Haalt jullie werkomgeving het beste in mensen naar boven?
Wat het rendement is van je kantoor, leeft meer dan ik dacht. Het laat zien dat er meer interesse is in wat een werkomgeving daadwerkelijk oplevert voor mensen, teams en organisaties. In deze blog kijk ik naar de menselijke waarde van de werkomgeving. Want een werkomgeving die mensen goed laat werken, is niet simpelweg comfortabel of mooi. Ze helpt om gezond, energiek en effectief te kunnen functioneren.
Tekst: Jaytee van Veen
Veelal wordt bij het ontwikkelen van een werkomgeving gekeken naar welke activiteiten mensen uitvoeren en waar zij dat doen. Goede onderzoeken gaan verder. Doordat zij bijvoorbeeld de complexiteit van werkzaamheden en het ruimtelijk comfort inzichtelijk maken. Maar organisaties die verder kijken, stellen een andere vraag: welke condities hebben onze mensen nodig om die activiteiten goed uit te kunnen voeren? En juist daar zit het verschil.
Wat mensen nodig hebben
Individueel werken, overleggen, videobellen, samenwerken en ontmoeten: de meeste organisaties hebben redelijk goed in beeld welke activiteiten gedurende een werkdag plaatsvinden. Soms wordt ook onderzocht waar en wanneer hun medewerkers deze activiteiten het liefst uitvoeren: thuis, op kantoor of elders.
Maar daarmee weet je nog niet wat zij nodig hebben om die activiteiten ook goed uit te kunnen voeren. Want de één kan zich het beste focussen met bewegingen en geroezemoes op de achtergrond, terwijl een ander bij ieder gesprek wordt afgeleid. Zo krijgt de één energie van een open omgeving waarin voortdurend iets gebeurt, terwijl een ander juist behoefte heeft aan rust en een beschutte plek.
Zelfs een ruimte die als concentratieplek is ontworpen, werkt dus niet automatisch voor iedereen hetzelfde. Geluid, licht, geborgenheid, prikkels en de aanwezigheid van anderen spelen allemaal mee in hoe prettig en effectief iemand daar kan werken.
De gemiddelde medewerker bestaat niet
Dat roept meteen een praktische vraag op. Als de één een ruimte als open, levendig en uitnodigend ervaart, terwijl de ander dezelfde ruimte als onrustig en vermoeiend ervaart wat doe je dan? Dezelfde fysieke omgeving kan door twee mensen dus totaal anders worden ervaren. Maar dat betekent ook niet dat iedere medewerker een eigen werkomgeving nodig heeft. Integendeel.
We vinden het inmiddels heel normaal dat één ruimte meerdere activiteiten ondersteunt. Waarom zouden we dan niet dezelfde flexibiliteit ontwerpen voor de condities waaronder mensen die activiteiten uitvoeren? Een gordijn kan bijvoorbeeld meer of minder privacy geven. Met een dimmer pas je het licht gemakkelijk aan. Zo kan dezelfde plek beter aansluiten bij verschillende mensen en momenten.
Echte keuzevrijheid betekent daarom meer dan kunnen kiezen uit verschillende meubels of ruimtes. Mensen moeten eenvoudig een plek kunnen vinden of aanpassen die past bij wat zij op dat moment nodig hebben om goed te kunnen werken. Zonder eerst met hun laptop een rondgang door het hele kantoor te hoeven maken.
Geen onnodige energie
Of een omgeving goed werkt, blijkt vaak uit kleine dagelijkse signalen. Mensen werken thuis omdat ze zich daar beter kunnen concentreren. Vergaderruimtes worden bezet door één persoon die rust zoekt. Medewerkers zetten een koptelefoon op om zich af te sluiten of verlaten het kantoor door de drukte. Terwijl anderen juist voortdurend op zoek zijn naar hun collega’s.
Een goede werkomgeving neemt zulke belemmeringen zoveel mogelijk weg. De basis moet natuurlijk kloppen: prettig licht, frisse lucht, een aangename temperatuur, goede akoestiek en ergonomische plekken. Dat zijn geen extra’s, maar randvoorwaarden om gezond en prettig te kunnen werken.
Daarbovenop moet de omgeving aansluiten op verschillen tussen mensen. Hoeveel contact of afzondering heeft iemand nodig? Hoeveel prikkels vindt iemand prettig? En hoeveel overzicht, beschutting of invloed op de omgeving helpt iemand om goed te kunnen functioneren? Daarbij hoeft niet iedere behoefte letterlijk of nadrukkelijk in het interieur te worden vertaald. Juist de balans en samenhang tussen de verschillende condities, en de mate waarin die bij je mensen passen, bepaalt of een omgeving prettig voelt en goed functioneert.
Menselijke waarde rendeert
Aandacht voor menselijke behoeften is geen zachte toevoeging aan een zakelijk huisvestingsvraagstuk. De werkomgeving heeft iedere dag invloed op gezondheid, productiviteit, energie en werkplezier. Zoals onder andere de onderzoeken van World Green Building Council, Harvard T.H. Chan School of Public Health, en Gensler laten zien.
Wanneer mensen minder worden afgeleid, makkelijker een passende plek vinden en de werkomgeving geen energie kost, kunnen zij hun werk beter uitvoeren. Dat kan bijdragen aan minder verzuim, betere concentratie en productiviteit, meer betrokkenheid en meer werkplezier. Tegelijkertijd kan een prettige en passende werkomgeving helpen om als werkgever aantrekkelijk te zijn en goede mensen langer aan de organisatie te verbinden.
Het rendement zit dus niet alleen in mogelijke hogere productiviteit. Het zit ook in minder energie verliezen aan afleiding en frustratie, meer energie overhouden voor werk dat ertoe doet en een omgeving waarin mensen duurzaam goed kunnen blijven functioneren.
Kijk eens anders naar jullie werkomgeving
Vraag je daarom niet alleen af of jullie voldoende plekken hebben voor alle activiteiten. Kijk vooral eens naar wat er werkelijk gebeurt. Waar zoeken mensen rust? Welke plekken worden anders gebruikt dan bedoeld? Waar in de werkomgeving ontstaat irritatie, afleiding of vermoeidheid? Welke aanpassingen proberen medewerkers zelf te maken? En voor welke mensen werkt de omgeving minder goed dan voor anderen?
Een werkomgeving waarin je de mens daadwerkelijk meeweegt, begint niet bij de gemiddelde medewerker. Ze begint bij het begrijpen van je mensen: niet alleen wat zij doen, maar vooral wat zij nodig hebben om dat goed te kunnen doen.
