Blog: Herontwerp hybride kantoor: eerst de mens, dan stenen en technologie

• nieuws
• digitalisering

Een kantoor aanpassen op het nieuwe werken is een uitdaging voor elke organisatie. Waar begin je? Wat heeft de prioriteit? In deze blog pleit SWP-Expert Rob de Haas voor een 'human-first’ aanpak.

De ontwikkelingen van tech toepassingen voor het nieuwe, hybride kantoor zijn duizelingwekkend: van geluidsonderdrukkende- en versterkende microfoons, tot uiterst professionele, hybride meeting spaces en slimme, virtuele collaboration tools. De kans is groot, dat wanneer je start hierin fors te investeren, de mensen nog helemaal niet klaar zijn om het toe te passen in hun werk. Ze voelen het als ‘iets erbij’, waar ze ook nog iets mee moeten.

Dan koop je een dure full hybrid Porsche, terwijl je had kunnen volstaan met een veel goedkopere Polo. Investeringen in technologie en fysieke verbouwingen zouden om deze reden niet leidend, maar volgend moeten zijn, aansluitend bij een analyse van dat wat het hybride kantoor vooral is: een ontmoetingsplek voor professionals. 

Het hybride kantoor: Broedplaats voor ontmoeting en inspiratie

Het kloppend hart van elke organisatie is de ontmoeting, in al haar verscheidenheid: klein, groot, online, hybride, offline, staand, wandelend, enzovoort. Meetings zullen in de hybride wereld een nog grotere rol gaan spelen. Immers, wij zijn en blijven sociale dieren, en meetings zijn dé momenten waarop we ons gezien, gehoord en gewaardeerd kunnen voelen.

Onderzoek van Rogelberg, S.G. Allen, J.A., shanock, L. Scott, C.W. & Shuffler, M. (2010) toont aan dat wanneer je eenmaal besluit om de manier van vergaderen aan te pakken, dit een bewezen positief effect heeft op:

1. persoonlijk welbevinden (werkgeluk)
2. productiviteit
3. samenwerking
4. het imago van de organisatie

Hoe maak je het hybride kantoor aantrekkelijk?

Wanneer we goede en gave meetings op kantoor hebben, er plekken zijn voor samenwerken en geconcentreerd werk, dan komen we graag terug. Zo niet, dan blijven we liever vanuit huis werken. Herontwerp van het hybride kantoor? Kijk allereerst naar onze meetings!  immers, de Nederlandse hoofdwerker vergadert zo’n twee dagen/week, en een manager tussen de drie tot vier dagen per week! Het meeste werk bestaat uit samenwerken, en samenwerken bestaat voor 90 % uit meetings. Daarom zou ieder herinrichtingsvraagstuk moeten starten met de vraag:

Wat zijn onze meest voorkomende meetings, en hoe kan herinrichting dit optimaal faciliteren?

Ontmoetingen: De smaakmakers van elke organisatie

Naast concentratieplekken, samenwerkingsplekken, ontspanningsruimtes en sanitaire ruimtes, zijn het de zakelijke ontmoetingen in een organisatie die de organisatie kleur geven. Een IT-bedrijf met zijn scrum-rooms, het stadskantoor met kleine glazen bushokjes voor staand overleg en een speelse eet- en vergaderruimte waarin de historie van de stad af druipt, een onderwijsinstelling met rustige, doorkijk ruimtes voor tweegesprekken met studenten, en speelse overlegruimtes voor studenten- en docententeams voor studiedagen en workshops, een consultancy organisatie met een fancy multifunctionele brainstorm-decision room.

Herontwerp van het kantoor naar een hybride kantoor vraagt om een omkering van de traditionele aanpak ‘bricks, bytes and behavior’ naar ‘behavior, bricks and bytes’. Dus eerst de mens en de typische ontmoetingen in de organisatie, en dan pas de stenen en technologie. Onderstaande stappen kunnen je daarbij helpen.

Stap 1: Team, wat gaan we synchroon doen, wat a-synchroon?

De eerste stap zou zich moeten richten op hybride teamwork, het samenwerken in hybride teams, gericht op teamprestaties en onderlinge werkwijze. Voor de gezamenlijke analyse is het onderscheiden van synchrone en a-synchrone communicatie erg belangrijk:  

Synchroon: dit zijn de meetings en samenwerkingsacties waarbij meerdere mensen tegelijkertijd met elkaar communiceren: het zijn de traditionele, fysieke meetings in al haar verschijningsvormen en de hybride en online meetings, staand vergaderen, wandeloverleg, enz.

Asynchroon: dit zijn de acties waarbij je op verschillende tijdstippen met anderen communiceert. Dat gaat van het op digitaal canvas voorbereiden van een brainstorm, het gebruik van korte video’s door directie en management om mensen updates te verschaffen, tot aan het samen in een digitaal platform werken aan een product, proces, protocol of procedure.

Team boven individu.

Uit bovenstaande teamanalyse komt naar voren aan welk type meetings het team behoefte heeft. Doorvragen naar wat dan online, hybride en fysiek gedaan kan worden is hierbij belangrijk om een goed beeld te krijgen van de eisen aan fysieke ruimtes en bijpassende technologie. Vanuit staf geïnitieerde enquêtes die zich richten op individuele behoeftes als het gaat om hybride werken, zouden ondergeschikt moeten zijn aan de behoefte-analyse vanuit de teams. Immers, het gaat toch vooral om teamproductie, voortkomend uit het samenspel van individuele prestaties.

Stap 2: Bedenk meetingcodes

Het woord ‘agenda’ komt van het Latijnse ‘Agendum’ en betekent: dat wat om actie vraagt. Eigenlijk is een meeting niet meer dan een verzameling hoofd-acties, die voornamelijk gericht zijn op één van de volgende zaken:

-          een oplossingen bedenken

-          ideeën, alternatieven genereren

-          zaken met elkaar verkennen

-          een situatie verklaren en toelichten

-          informatie uitwisselen

-          producten, programma’s, diensten evalueren

-          elkaar ontmoeten.

Je zou bovenstaande zeven acties kunnen typeren als de vergaderdoelen. Ongeacht de specifieke thema’s en discussies binnen de eigen organisatie, kun je met deze zeven vergaderdoelen een meeting coderen. Dan ziet er als volgt uit: 

Meeting code	Meeting objective/vergaderdoel
M-1	Oplossing bedenken
M-2	ideeën, alternatieven genereren
M-3	zaken met elkaar verkennen
M-4	een situatie verklaren en toelichten
M-5	informatie uitwisselen
M-6	producten, programma’s, diensten evalueren
M-7	elkaar ontmoeten

Fig. 3 Meeting codes

Wanneer je deze algemene codering vervangt door de eigen, typische meetings in de eigen organisatie, kun je je eigen ‘Meeting Codeersysteem’  opzetten. Eenvoud is hierbij cruciaal.

Stap 3: Hoe kunnen stenen en technologie ‘ons werk’ stimuleren en faciliteren?

Na het doorlopen van bovenstaande twee stappen, heb je voldoende data en ideeën om eens goed te gaan kijken hoe tech en fysieke verbouwingen het hybride kantoor kan ondersteunen en inspireren. Dit kun je aanvullen met karaktervolle, inspirerende meeting rooms die de organisatie nog meer eigen karakter geven, zoals: 

• Orange room (creatie-sessies)
• Beslisruimte
• Dialoog- en debatruimte
• Bubbel ruimtes (tweegesprekken)
• ‘Snelle fix’ (Staand overleg)
• Design room
• multifunctie Collab team room: samenwerken en meetings in projectteam
• PIP rooms: progressie in prestatie

Tenslotte kun je met gebruik van innovatieve kleur-geur- meubilair – av-toepassingen specifieke accenten leggen. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan sfeer elementen die de functie of uitstraling van een meeting room versterken. Bijvoorbeeld vanuit het thema ‘kleur’:  

• Kleurgebruik per hoofdfase van een discussie. Zo onderscheid ik met de Meeting Design Cards 4 fasen, die elk een kleur hebben:
  • Fase 1: verkennen (groen)
  • Fase 2: broeden/incubatie (oranje)
  • Fase 3: inzicht (geel)
  • Fase 4: Actie en uitvoering (blauw)

Je kunt dan in één multifunctionele ruimte spelen met vier kleuren licht, behorend bij een bepaalde fase. Als variant zou je ook kunnen kiezen voor vier verschillende fysieke, online ruimtes, die deze vier fasen van discussies vertegenwoordigen.