Hoe PwC vergaderbeheer optimaliseert met Gfacility

• nieuws
• digitalisering

In deze klantcase blikken we samen met Maurice Verwer, Director Facility Management & Business Support bij PwC, terug op hoe de overstap naar één gebruiksvriendelijk platform leidde tot hogere medewerkerstevredenheid en strategische slagkracht voor Facility Management. 

De uitdaging

Bij PwC Nederland verliep het organiseren van vergaderingen gefragmenteerd. Medewerkers boekten vergaderingen in hun agenda, maar moesten vervolgens via aparte tools of e-mails catering regelen, bezoekers aanmelden en AV-middelen aanvragen. Managementassistenten waren voortdurend bezig met het heen-en-weer schakelen tussen systemen. Deze aanpak leidde tot fouten en verspilling. Annuleerde iemand een vergadering, dan kwam het voor dat men vergat de zaal en catering af te melden. Resultaat: lege vergaderzalen en ongebruikte lunches.

Maurice Verwer herinnert zich het duidelijk: “Facility Management was destijds vooral gericht op de dag van vandaag. Klachten, storingen, operationele hectiek. Veel was reactief.” Door operationele en tactische werkzaamheden grotendeels uit te besteden, kon zijn kernteam zich richten op regie en strategische waardecreatie.

De ambitie

Onder leiding van Maurice werd FM omgevormd tot een regieteam met toekomstvisie. Hij legde de nadruk op de strategische rol van FM in thema’s als duurzaamheid, employee experience en war on talent. “Door onze activiteiten direct te koppelen aan de strategische speerpunten van PwC, denk aan diversiteit en duurzaamheid, kun je ook op een ander niveau het gesprek met het bestuur hierover voeren.” Maar zonder modern digitaal fundament bleef de ambitie kwetsbaar.

Wat PwC zocht, was niet zomaar een nieuw Facilitair Management Informatie Systeem. Het moest passen in een moderne, digitale werkomgeving waarin eenvoud, betrouwbaarheid en integratie centraal staan. Hoog op de eisenlijst stonden:

•     Een koppeling met de agenda (destijds werkte PwC met Google Calendar, en nu met Microsoft Outlook).
•     Eén centraal platform voor alle vergadergerelateerde diensten.
•     Volledig aanpasbaar aan de bedrijfsprocessen van PwC
•     Een aanzienlijke afname van inefficiënties, fouten en no-shows.

De inspiratie kwam onverwacht dicht bij: collega’s bij PwC België hadden Gfacility succesvol geïmplementeerd. “We zagen bij onze Belgische collega’s dat Gfacility écht werkt. Wat Gfacility daar oploste, was een groot probleem: de no-shows. Omdat het systeem rechtstreeks gekoppeld is aan de agenda. Volgens mij wisten wij meteen: dit móét het worden.”

De oplossing

In nauwe samenwerking werd Gfacility ingericht op de wensen en werkwijze van de PwC Nederland. Belangrijk uitgangspunt: de eindgebruiker moet vrijwel alles kunnen regelen vanuit zijn of haar vertrouwde agendaomgeving. Gfacility maakt dat mogelijk met een intuïtieve invoegtoepassing in de agenda.

Een medewerker die een afspraak plant, kan direct een vergaderruimte boeken, catering toevoegen, bezoekers aanmelden en AV-voorzieningen selecteren, alles vanuit dezelfde actie. Bij annulering of verplaatsing in de agenda worden alle gereserveerde zaken automatisch geannuleerd of mee verplaatst. Geen losse e-mails of vergeten telefoontjes meer.

Conclusie

De samenwerking tussen PwC en Gfacility bracht een duurzame verbetering teweeg in het facilitaire proces. Wat begon als een gezamenlijke zoektocht naar minder verspilling en meer grip, resulteerde in een platform dat niet alleen operationeel ondersteunt, maar ook strategisch waarde toevoegt. Benieuwd naar het hele verhaal? Lees hier meer.