Workplace experience ontleed

• nieuws

Hoe krijgen we mensen terug naar kantoor? Die vraag klinkt steeds vaker in boardrooms, HR-afdelingen en bij workplace professionals. Hybride werken is de standaard geworden, technologie maakt ‘remote’ werken mogelijk en medewerkers zijn kritischer dan ooit op hun werkomgeving. In deze tijd ziet een niet per se nieuwe term dan ook een stijging in populariteit, in de strijd om werknemers terug naar kantoor te krijgen: namelijk workplace experience.

Naar aanleiding van een onderzoek gedaan door ir. Shrila Sewnarain Sukul schreef zij hierover samen met Prof. dr. ir. Rianne Appel-Meulenbroek, dr. ir. Lisanne Bergefurt en dr. ir. Vitalija Danivska een artikel.

Wat betekent workplace experience eigenlijk?

Tijdens het event WorkPlace Xperience 2025 vroeg ik voor mijn masteronderzoek aan deelnemers, hoe de WorkPlace Xperience (WPX) het beste kan worden gedefinieerd, en welke indicatoren daar onderdeel van uitmaken. Tijdens 48 interviews met beursbezoekers uit een diversiteit aan sectoren werden in totaal 686 indicatoren genoemd, waarvan 221 uniek. Gebaseerd op deze indicatoren is vervolgens de literatuurstudie gedaan om de reacties te plaatsen in de context van meer dan 25 bestaande wetenschappelijke theorieën en concepten omtrent gezondheid, werknemerswelzijn, motivatietheorieën, werkpsychologie en meer.

De workplace experience komt in mijn onderzoek naar voren als het resultaat van het continue afstemmingsproces tussen de organisatie, de medewerkersbehoeften, en de werkomgeving, en wordt opgebouwd uit acht categorieën en 33 subcategorieën. De conclusie is helder: workplace experience gaat verder dan alleen de fysieke werkplek. Het beschrijft hoe medewerkers hun werkdag beleven: hoe makkelijk, prettig, zinvol, ondersteunend, én betekenisvol hun werkomgeving aanvoelt.

Acht categorieën

1. Organisatiestrategie

De beleving van een werkplek begint niet bij het bureau, maar bij de organisatie. Subcategorieën zijn Beleid, Bedrijfscultuur & Identiteit, Prestatie, Communicatie, en Human Resources. Bezoekers van de WorkPlace Xperience noemden indicatoren die de organisatorische context van de werkplek vormgeven, door middel van gedefinieerde normen, waarden, missie en visie, en strategie raamwerken van de organisatie. Het gaat bijvoorbeeld over het imago van de werkgever, de ‘brand identity’, maar ook over de opkomst op de werkvloer, of de productiviteit. En ook ‘change management’ valt daaronder, waarbij er vooral nadruk wordt gelegd op de manier waarop belangrijke veranderingen worden gecommuniceerd, zoals back-to-officebeleid, dat van essentieel belang is voor een positieve ervaring.

2. Autonomie

Autonomie is een van de drie belangrijkste werknemersbehoeften volgens de breed bekende zelf-determinatie theorie. Dit gaat over de mate waarin medewerkers controle willen ervaren over hun werkdag, in de zin van psychologische vrijheid. De indicatoren in deze categorie zijn verdeeld in de subcategorieën: Controle, Gemak, Personalisatie en Werklocatie Flexibiliteit. Centraal staat het thema dat elke werknemer de vrijheid en flexibiliteit heeft om zijn of haar optimale individuele ervaring te kunnen bereiken met gemak, zonder frictie of belemmering. Vaak genoemde indicatoren waren bijvoorbeeld ‘flexibiliteit in werklocatie’, ‘gemak door de dag heen’, ‘geen frustraties’ en een ‘persoonlijk gevoel op werk’.

3. Verbondenheid

Verbondenheid is een tweede belangrijk werknemersbehoefte en werd door veel respondenten ook erkend als cruciaal. Respondenten waren het erover eens dat de werkplek ook een omgeving is waarin veel sociale behoeftes vervuld kunnen worden. Subcategorieën zijn Sociale Interactie, Community & Verbondenheid, Inclusiviteit & Diversiteit en Team Dynamiek. Vaak genoemde indicatoren waren bijvoorbeeld ‘sociale interactie met collega’s’, ‘informele interactie’, ‘verbondenheid’, ‘generatieverschillen’, en ‘samenwerken’. De werkplek wordt gezien als een ontmoetingsplek, waar niet alleen werktaken afgemaakt worden, maar waar cultuur en sociale interactie met collega’s te beleven is, waar er samen wordt gewerkt en kennis en ervaring gedeeld worden.

4. Competentie

Competentie is de derde belangrijke werknemersbehoefte, en gaat over de behoefte van werknemers om zich effectief te voelen. Deze categorie omvat onder andere de subcategorieën Skills & Ontwikkeling, Systemen & Technologie, Functionele en Omgeving ‘Affordances’, en Werkstromen & Processen. In de interviews kwam vooral technologie sterk naar voren. In hybride werken is technologie de ruggengraat van de experience. Als tools niet werken, ruimtes niet ondersteunen wat mensen willen doen, of processen omslachtig zijn, ontstaat er direct frictie. Een goede Workplace Experience helpt medewerkers competent te zijn – zonder te hoeven vechten tegen systemen of te zoeken naar een passende ruimte.

5. Fysiek en psychologisch welzijn

Naast de drie werknemersbehoeften is er natuurlijk ook de menselijke basisbehoefte voor algemeen fysiek en psychologisch welzijn. De subcategorieën hier bestaan uit Fysiek Welzijn, Directe Emoties, Mentaal Welzijn, Veiligheid, en Gedrag, en laten zien dat respondenten de beleving sterk koppelen aan hoe werknemers zich voelen op hun werkplek. Zo werden ‘sociale veiligheid’, ‘work-life balance’, en ‘emotioneel comfort’ vaak genoemd, maar bij uitstek werd het begrip van geluk, werkgeluk, en blijheid het vaakst genoemd.

6. Fysieke omgeving

Dit is de categorie die vaak als eerste wordt bedacht als de term Workplace Experience opduikt. Het is ook de categorie met de meeste unieke indicatoren, die onderverdeeld zijn in subcategorieën: Interactieve Omgevingen, Sfeer, Inrichting & Design, Omgevingskwaliteit, Macro Lay-out & Ruimtetypologie, en faciliteiten. Respondenten benoemden een enorm spectrum aan fysieke kenmerken van werkomgevingen, van ‘inspirerende en intuïtieve omgevingen’, tot ‘sfeer’, ‘kleur’, ‘groen’, ‘indeling’ en ‘ruimte typeringen’. Maar ook basiskwaliteiten als de luchtkwaliteit, het klimaat, licht en geluid, en de voorzieningen in de ruimte werden benoemd als belangrijke onderdelen. Een inspirerende omgeving nodigt uit tot wenselijk gedrag: samenwerken, focussen, ontmoeten, innoveren en creëren. De ruimte moet dit vervolgens dan natuurlijk ook faciliteren door middel van een gezond binnenklimaat en de benodigde faciliteiten.

7. Mobiliteit en voorzieningen

In aanvulling op de fysieke omgeving gaan Mobiliteit en voorzieningen over gemak, met als subcategorieën: Services en Transport. Respondenten gaven aan hoe belangrijk het is dat een werkdag soepel verloopt: makkelijk arriveren, snel iets eten, geen gedoe met parkeren of reizen, en zelfs het voorzien in ontspanningsmomenten op het werk. Juist deze ‘kleine’ elementen bepalen of mensen het kantoor als prettig of vermoeiend ervaren. Een goede Workplace Experience voelt logisch en ondersteunend, alsof de omgeving met je meewerkt.

8. Medewerkersparticipatie

Tot slot de achtste, minst verwachte en misschien daardoor wel de meest onderschatte categorie, was de medewerkersbetrokkenheid. Deze bestaat uit de subcategorieën: Behoeften Identificeren, Feedbackprocessen, Co-design & Participatie. De kern van deze categorie kan worden opgesomd in de meest genoemde indicator: Luisteren. Luisteren naar individuen, verschillende generaties, behoeften, voorkeuren, en klachten. Respondenten benadrukten dat de WPX alleen optimaal gehouden kan worden als het gesprek over de ruimte steeds weer gehouden kan worden tussen de organisatie en de werknemer. Behoeftes van werknemers veranderen immers over de tijd heen, net zoals het werk dat zij doen en de manier waarop ze werken. De organisatie en de werkplek zouden dit moeten erkennen en faciliteren.

Alignment

Wat deze acht categorieën met elkaar verbindt, is alignment: de continue afstemming tussen organisatiestrategie, medewerkersbehoeften en werkomgeving. Medewerkersparticipatie vormt daarin de motor die het alignmentproces aandrijft. Daardoor wordt Workplace Experience geen eenmalige effort, maar een dynamisch proces dat meebeweegt met werk, technologie en menselijk gedrag.

De vraag blijkt dus eigenlijk veranderd van: Hoe krijgen we mensen weer naar kantoor? naar Waarom willen ze komen? Een welbekende filosofie – Start With Why – waarmee Simon Sinek het geheim van de wereldberoemde pitches van Steve Jobs over de iPhone, onthulde.

Het antwoord zit in de diepere betekenis van de motivatie en purpose: hoe betekenisvol, prettig en makkelijk de werkomgeving voelt. Workplace Experience vraagt dus niet om meer beleid, meer faciliteiten of meer incentives, maar om meer begrip voor wat mensen écht drijft. Wanneer organisaties durven luisteren, adaptief durven ontwerpen en blijven investeren in deze continue afstemming, ontstaat een werkplek die niet alleen functioneel is, maar ook betekenisvol. Een plek waar mensen niet hoeven te komen, maar willen zijn. En precies dáár begint de toekomst van werk en de workplace xperience.