Constructief en professioneel kennis delen over werkomgeving van gemeenten na corona (1/4)
Om de juiste thema’s in beeld te krijgen voor de inrichting van de werkomgeving bij gemeenten na corona organiseerde Smart WorkPlace een Round Table met zeven gemeenten. Bij deze deel 1 van het verslag.
In Nederland hebben verschillende gemeenten wel kennis, informatie, pilots en ideeën over de werkomgeving bij gemeenten na corona. Maar hoe gaan ze daarin nu van elkaar leren? Volgens Wouter Dijkmans, manager huisvesting bij de gemeente Utrecht, kan dat via een platform waarop gemeenten constructief en professioneel de kennis met elkaar delen in gelijkwaardigheid.
Als aftrap daarvoor en om de juiste thema’s in beeld te krijgen voor de inrichting van de werkomgeving bij gemeenten na corona organiseerde Smart WorkPlace een Round Table met naast Utrecht (Wouter Dijkmans) nog zes andere gemeenten: Rotterdam (Ton Schuiten), Den Haag (Anita Vos-Tijdhof), Hilversum (Jan-Willem de Wit), Ede (Nathalie van Woensel), Arnhem/Rheden/Renkum (Adrie Navis) en Venlo (Fred Janssen).
Introductie
Voordat de discussie over de thema’s losbarst, stellen de deelnemers zich kort voor, waarbij ze meteen een inkijkje geven in de zaken die momenteel in hun gemeenten spelen. Anita Vos-Tijdhof trapt af. Ze is portefeuillemanager bij de gemeente Den Haag en daar verantwoordelijk voor alle facilitaire zaken en kantoorhuisvesting. In die hoedanigheid was het gereed maken van de kantoorpanden voor de anderhalvemetersamenleving voor haar, net als in veel andere gemeenten, een belangrijke uitdaging. Dat leidde na de persconferentie van maandag 14 december tot gemengde gevoelens: “Aan de ene kant wist iedereen meteen wat hij moest doen. Terwijl er in maart bij het begin van de intelligente lockdown nog sprake was van enige paniek. Aan de andere kant was de behoefte om elkaar te ontmoeten enorm en was daarin de teleurstelling groot. In die zin viel de persconferentie voor velen tegen, al zagen we het wel aankomen.” Jan-Willem de Wit is teammanager facilitair bij de gemeente Hilversum. Hij ziet in zijn organisatie weinig tegenstribbelingen na de recente persconferentie: “Er was toch al vrijwel niemand op kantoor.” Wel ziet hij dat inmiddels het denkproces op gang is gekomen over de gevolgen voor de organisatie van ‘de wereld na corona’. Ton Schuiten is programmamanager bij de gemeente Rotterdam. Tot 1 oktober was hij afdelingshoofd concernhuisvesting, waaronder zowel de faciliteiten als de panden vielen. Momenteel houdt hij zich bezig met een opdracht die aan huisvesting gerelateerd is: anders werken met en in de stad. “Daarbij hebben we op verzoek van het College twee zaken aan elkaar verbonden: als eerste op een andere manier gaan werken en als tweede de verbinding met bewoners in de stad versterken. Dat betekent dat we een businesscase hebben klaarstaan, waarbij we een groot aantal grote panden afstoten en veel meer de wijk ingaan. Zodat we van dichtbij bewoners kunnen ontmoeten. Want dat ontmoeten is momenteel een hele sterkte behoefte. Momenteel is de situatie zo, dat 10.000 medewerkers thuiswerken, 3.500 op straat werken en tussen de 500 en 1.000 medewerkers nog op kantoor werken. Die laatste categorie is voor het overgrote een crisisorganisatie rond COVID-19 met veel GGD-medewerkers.” Nathalie van Woensel is manager huisvesting en services bij de gemeente Ede. Ze herkent de eerdergenoemde uitdagingen en geeft ook dat er sinds de laatste persconferentie eigenlijk niet veel veranderde: “Bij ons werkt zo’n vijftien procent nog op kantoor en dat kan eigenlijk niet anders.” Ze noemt wel een ander thema waarmee de gemeente Ede momenteel druk bezig is: business continuity management. “Het is een van de bijvangsten van COVID-19 die we maar meteen bij de kop gepakt hebben. Er was wel een visie, maar we kijken nu ook nadrukkelijk naar de concrete invulling ervan.”
Nathalie van Woensel (foto): "Business continuity management is een van de bijvangsten van COVID-19 die we maar meteen bij de kop gepakt hebben."
Adrie Navis werkt bij De Connectie, een overheidsinstelling met zo’n 400 medewerkers die werkt voor drie gemeenten: Arnhem, Rheden en Renkum welke samen zo’n 2000 medewerkers vormen. “Ik was tot voor kort coördinator facilitaire zaken en contractmanager Alle drie gemeenten zijn momenteel bezig met de vraag hoe ze de huisvesting zo goed mogelijk kunnen laten aansluiten bij de bedrijfsprocessen. Die vraag speelde al voor corona, maar is nu alleen nog maar versterkt. We hebben daar een taskforce voor ingericht, waarmee ik me momenteel grotendeels mee bezighoudt.” Fred Janssen is adviseur facility management bij de gemeente Venlo. Hij is sinds 2008 betrokken bij het nieuwe stadskantoor, waar de gemeente sinds 2016 haar intrek heeft genomen. “Die nieuwbouw heeft als voordeel dat we een kantoor hebben met een ruime opzet, waar we ook in de huidige situatie goed kunnen werken. “In maart zijn we wel teruggegaan naar de minimale bezetting van rond de 10 procent. Die is de afgelopen maanden gestegen tot zo’n 35 tot 40 procent, maar is sinds de laatste persconferentie weer terug naar rond de 10 procent. We hebben daarnaast snel sensoren aangebracht zodat we de metingen continu up-to-date hebben en daarop kunnen sturen.” Wouter Dijkmans is manager huisvesting bij de gemeente Utrecht en in die hoedanigheid verantwoordelijk voor het zorgen met alle beschikbare faciliteiten voor een gezonde en veilige werkomgeving voor 4.500 tot 5.000 medewerkers, op kantoor of elders. “Interessant is dat we in maart 2020 als gemeente een nieuw richting voor ons huisvestingsbeleid hadden vastgesteld, dat met corona echter meteen de prullenbak in kon. Nu hebben we de opdracht om in maart 2021 met een nieuw beleid te komen die passend is voor de tijd na Corona. Vermeldenswaardig is verder dat net als in Ede ook bij ons als ‘bijvangst’ business continuity management nu door corona goed op orde is.”
