Uw organisatie kan prima ruimtelijk meebewegen met ontwikkelingen. Mits u daarvoor wel het een en ander regelt. Erik Tijsma, partner bij Smart WorkPlace partner Solved, legt uit om welke zaken het gaat.
“Hier gaat het om een jonge organisatie die te maken heeft met een complexe en dynamische omgeving. Om snel op veranderingen in te spelen zijn er teams nodig die goed kunnen samenwerken en beschikken over de nodige beslissingsbevoegdheid, verantwoordelijkheid en middelen.”
Althans dat is de definitie van een organische organisatie zoals door de Canadese managementwetenschapper Henry Mintzberg is geformuleerd. Maar vanuit een andere invalshoek is iedere organisatie organisch, namelijk wanneer het gaat om de fysieke omvang. Bedrijven bewegen zich dagelijks als een organisme: groeien, krimpen, verplaatsen, delen enzovoort. Maar hoe faciliteert u dit nu in een kantoorgebouw met doorgaans een lange huurverplichting?
Hybride gebruik
Allereerst begint het uiteraard met een goede analyse van de ruimtebehoefte, nu én naar de toekomst toe. Denk hierbij na over veranderingen binnen uw organisatie, de marktomstandigheden én wijze waarop uw medewerkers in de toekomst zijn of haar werkzaamheden gaan uitvoeren.
Een mooi voorbeeld hiervan is de advocatuur: traditioneel werkten advocatenkantoren in een zogenaamd ‘cellenkantoor’ waarbij de medewerkers opgesloten waren in kantoorkamers. En hoe groter de kamer, hoe hoger in rang. Maar hierin zien we een kentering. Buiten het feit dat de huisvestingslasten buitengewoon hoog waren – advocatenkantoren zijn doorgaans gevestigd op dure locaties – hecht de jonge generatie advocaten minder waarde aan die eigen kamer. Belangrijker is het om te kunnen leren en samen te werken in een prettige werkomgeving. Gevolg: meer open ruimten, gedeelde kantoorkamers voor geconcentreerd werken en hybride omgevingen. Met dit laatste bedoelen we ruimten die meerdere functies hebben, zoals een restaurant wat buiten de lunchuren prima kan worden gebruikt voor informeel overleg. Voorwaarde hiervoor is uiteraard wel dat de inrichting dit faciliteert.
Binnen uw organisatie spelen dit soort veranderingen vast ook. Denk dus na hoe uw organisatie kan ‘ademen’ binnen de m2 die u huurt.
Flexibiliteit
Hoe goed u uw huiswerk ook doet, het kan altijd anders lopen dan u verwacht. Daarom is het goed om ook in uw huurcontract een bepaalde mate van flexibiliteit te onderhandelen. Om eventuele groei te kunnen faciliteren kunt u denken aan een ‘eerste recht van huur’ op vrijkomende verdiepingen in het gebouw. Andersom wilt u de mogelijkheid hebben om gedurende de huurtermijn een deel te kunnen afstoten of onderverhuren.
In het standaard ROZ huurcontract zijn deze zaken niet voorzien, regel het dus goed bij de contractonderhandeling.
Co-working space
Veel organisaties bieden medewerkers de gelegenheid om thuis te werken. Als extra mogelijkheid om flexibiliteit te creëren zien we een trend dat ook grotere bedrijven lidmaatschappen afsluiten bij co-working operators zoals WeWork, Spaces, Tribes en Corporate Places. Dit geeft medewerkers de mogelijkheid op verschillende plaatsen in het land (en daarbuiten) collega’s of relaties te ontmoeten en samen te werken zonder de reistijd naar het eigen ‘clubhuis’. Nadeel is uiteraard dat in deze locaties het DNA van uw organisatie ontbreekt.
Conclusie
De boodschap van deze blog is dat uw organisatie prima kan meebewegen met ontwikkelingen, maar dat u hiervoor wel het een en ander moet regelen. In het kort:
- Zorg voor flexibiliteit in uw huurcontract zoal het eerste recht van huur of de mogelijkheid om ruimte onder te verhuren;
- Ontwerp uw kantoorinrichting op een dusdanige wijze dat dit toekomstbestendig is en ruimten hybride inzetbaar zijn;
- Kunt u pieken niet in de huidige huisvesting opvangen en/of is er behoefte aan meer geografische spreiding, denk dan eens aan co-working oplossingen.
