voor meer transparantie in de besluitvorming, bespaart bedrijven aanzienlijke en overhaaste investeringen – die wellicht niet zijn afgestemd op hun personeelsbestand, en maakt het mogelijk om ruimtestrategieën op maat te ontwikkelen voor verschillende locaties die aansluiten bij de specifieke behoeften van die kantoren.
Noten
- Hughes, Owen (03/02/2021). “The office still matters. But it’s going to look very different when you get back” TechRepublic. Online. https://www.techrepublic.com/article/the-office-still-matters-but-its-going-to-look-very-different-when-you-get-back/ McKinsey heeft vastgesteld dat maar liefst twee derde van de ondervraagden verwachtte deze verschuiving te maken en de kantoorruimte in te krimpen. McKinsey (11/5/2020). McKinsey Global Pulse survey; McKinsey Corporate Business Functions Practice, “Reimagine: Preparing for SG&A in the next normal.” Online.
- McKinsey (02/2021). “The Future of work after COVID-19), Online. p. 39.
- JLL (01/2021). “Reimagine: The new future of work to shape a better world”
- PwC (01/2021). “US Remote Work Survey” Online.
- Julie Creswell and Peter Eavis (04/02/2021). “Returning to the Office Sparks Anxiety and Dread for Some” New York Times https://www.nytimes.com/2021/04/02/business/office-remote-work-anxiety.html
- Zie Leesman (2021). “Your workplace of the future” en Microsoft (2021) “The New Future of Work” Hoofdstuk 5: Devices and Physical Ecosystems.
De eerste aflevering in de blog-serie ‘Het hybride kantoor’ had als titel ‘Flexibiliteit als troef: technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek’.
De tweede aflevering in de blog-serie ‘Het hybride kantoor’ had als titel ‘Hoteling, hot-desking, flexibele zitplaatsen of flexplekken en het hybride kantoor’.
De derde aflevering in de blog-serie ‘Het hybride kantoor’ had als titel ‘De kantooroppervlakte afstemmen op nieuwe manieren van werken’.
