'Hebben we überhaupt nog wel een kantoor nodig?'
Smart WorkPlace partner TwynstraGudde begeleidt diverse organisaties bij hun huisvestingstraject. Nu gaan ze zelf verhuizen. Waar lopen ze tegenaan? Daarover vertellen ze in een serie blogs. Dit is de tweede.
Waarom hebben we nog een kantoor nodig? Dat was één van de eerste vragen die we onszelf gesteld hebben. We werken namelijk meer en meer digitaal, zijn onderweg en werken op diverse locaties. Is de toekomst een organisatie zonder vast kantoor? Een voorbeeld van een organisatie zonder kantoor is bijvoorbeeld First Consulting. Zij huren naar verluidt slechts eenmaal per maand een locatie af om bij elkaar te komen. Daarnaast kun je natuurlijk gebruik maken van verschillende co-working formules door het land.
We hebben een onderzoek gedaan naar de trends en ontwikkelingen op het gebied van technologie, mobiliteit, arbeidsmarkt, vastgoed, digitalisering, maatschappij, economie en organisatieontwikkeling. En kwamen tot de conclusie dat wij een eigen plek willen waar we samen kunnen komen. Een plek die voelt als thuis. Een plek voor ontmoeting, lol maken en uiteraard ook waar we goed kunnen samenwerken. Een plek waar een belangrijk deel van onze organisatie, namelijk onze interne medewerkers, een goed en prettige plek hebben om te werken. Maar waar uiteraard ook onze adviseurs altijd terecht kunnen. Enfin, we hebben dus nog steeds en kantoor nodig. Maar waar?
Blijven we in Amersfoort? Stay or go?
TwynstraGudde komt oorspronkelijk ‘uit het Oosten’. Begin jaren ’90 zijn we verhuisd van Deventer naar Amersfoort. Zou onze volgende verhuizing nog meer naar het Westen zijn?
We hebben gekeken naar Den Haag, de Zuidas en Utrecht. Er waren sterke interne lobby’s voor Deventer, Utrecht en Amsterdam. We hebben een ‘stay-or-go analyse’ gemaakt van de woonplaats van onze huidige en toekomstige medewerkers. Daarnaast hebben we gekeken waar wij onze opdrachten doen en waar onze bezoekers vandaan komen. Aspecten zoals reistijd, bereikbaarheid met OV en auto, mobiliteitsbeleid en de te verwachten ontwikkelingen op de weg en het spoor hebben we hierin meegenomen. We kwamen tot het inzicht dat onze mensen vooral uit Amersfoort, Utrecht, Amsterdam en Den Haag komen. Onze opdrachten doen we door het hele land met een nadruk op de Randstad.
Vooral de huurprijzen, de toekomstige ontwikkelingen in de mobiliteit, bereikbaarheid voor medewerkers en klanten, de merkidentiteit van TwynstraGudde en onze roots lagen ten grondslag aan de uiteindelijk keuze om te blijven in Amersfoort. Stay it is.
Hoeveel werkplekken hebben we nodig?
Op het hoogtepunt had TwynstraGudde meer dan 600 medewerkers. Ons oude kantoor was nog op die aantallen gestoeld en telde ruim 7.000 m2. Inmiddels hebben we ruim 300 medewerkers. U kunt zich voorstellen hoeveel ruimte we ‘over’ hadden.
Bij TwynstraGudde hebben de interne medewerkers een nagenoeg vaste werkplek. De adviseurs hebben een flexibele werkplek. Ons oude kantoor was daarbij een prachtige collectie van de diverse opvattingen over werkplekconcepten van de afgelopen drie decennia. Sommige kennen wellicht nog onze bijeenkomstruimte (‘De Villa’) met diverse ruimtes en sferen, compleet met een echte auto in de ruimte. Maar wat hebben we nodig voor de toekomst?
Op basis van een uitgebreide data-analyse hebben wij ons kantoorgebruik en de behoefte van onze medewerkers in kaart gebracht. We hebben hierbij gebruik gemaakt van verschillende databronnen, zoals gebouwdata en een uitgebreide survey onder onze medewerkers met WPA: een instrument voor een uitgebreide werkproces- en cultuuranalyse (echt een aanrader!). Deze gaf antwoord op vragen als: wanneer is wie aanwezig en hoe gebruiken we ons kantoor? Wat zijn onze werkactiviteiten, hoe ziet onze huidige en gewenste cultuur eruit en wat zijn de persoonskenmerken van onze medewerkers? Zijn er verschillen in generaties? Daarnaast hebben we onderzocht: wat verwachten de opdrachtgevers van onze huisvesting? Wat zijn de behoeften van nieuwe medewerkers?
Waar de traditionele kantoorgebruiker een piek in de bezetting heeft op dinsdag en donderdag is die van ons op de vrijdag. De dag dat de meeste adviseurs op kantoor zijn. Lees hier meer over in het blog van collega Iris de Been.
Ook is het gebruik van het kantoor gedurende de week verschillend. Op maandag vergaderingen en bureauwerk (lezen, schrijven, mailen) door interne medewerkers en adviseurs. Op dinsdag tot en met donderdag vooral bureauwerk door interne medewerkers en enkele adviseurs. Op vrijdag overleggen, ontmoeten, ontspannen en vergaderen door veelal adviseurs en enkele interne medewerkers. Hoe maak je een concept dat gedurende de week met je mee verandert?
Uiteindelijk gaan we naar een plek waar we op de piek ongeveer 3.000 m2 gaan gebruiken (op onze oude locatie was dit dus 7.000 m2). We gaan van ruim 200 werkplekken naar 100 tot 150 werkplekken variërend over de week. Omdat vrijdagen vooral in het teken staan van overleggen en ontmoeten hebben we op de vrijdag extra vergaderruimtes, ontmoetingsplekken en parkeerplaatsen tot onze beschikking. We gaan hier uitgebreider op in in ons volgend blog over het ontwikkeld concept van ‘Vastgoed as a Service’.
PvE in one day
Door middel van onze ontwikkelde methodiek ‘PvE in one day’ hebben we al deze informatie vertaald naar een kort, bondig en vooral visueel programma van eisen. Letterlijk in 24 uur hebben we dit ontwikkeld waarbij de focus ligt op het omschrijven van dé belangrijkste zaken voor onszelf, de doelstelling en ambities en daarbij uitgaan van de deskundigheid van de ontvanger en de uitwerking van het PvE door een architect en andere partijen. Het PvE is de basis geweest voor onze zoektocht in Amersfoort naar een nieuwe plek. Het heeft geresulteerd in een locatiekeuze, een vastgoedconcept en een kantoorontwerp dat past bij onze organisatie.
Drie opties
Onze nieuwe plek in Amersfoort moest maximaal 15 minuten lopen van het treinstation zijn, een inspirerende plek voor onze medewerkers en opdrachtgevers zijn en voldoen aan onze hoge duurzaamheidsambities. Na een marktinventarisatie bleven er drie serieuze opties over:
- Ons oude kantoor grondig verbouwen
- De oude rechtbank aan het Stationsplein in Amersfoort herontwikkelen
- Een nieuw kantoor in De Nieuwe Stad in Amersfoort.
De oude rechtbank viel al snel af vanwege ingewikkelde procedures bij de mogelijke verkoop die niet haalbaar waren in onze planning. De voors en tegens van de overige gebleven twee opties zijn hieronder samengevat:
Qua kosten ontliepen de twee voorstellen elkaar niet substantieel. Uiteindelijk is de keuze in de zomer van 2017 op De Nieuwe Stad gevallen.
In de komende maanden zullen wij over verschillende andere thema’s en stappen onze ervaringen, hoogte- en dieptepunten, missers en successen met u delen. We gaan onder andere in op: ‘Vastgoed as a service’, Duurzaamheid, Smart Building, Mobiliteit, Architectuur, de Success, Fails, Do’s and Don’ts. Bent u nu al nieuwsgierig naar deze onderwerpen? Neem gerust contact op, we komen er graag meer over vertellen.
Kom onze nieuwe huisvesting zelf bewonderen
Vanaf november 2019 mag u het eindresultaat ook zelf komen bewonderen. We organiseren voor de geïnteresseerden rondleidingen. Houd de website en onze blogreeks in de gaten voor data en aanmeldingen.
Auteur: Sjoerd Memelink, senior adviseur huisvesting bij TwynstraGudde en expert bij Smart WorkPlace.
Lees hier het eerste blog in deze serie: 'The road to....'
