De kneedbare kameel 

• nieuws
• hybride werken

Nu er zoveel mogelijkheden zijn om flexibel te werken, valt op dat de meeste kenniswerkers alsnog een vast weekritme aanhouden. Werkgevers proberen daarbinnen te sturen op meer kantoortijd, terwijl het volgens SWP-expert Jan Gerard Hoendervanger veel effectiever is om in te zetten op flexibiliteit als kernwaarde van de werkcultuur.

Vaste patronen

Scrollend door het nieuwste Leesman rapport Rhythms keek ik er bijna overheen: aan de grafiek met de inmiddels overbekende ‘kameel’ (met piekbezetting van het kantoor op dinsdag en donderdag) was een extra staaf toegevoegd: “I have no fixed routine / As required”. Je zou verwachten dat de meerderheid van de ruim honderdduizend wereldwijde respondenten deze antwoordoptie koos. We zijn immers aangeland in het tijdperk van vrijwel onbegrensde mogelijkheden om plaats- en tijdonafhankelijk te werken? Toch blijkt 72 procent te werken volgens een weekpatroon met vaste kantoor- en thuiswerkdagen.

Het is niet zo moeilijk om verklaringen te bedenken. Onze maatschappij is ingericht op vaste weekpatronen en dus het is handig je weekritme af te stemmen op dat van opvang of school, sport, mantelzorg en op het vaste werkritme van je partner. Een voordeel voor de samenwerking kan zijn, dat collega’s op voorspelbare dagen bereikbaar en aanwezig zijn. HR-regelingen en systemen voor thuiswerk- en reiskostenvergoedingen werken vaste patronen soms verder in de hand. Ook speelt de psychologische behoefte aan structuur (die de één sterker heeft dan de ander) een rol. Nu vaste werkpatronen niet meer per se nodig zijn, vallen we collectief door de mand, als onverbeterlijke gewoonte- en kuddedieren.

Variabele behoeften

Is dat erg? Gelet op de genoemde voordelen niet, zou je zeggen. Ook ben ik ben het met Sep Bartels eens dat flexibiliteit keerzijden heeft. Toch denk ik dat het goed zou zijn om de weekpatronen wat meer te laten variëren, in het belang van zowel de medewerker als de organisatie. Kenniswerk verloopt zelden lineair, het gaat in fasen en iteraties, met wisselende (samen)werkvormen en werkdruk. Kenniswerkers zijn bovendien geen robots – productiviteit is afhankelijk van fluctuaties in energie en inspiratie. De privésituatie is evenmin constant; een goede werk-privébalans beweegt daarin mee. In deze context van variabele behoeften is een vast werkpatroon per definitie suboptimaal.

De dagelijkse praktijk bevestigt deze stelling. Sommige medewerkers hebben of voelen niet de ruimte om af en toe eens af te wijken van het vaste weekritme van hun team, wanneer dat hun productiviteit, gezondheid of privésituatie ten goede zou komen. Nog herkenbaarder is denk ik hoe lastig het kan zijn om op korte termijn, ad-hoc samen te komen. Structureel volle agenda’s en deeltijddagen zijn aloude belemmeringen, maar nu daar vaste thuiswerkdagen bij zijn gekomen, is het soms echt problematisch. Hoe fijn zou het zijn, als we de vaste patronen wat vaker zouden loslaten, wanneer het werk of de privésituatie dat vraagt?

Worstelende werkgevers

Al sinds het begin van het hybride werken zijn er zorgen over mogelijk schadelijke (lange termijn) effecten op samenwerking en sociale verbondenheid. Het recente ledenonderzoek van AWVN signaleert dat steeds meer werkgevers deze zorgen vertalen naar striktere kaders; 78 procent hanteert inmiddels een verplicht aantal kantoordagen per week. Het is vaak de uitkomst van een worsteling, omdat zij ook de voordelen zien van autonomie en zelfsturing, zeker in een krappe arbeidsmarkt. Maar met al die uiteenlopende werkpatronen worden fysieke ontmoetingen simpelweg te schaars, zo is het algemene gevoel.

Ik begrijp waar dit vandaan komt, maar denk dat verplichte kantoordagen niet de beste oplossing zijn. Zolang de werkpatronen vast blijven, los je het probleem van conflicterende agenda’s niet op. En door autonomie terug te dringen, zullen de patronen er alleen maar vaster op worden, vrees ik. Want dit kan de bereidheid ondergraven om je flexibel op te stellen wanneer het werk dat vraagt. Volgens mij is het veel effectiever, en beter passend bij de aard van het werk en de behoeften van medewerkers, om in te zetten op meer flexibiliteit in de werkpatronen. Dit vraagt een cultuurverandering in plaats van striktere kaders.

Flexibiliteit als kernwaarde

In de ene organisatie is het veel gebruikelijker om in goed overleg af te wijken van regels en routines dan in de andere – flexibiliteit is een cultuurkenmerk en ik denk dat het in de huidige context van hybride werken en dynamische behoeften goed is om er een kernwaarde van te maken. Daarmee bedoel ik nadrukkelijk niet dat alle werkweken verschillend moeten worden of dat met elke werk- of privéwens moet worden meebewogen. Het gaat om de bereidheid dat af en toe te doen, wanneer het belangrijk en mogelijk is. Belangrijk voor het werk en mogelijk in de privésituatie, of juist omgekeerd. Daarbuiten is het prima om vaste routines aan te houden, want die hebben ook hun waarde.

Ik denk dat het krachtig is, en passend bij een volwassen arbeidsrelatie, om flexibiliteit als iets wederkerigs te zien. Het is een kwestie van geven en nemen, altijd in goed overleg. Het mooie is: naarmate je meer flexibiliteit geeft, als werkgever én als werknemer, krijg je daar ook meer flexibiliteit voor terug. Hetzelfde geldt tussen collega’s.

Bijkomende voordelen

Deze insteek dwingt tot afstemming over wanneer er moet en kan worden afgeweken van de vaste patronen. Dat kun je zien als ‘gedoe’ en het zal ook niet altijd even soepel gaan, maar juist daardoor wordt duidelijk waar de prioriteiten en mogelijkheden liggen en maak je die bespreekbaar. Dit resulteert in bewustere en gezamenlijke keuzes in waar en wanneer het werk wordt gedaan. Als je met mensen afspreekt dat ze bij uitzondering op een bepaalde dag naar kantoor gaan, dan moet dat zijn omdat er iets gepland is waarbij hun fysieke aanwezigheid waardevol wordt geacht. Zo richt je je op het organiseren van waardevolle ontmoetingen, in plaats van te sturen op een bepaalde aanwezigheidsgraad.

Tot slot is een ‘flexibiliteit-koesterende’ werkcultuur een belangrijke randvoorwaarde voor een effectieve ‘kamelenjacht’, gericht op een evenwichtiger en dus efficiënter gebruik van kantoren, treinen en wegen, met beheersbare piekbezettingen. Want naarmate het kantoorbezoek zich meer spreidt over de hele werkweek, groeit de behoefte om af en toe af te wijken van de vaste patronen. Omdat er (nog) minder overlap in de weekpatronen zit. Als je bijvoorbeeld vaste kantoordagen per afdeling instelt, dan is het belangrijk om op een goede manier uitzonderingen te maken voor (integrale) samenwerking tussen de afdelingen Hoe dit in de dagelijkse praktijk gaat, is echt een cultuurding.