Capaciteit kantoor berekenen in anderhalvemetereconomie
Wat betekent de anderhalvemetereconomie voor de capaciteit op uw kantoor? Smart WorkPlace partner Colliers International lanceert daarvoor de Social Distance Calculator.
Met de Social Distance Calculator kan de werkgever het aantal bruikbare werkplekken berekenen en het aantal personeelsleden dat tegelijk ‘veilig’ aanwezig kan zijn. De calculator bestaat uit drie blokken.
In het eerste blok moeten de basisgetallen van het kantoor in worden gevuld. Daarbij gaat het in alle gevallen over werkplekken volgens de arbo-richtlijnen. De werkplekratio is de mate waarin werkplekken door collega's gedeeld worden. Hier vult de werkgever in hoeveel werkplekken er zijn per 10 fte.
In het tweede blok vult de werkgever het aantal werkplekken in dat beschikbaar is in de open werkomgeving. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen blokken voor vier, zes en acht werkplekken. De werkgever vult per regel het totaal aantal werkplekken in dat per type wordt aangeboden. Voor twee blokken van acht, vult hij zestien in. Bij 'overige werkplekken in open ruimte' vult hij het aantal werkplekken in dat wel in de open ruimte is gelegen, maar geen onderdeel is van een blok van vier, zes of acht.
De werkgever vult in het derde blok het totaal aantal werkplekken in dat beschikbaar is in afgesloten kamers. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen één-, twee- en vierpersoonskamers. Hij vult het totaal aantal werkplekken per type in. Bij 'overige werkplekken in gesloten ruimte' vult hij het aantal werkplekken in dat in gesloten kamers is gelegen, maar geen onderdeel is van een één-, twee- of vierpersoonskamer.
Wanneer hij alle gegevens heeft ingevuld, drukt hij op ‘Bereken’. Hierna verschijnt het eindresultaat in beeld.
In een artikel in het AD van donderdag 16 april stelde Coenders dat er op kantoren 1,2 miljoen minder werkplekken beschikbaar zijn als we rekening houden met de anderhalve meter afstand. “In Nederland zijn zo’n 2,4 miljoen kantoorhoudende banen en daarvoor hebben we 2 miljoen werkplekken. Als we voldoende afstand houden en geen bureaus meer kunnen delen op dezelfde dag, blijven er zo’n 800.000 bruikbare kantoorplekken over.”
Hij kwam in hetzelfde artikel ook met een oplossing. Werken met roosters. In zo’n rooster staat de capaciteit voor een week vastgelegd, teams die voor een creatieve sessie samen willen werken, kunnen op bepaalde dagen naar kantoor komen. Coenders: “Individuele taken kunnen ook heel goed vanuit huis. Dat verhoogt zelfs de productiviteit. De meest gehoorde klacht over de kantoortuin is dat deze niet geschikt is voor individueel werk, dat lossen we hier zelfs mee op. Kantoren faciliteren dan de taken waarvoor menselijk contact nodig is.”
Ook de inrichting en de faciliteiten worden anders, zegt Coenders in hetzelfde artikel: “Als je een kantoor binnenkomt, wil je bijvoorbeeld zoveel mogelijk eenrichtingsverkeer, zodat mensen elkaar niet hoeven te passeren. De catering moet alles voorverpakken. Idealiter zelfs langsbrengen, zodat iedereen op zijn plek kan blijven. De schoonmaakfrequentie moet omhoog, de koffieautomaat zal steeds gedesinfecteerd worden. Misschien moet je een medewerker ‘routing’ aanstellen, die de koffieautomaat en de looprichting in de gaten houdt.”
Een grootschalige verbouwing raadt Coenders af. “Bundel eerst de capaciteit die je hebt en maak de eerste periode gebruik van een rooster. We zullen ooit ook weer teruggaan naar normaal.”
Normaal gesproken is de gemiddelde bezetting van een kantoorpand zo’n 48 procent, een van de laagste percentages wereldwijd, doordat er in Nederland veel parttime-werkers zijn. Coenders: “Wellicht kunnen we dat werken in teams en shifts in de toekomst doorzetten.” Wel moet er dan rekening worden gehouden met de werkdagen. “Je moet plannen. Voorheen zag je dat de dinsdag en donderdag drukke dagen waren en dat er op vrijdag geen hond op kantoor was. Dat vereist een goed planningssysteem.”
