Blog: Herontwerp hybride kantoor: eerst de mens, dan stenen en technologie

6 min

 

Blog: Herontwerp hybride kantoor: eerst de mens, dan stenen en technologie

Een kantoor aanpassen op het nieuwe werken is een uitdaging voor elke organisatie. Waar begin je? Wat heeft de prioriteit? In deze blog pleit SWP-Expert Rob de Haas voor een 'human-first’ aanpak.

De ontwikkelingen van tech toepassingen voor het nieuwe, hybride kantoor zijn duizelingwekkend: van geluidsonderdrukkende- en versterkende microfoons, tot uiterst professionele, hybride meeting spaces en slimme, virtuele collaboration tools. De kans is groot, dat wanneer je start hierin fors te investeren, de mensen nog helemaal niet klaar zijn om het toe te passen in hun werk. Ze voelen het als ‘iets erbij’, waar ze ook nog iets mee moeten.

Dan koop je een dure full hybrid Porsche, terwijl je had kunnen volstaan met een veel goedkopere Polo. Investeringen in technologie en fysieke verbouwingen zouden om deze reden niet leidend, maar volgend moeten zijn, aansluitend bij een analyse van dat wat het hybride kantoor vooral is: een ontmoetingsplek voor professionals. 

Het hybride kantoor: Broedplaats voor ontmoeting en inspiratie

Het kloppend hart van elke organisatie is de ontmoeting, in al haar verscheidenheid: klein, groot, online, hybride, offline, staand, wandelend, enzovoort. Meetings zullen in de hybride wereld een nog grotere rol gaan spelen. Immers, wij zijn en blijven sociale dieren, en meetings zijn dé momenten waarop we ons gezien, gehoord en gewaardeerd kunnen voelen.

Onderzoek van Rogelberg, S.G. Allen, J.A., shanock, L. Scott, C.W. & Shuffler, M. (2010) toont aan dat wanneer je eenmaal besluit om de manier van vergaderen aan te pakken, dit een bewezen positief effect heeft op:

  1. persoonlijk welbevinden (werkgeluk)
  2. productiviteit
  3. samenwerking
  4. het imago van de organisatie

Hoe maak je het hybride kantoor aantrekkelijk?

Wanneer we goede en gave meetings op kantoor hebben, er plekken zijn voor samenwerken en geconcentreerd werk, dan komen we graag terug. Zo niet, dan blijven we liever vanuit huis werken. Herontwerp van het hybride kantoor? Kijk allereerst naar onze meetings!  immers, de Nederlandse hoofdwerker vergadert zo’n twee dagen/week, en een manager tussen de drie tot vier dagen per week! Het meeste werk bestaat uit samenwerken, en samenwerken bestaat voor 90 % uit meetings. Daarom zou ieder herinrichtingsvraagstuk moeten starten met de vraag:

Wat zijn onze meest voorkomende meetings, en hoe kan herinrichting dit optimaal faciliteren?

Ontmoetingen: De smaakmakers van elke organisatie

Naast concentratieplekken, samenwerkingsplekken, ontspanningsruimtes en sanitaire ruimtes, zijn het de zakelijke ontmoetingen in een organisatie die de organisatie kleur geven. Een IT-bedrijf met zijn scrum-rooms, het stadskantoor met kleine glazen bushokjes voor staand overleg en een speelse eet- en vergaderruimte waarin de historie van de stad af druipt, een onderwijsinstelling met rustige, doorkijk ruimtes voor tweegesprekken met studenten, en speelse overlegruimtes voor studenten- en docententeams voor studiedagen en workshops, een consultancy organisatie met een fancy multifunctionele brainstorm-decision room.

Herontwerp van het kantoor naar een hybride kantoor vraagt om een omkering van de traditionele aanpak ‘bricks, bytes and behavior’ naar ‘behavior, bricks and bytes’. Dus eerst de mens en de typische ontmoetingen in de organisatie, en dan pas de stenen en technologie. Onderstaande stappen kunnen je daarbij helpen.

Stap 1: Team, wat gaan we synchroon doen, wat a-synchroon?

De eerste stap zou zich moeten richten op hybride teamwork, het samenwerken in hybride teams, gericht op teamprestaties en onderlinge werkwijze. Voor de gezamenlijke analyse is het onderscheiden van synchrone en a-synchrone communicatie erg belangrijk:  

Synchroon: dit zijn de meetings en samenwerkingsacties waarbij meerdere mensen tegelijkertijd met elkaar communiceren: het zijn de traditionele, fysieke meetings in al haar verschijningsvormen en de hybride en online meetings, staand vergaderen, wandeloverleg, enz.

Asynchroon: dit zijn de acties waarbij je op verschillende tijdstippen met anderen communiceert. Dat gaat van het op digitaal canvas voorbereiden van een brainstorm, het gebruik van korte video’s door directie en management om mensen updates te verschaffen, tot aan het samen in een digitaal platform werken aan een product, proces, protocol of procedure.

Team boven individu.

Uit bovenstaande teamanalyse komt naar voren aan welk type meetings het team behoefte heeft. Doorvragen naar wat dan online, hybride en fysiek gedaan kan worden is hierbij belangrijk om een goed beeld te krijgen van de eisen aan fysieke ruimtes en bijpassende technologie. Vanuit staf geïnitieerde enquêtes die zich richten op individuele behoeftes als het gaat om hybride werken, zouden ondergeschikt moeten zijn aan de behoefte-analyse vanuit de teams. Immers, het gaat toch vooral om teamproductie, voortkomend uit het samenspel van individuele prestaties.

Stap 2: Bedenk meetingcodes

Het woord ‘agenda’ komt van het Latijnse ‘Agendum’ en betekent: dat wat om actie vraagt. Eigenlijk is een meeting niet meer dan een verzameling hoofd-acties, die voornamelijk gericht zijn op één van de volgende zaken:

-          een oplossingen bedenken

-          ideeën, alternatieven genereren

-          zaken met elkaar verkennen

-          een situatie verklaren en toelichten

-          informatie uitwisselen

-          producten, programma’s, diensten evalueren

-          elkaar ontmoeten.

Je zou bovenstaande zeven acties kunnen typeren als de vergaderdoelen. Ongeacht de specifieke thema’s en discussies binnen de eigen organisatie, kun je met deze zeven vergaderdoelen een meeting coderen. Dan ziet er als volgt uit: 

Meeting code

Meeting objective/vergaderdoel

M-1

Oplossing bedenken

M-2

ideeën, alternatieven genereren

M-3

zaken met elkaar verkennen

M-4

een situatie verklaren en toelichten

M-5

informatie uitwisselen

M-6

producten, programma’s, diensten evalueren

M-7

elkaar ontmoeten

Fig. 3 Meeting codes

Wanneer je deze algemene codering vervangt door de eigen, typische meetings in de eigen organisatie, kun je je eigen ‘Meeting Codeersysteem’  opzetten. Eenvoud is hierbij cruciaal.

Stap 3: Hoe kunnen stenen en technologie ‘ons werk’ stimuleren en faciliteren?

Na het doorlopen van bovenstaande twee stappen, heb je voldoende data en ideeën om eens goed te gaan kijken hoe tech en fysieke verbouwingen het hybride kantoor kan ondersteunen en inspireren. Dit kun je aanvullen met karaktervolle, inspirerende meeting rooms die de organisatie nog meer eigen karakter geven, zoals: 

  • Orange room (creatie-sessies)
  • Beslisruimte
  • Dialoog- en debatruimte
  • Bubbel ruimtes (tweegesprekken)
  • ‘Snelle fix’ (Staand overleg)
  • Design room
  • multifunctie Collab team room: samenwerken en meetings in projectteam
  • PIP rooms: progressie in prestatie

Tenslotte kun je met gebruik van innovatieve kleur-geur- meubilair – av-toepassingen specifieke accenten leggen. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan sfeer elementen die de functie of uitstraling van een meeting room versterken. Bijvoorbeeld vanuit het thema ‘kleur’:  

  • Kleurgebruik per hoofdfase van een discussie. Zo onderscheid ik met de Meeting Design Cards 4 fasen, die elk een kleur hebben:
    • Fase 1: verkennen (groen)
    • Fase 2: broeden/incubatie (oranje)
    • Fase 3: inzicht (geel)
    • Fase 4: Actie en uitvoering (blauw)

Je kunt dan in één multifunctionele ruimte spelen met vier kleuren licht, behorend bij een bepaalde fase. Als variant zou je ook kunnen kiezen voor vier verschillende fysieke, online ruimtes, die deze vier fasen van discussies vertegenwoordigen.

 

Delen:
Rob de Haas

Rob de Haas

Schrijver/Spreker/Trainer, Orange Field

Meer nieuws

Webinar: Circulaire oplossingen binnen de kantooromgeving

Webinar: Circulaire oplossingen binnen de kantooromgeving

donderdag 10 juli

Op woensdag 17 september organiseren we een inspirerend webinar over circulariteit in de gebouwde omgeving.

Lees meer

De ´vraag naar aanwezigheid´ 

De ´vraag naar aanwezigheid´ 

donderdag 10 juli

In deze blog van Gerda Stelpstra, Head of strategy Consulting bij Envalue, kijken we dieper naar de 'vraag om aanwezigheid'. ...

Lees meer

SWP Talks #67: Hospitality

SWP Talks #67: Hospitality

woensdag 9 juli

Anna Casemier zit als host met Lisette van der Valk, Projectmanager Huisvesting van Young Facility, en Hotelier Willem Reimers, ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Stephan Simons

WorkPlace Inside: Stephan Simons

woensdag 9 juli

"Ontspanning, inspiratie en grip houden, ook buiten het ondernemen." Daarmee beschrijft Stephan Simons zijn mentaliteit ...

Lees meer

De kracht van een goed werkplekconcept

De kracht van een goed werkplekconcept

dinsdag 8 juli

Solved moest tijdelijk met het hele kantoor verhuizen, een nieuwe plek geeft ook ruimte voor nieuwe inzichten. Silvia de ...

Lees meer

Niet blindstaren op energie

Niet blindstaren op energie

vrijdag 4 juli

Deelnemers aan het rondetafelgesprek 'de kracht van een integrale aanpak' willen zich niet blindstaren op alleen het onderwerp ...

Lees meer

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

donderdag 3 juli

Op de TU Delft Campus transformeerde Haskoning de monumentale Mijnbouwfaculteit naar een modern Paris Proof kantoor. Voor ...

Lees meer

Gaat AI ons redden?

Gaat AI ons redden?

donderdag 3 juli

In de BNW Index 2024 werd geconstateerd dat ontwikkelingen rondom de werkomgeving elkaar zó snel opvolgen, dat we ...

Lees meer

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

woensdag 2 juli

Op 5 juli 2025 opent SC Cambuur officieel de deuren van haar nieuwe thuisbasis: het Kooi Stadion. Deze datum staat bij veel ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

woensdag 2 juli

Wat kan de Himalaya ons leren over een goede werkomgeving? Esther Roelofs vertelt over haar connectie met hiken en de werkplek ...

Lees meer

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

dinsdag 1 juli

Per 1 juli is Natalie Hofman aangesteld als de nieuwe business unit directeur bij HEYDAY Interim, een zelfstandige business ...

Lees meer

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

dinsdag 1 juli

Op een zonovergoten ochtend in mei vindt de Compliance Round Table plaats in een heel bijzondere locatie: ‘De Kapel’ ...

Lees meer

Vero: nieuwe gratis AI-agent

Vero: nieuwe gratis AI-agent

maandag 30 juni

Alvero ondersteunt workplace professionals met Agentic AI Introductie Vero: een gratis AI-agent die helpt met vragen, ideeën ...

Lees meer

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

maandag 30 juni

“De nood tot vernieuwing van onderwijshuisvesting is hoog”, valt te lezen in een opiniestuk van Jan Joost Flim, ...

Lees meer

E-zine 'Smart Buildings'

E-zine 'Smart Buildings'

donderdag 26 juni

De adoptie, transformatie en mogelijkheden van technologie op de werkplek zijn ongekend en ontwikkelen harder dan ooit. ...

Lees meer

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

donderdag 26 juni

Op woensdag 2 juli 2025 vertelt Amabel Chiarito over het innovatieve werkplekconcept van Haskoning in het nieuwe, duurzame ...

Lees meer

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

donderdag 26 juni

SmartLabs en International Workplace Group gaan een wereldwijde samenwerking aan van tien jaar. Daarmee spelen ze in op ...

Lees meer

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

woensdag 25 juni

Hollandse Nieuwe creëerde voor MVRDV in Tripolis Park een werkomgeving waar betekenisvolle connecties en spontane ontmoetingen ...

Lees meer

De kracht van een integrale aanpak

De kracht van een integrale aanpak

dinsdag 24 juni

De droom van iedere gebouweigenaar: een toekomstbestendige vastgoedportefeuille waarmee je energie bespaart, een gezonde ...

Lees meer

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de NAVO-top

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de ...

dinsdag 24 juni

Terwijl Den Haag zich voorbereidt op zware verkeershinder tijdens de NAVO-top, houdt IWG professionals productief met gratis ...

Lees meer

Terug naar boven