‘Chaos van reboarding voorkomen met het gebruik van digitale middelen’
Hoe kun je met digitale middelen voorkomen dat reboarding een chaos wordt? Daarover schreef Smart WorkPlace partner Measuremen onderstaande blog.
Voorzichtig komen medewerkers weer terug naar kantoor terwijl andere medewerkers nog lekker lang genieten van het thuiswerken. De meningen over het thuiswerken zijn verdeeld en bezoedeld door de hele situatie eromheen. Met het thuiswerken van de afgelopen periode kwam vaak ook het lesgeven van de kinderen, veranderde bij veel medewerkers hun takenpakket en heerste er een algeheel gevoel van onzekerheid. Maar nu medewerkers weer rustig aan naar kantoor gaan, in de nieuwe omstandigheden, zal dat de beleving van kantoorwerk en thuiswerken veranderen.
De komende periode wordt een periode van aftasten waarbij allemaal feedback loops gaan spelen, bezettingsgraden gaan pieken en dalen en ervaringen en voorkeuren gaan veranderen. In flexibele organisaties bijvoorbeeld, gaat de bezetting invloed hebben op de bezetting. Als het kantoor te druk wordt, zullen medewerkers het weer fijner vinden om thuis te werken, waardoor het kantoor weer leeg wordt en mensen weer naar kantoor komen. Maar wil natuurlijk ook iedereen op woensdag en vrijdag thuiswerken waardoor het druk wordt op de dinsdagen en donderdagen. We kunnen hierom turbulente bezettingsgraden verwachten in de benauwende capaciteiten van het kantoor.
Het zal een tijd duren voordat het kantoor weer een stabiele bezetting krijgt die als prettig ervaren wordt. In die tijd zullen er gevoelens van veiligheid, drukte en stress spelen die allen invloed hebben op de welzijn en productiviteit van de medewerkers. Daarom is het - om dit proces in goede banen te laten lopen - verstandig om de bezetting nauwgezet te volgen en waar en wanneer nodig direct maatregelen te nemen.
Maar met het volgen van bezetting hebben we liever geen mensen die langs de bureaus lopen in verband met besmettingsgevaar. De voorkeur ligt in eerste instantie bij het gebruik van sensoren. Sensoren geven objectief betrouwbare informatie (met een één of nul) wanneer de pieken in bezetting plaatsvinden. Sensoren missen de subjectieve kant van de werkplekervaring. Een (naar Post COVID-19 norm) hoge bezetting wil nog niet direct zeggen dat medewerkers de werkplek ook als druk en onveilig ervaren.
Met vragenlijstjes kun je dit soort aspecten direct onderzoeken en kun je bepalen of piekbezettingen een probleem zijn. Daarnaast kun je medewerkers ook vragen op welke dagen zij volgende week naar kantoor komen, zonder dat je hier complexe algoritmes op hoeft los te laten. Maar één keer een lange vragenlijst eruit gooien geeft vrij weinig zinvolle informatie in deze veranderlijke tijden. De ervaring met thuiswerken en aanwezig zijn op kantoor zal de komende maanden veranderen.
Door juist frequenter korte vragenlijstjes af te nemen (ook wel experience sampling genoemd) middels een smartphone app krijg je realtime, subjectieve informatie: ervaring in welzijn en de ervaring met de huidige werkplek. Waarbij ook het verschil tussen thuiswerken en op kantoor werken heel duidelijk wordt. Je hoeft je medewerkers niet continu lastig te vallen met fysieke observaties op kantoor en/of een eenmalige lange vragenlijst, maar je geeft ze een toegankelijk platform waar ze op elk moment terecht kunnen. Tevens biedt dit een wekelijkse reflectie gericht op hun welzijn heeft voordelen voor beide partijen.
Door de veranderende verhoudingen tussen thuis- en kantoor werken wordt het faciliteren en het monitoren van de thuiswerkplek ook steeds belangrijker. Na een aantal maanden thuiswerken nemen bijvoorbeeld de RSI-klachten weer toe omdat mensen toch geen goede thuiswerkplek hebben. Dit hoeft natuurlijk niet dagelijks worden gemeten en geïnventariseerd, maar daarvoor zijn juist periodieke digitale vragenlijsten weer handig.
Al met al is het duidelijk dat zowel het kantoor- als thuiswerken een andere rol gaat krijgen en is de kans groot dat terugkomst naar kantoor voorafgaat aan een periode van (relatieve) chaos als dit niet in goede banen wordt geleid. Het gebruik van sensoren, apps met experience sampling en/of vragenlijsten is daarom aan te raden zodat medewerkers zich veilig en gezond voelen op hun eigen werkplek en zich ongestoord kunnen inzetten voor hun organisatie.
