Het kantoor wordt geen sociaal clubhuis, integendeel zelfs

7 min

 

Het kantoor wordt geen sociaal clubhuis, integendeel zelfs

Het kantoor wordt eerder een werkomgeving waar mensen zich aanpassen om effectief hybride te kunnen werken, dan dat het een sociaal clubhuis wordt. Hierover schreef Smart WorkPlace partner Measuremen een deepdive blog.

Nu de meeste organisaties werknemers weer toestaan op kantoor te werken, proberen managers werknemers naar kantoor te lokken voor het samenwerken en socializen. Veel organisaties omarmen het hybride werken om deze redenen, terwijl individueel werk vanuit huis wordt gedaan. Het kantoor als ‘sociaal clubhuis’ spreekt tot de verbeelding van facility managers: een ruimte met mooie vergaderruimtes, sociale ruimtes en open plattegronden. Terwijl (HR-)managers hier ook het voordeel van inzien: samen in dezelfde ruimte werken voegt de menselijke maat toe. Ze willen ongeplande ontmoetingen op onverwachte plaatsen faciliteren, die de online omgeving niet faciliteert. Denk bijvoorbeeld aan het bedenken van nieuwe innovaties tijdens het kletsen onder lunchtijd, of het ontwikkelen van een sociale gemeenschap tijdens het overbruggen van tijd samen tussen vergaderingen door.

Maar verandert het kantoor naar wens? Bij Measuremen meten we. Met de ‘bezettingsgraadmeting’ maakt Measuremen meerdere keren per dag (en week) een ronde langs de kantoren en meet de bezetting, het gebruik, en de activiteiten van de aanwezige mensen. Niet alleen wordt gemeten hoeveel mensen er aanwezig zijn, maar ook worden gegevens verzameld over het soort werk dat mensen doen en waar ze dat werk doen. Dit geeft een door datagestuurd inzicht in waar werknemers voor naar kantoor komen.

Voor dit onderzoeksartikel zijn 20 Europese post-covid-studies uit 2022 opgenomen en vergeleken met 128 pre-covid-studies die vlak voor de pandemie zijn uitgevoerd. In totaal zijn post-covid 12.979 werkplekken en 2.889 vergaderruimtes gemeten, vergeleken met 93.434 werkplekken en 18.391 vergaderruimtes pre-covid. Voor dit onderzoek zijn alle vergaderruimtes gegroepeerd (bijvoorbeeld gesloten vergaderruimtes en ontmoetingsplekken). Tevens zijn alle werkplekken gegroepeerd (zowel bureaus in open ruimten als bureaus in gesloten ruimtes).

Verwacht wordt dat de relatieve bezetting van vergaderruimtes toeneemt en dat mensen meer vergaderingen in deze faciliteiten gaan plannen. Afgewacht wordt of veranderingen optreden in de activiteiten van werknemers op hun werkplek. Measuremen voorziet dat werknemers meer vergaderingen achter hun eigen bureau houden. 

Bezetting pre- vs. post-covid

Allereerst is het belangrijk de verandering in bezetting pre- ten opzichte van post-covid te begrijpen. Het is duidelijk dat ook post-covid de bezetting voor zowel vergaderruimtes en werkplekken lager is dan pre-covid (zie figuur 1 en 2). Voor vergaderruimtes is de gemiddelde bezetting gedaald met 10,6% (van 33,8% naar 23,2%). Voor werkplekken is dit zelfs gedaald met 11,3% (van 47% naar 35,7%). Deze gelijkwaardige daling in beiden ruimtes suggereert dat er geen stijging is in de populariteit van vergaderruimtes post-covid. Dit is een eerste teken dat het kantoor (nog) geen sociaal clubhuis is geworden.

Het kantoor is geen sociaal clubhuis aan het worden, integendeel zelfs

Figuur 1. Bezetting werkplekken pre-covid vs. post-covid.

Het kantoor is geen sociaal clubhuis aan het worden, integendeel zelfs

Figuur 2. Bezetting overleg ruimtes pre-covid vs. post-covid.

Activiteiten in vergaderruimtes

Om dieper in te gaan op de vraag of het kantoor verandert in een sociaal clubhuis, heeft Measuremen gekeken naar de werkactiviteiten in vergaderruimtes. Als deze in gebruik waren is gekeken naar het type activiteit dat men uitvoerde in deze ruimtes. De data laat een grote daling zien van 17,9% (van 59% naar 41,1%) in het aantal vergaderingen die in vergaderruimtes werden gehouden (zie figuur 3). Aan de andere kant was een sterke stijging te zien van het aantal mensen dat ‘mobiel computer werk’ uitvoerde (+6,1%) in deze vergaderruimtes, zoals ‘videoconferenties’ (+7,3%), ‘individueel bellen’ (+2,4%) en ‘reviewing’ (+1,0%). Deze statistieken versterken het bewijs dat kantoren niet in grotere mate worden gebruikt voor sociale interacties. Eigenlijk lijkt het erop dat het minder sociaal wordt en dat werknemers deze vergaderruimtes meer gebruiken voor individuele activiteiten en/of te communiceren met remote collega’s.

Het kantoor is geen sociaal clubhuis aan het worden, integendeel zelfs

Figuur 3. Activiteiten in vergaderruimtes pre-covid vs. post-covid.

Activiteiten op werkplekken

Als de sociale interactie in vergaderruimtes niet toeneemt, zou dat wel het geval kunnen zijn op individuele werkplekken. Maar in feite blijkt uit de data dat dit ook niet het geval is. Measuremen heeft minder persoonlijke gesprekken op de werkplekken gemeten, met een daling van 8,3% naar 6,3% (-2%), terwijl videoconferenties zijn toegenomen van 0,2% naar 3,5% (+3,3%) en is individueel bellen gestegen van 1,9% naar 3,8% (+1,9%). Op de werkplekken ziet Measuremen een daling van de sociale interactie ter plaatse en een verschuiving naar meer “online” sociale activiteiten via videoconferenties en bellen.

Een andere interessante bevinding is een enorme vermindering van “computerwerk” (-19,7%), die lijkt te worden gecompenseerd door een vergelijkbare toename van “mobiel computerwerk” (+11,1%). Het lijkt erop dat veel werknemers gewend zijn geraakt aan het werken op hun laptop, of de voorkeur geven aan het werken op hun eigen apparaat terwijl ze op kantoor werken.

Het kantoor is geen sociaal clubhuis aan het worden, integendeel zelfs

Figuur 4. Activiteiten op de werkplek pre-covid vs post-covid.

Discussie

In tegenstelling tot de verwachtingen constateert Measuremen dat het kantoor minder sociaal werd na covid. Vergaderruimtes werden post-covid niet populairder dan werkplekken, ongeacht de daling van de gemiddelde bezettingsgraad. De analyse van de activiteiten in de vergaderruimtes en op de werkplekken bevestigde deze bevinding nog eens. Minder vergaderingen in de vergaderruimtes en werkplekken werden vervangen door meer individuele activiteiten zoals videoconferencing, bellen of reviewing. Het lijkt erop dat mensen vaker naar vergaderruimtes zochten om hun 'individuele sociale werk' te doen. Dat mensen dit doen, komt wellicht doordat veel van hun collega’s nog steeds op afstand werken en zij met hun moeten kunnen communiceren. Daarnaast konden zij door de lagere bezettingsgraad individueel werk verrichten in vergaderruimtes of zelfs videoconferenties houden aan hun bureau. Toch lijkt het duidelijk dat mensen momenteel behoefte hebben aan ruimtes waar ze (digitaal) kunnen bellen. Als kantoren drukker worden, zal de behoefte aan ruimtes voor individuele gesprekken wellicht het belangrijkst worden om te faciliteren. De lage bezettingsgraad zou op dit moment ook een factor kunnen zijn in het lage aantal persoonlijke gesprekken op werkplekken. Een klein aantal mensen in een grote ruimte kan leiden tot minder sociale interacties in het algemeen.

In plaats van het kantoor nog te introduceren als een sociaal clubhuis, is het nu dus eerder een werkomgeving waar mensen zich aanpassen om effectief hybride te werken. Veel van hun collega’s werken nog steeds op afstand, terwijl de ruimtes niet geoptimaliseerd lijken te zijn voor hybride vergaderingen en/of (individuele) videoconferenties. Als remote werknemers deelnemen aan vergaderingen met mensen op kantoor, vraagt dit om ander gedrag dan mensen op kantoor. Soms dwingt dit mensen op kantoor om ook achter hun laptop te gaan zitten, ook al hadden ze misschien gehoopt op fysieke interactie in real-life. Dit is één van de redenen waarom het kantoor geen sociaal clubhuis kan worden. Toch zou het faciliteren van ruimtes voor het houden van effectieve hybride vergaderingen, zoals videoapparatuur en/of belhokjes, een manier kunnen zijn om hybride werken te omarmen in plaats van een geforceerde focus op het introduceren van het kantoor als een sociaal clubhuis. 

Het is goed om op te merken dat Measuremen in dit onderzoek alle vergaderruimtes heeft gegroepeerd, waaronder vergaderruimtes met gesloten vergaderruimtes, maar ook met open break-out ruimten. De populariteit van deze ruimten, en voor welk doel ze worden gebruikt, zou na COVID kunnen veranderen. Measuremen beschikt over deze gegevens en kan een onderzoeksartikel daaraan wijden. Vooralsnog ziet Measuremen in het algemeen het patroon dat het kantoor nog geen sociaal clubhuis is. 

In het algemeen lijkt het erop dat, om werknemers te ondersteunen en in staat te stellen hun beste werk te doen, er nog enige coördinatie nodig is. Er zijn meerdere manieren om dit te bereiken:

  • Synchroniseer de roosters van (verwante) teams zodat ze volledige fysieke vergaderingen kunnen houden door beleidsregels en/of boekingssystemen te installeren. 
  • Verklein het kantoor om de sociale interactie te stimuleren (en geld te besparen). 
  • Verander de plattegrond van het kantoor om hybride werken en sociale interactie mogelijk te maken. 

Toch kan de beste oplossing voor jouw organisatie heel anders zijn. De branche, bedrijfscultuur of de huidige kantoor plattegrond zijn grote factoren die van invloed zijn op de dynamiek van het kantoor en op wat je werknemers nodig hebben om effectief te kunnen werken, zowel op kantoor als thuis. 

Delen:

Meer nieuws

SWP op locatie: neurodiversiteit en de kracht van kleur bij Tarkett

SWP op locatie: neurodiversiteit en de kracht van kleur bij Tarkett

dinsdag 16 september

Op 1 oktober organiseert Smart WorkPlace in samenwerking met SWP-partner Tarkett een nieuwe editie van SWP op locatie. Dit ...

Lees meer

<span>TableAir maakt onzichtbare leegstand op kantoor zichtbaar</span>

TableAir maakt onzichtbare leegstand op kantoor zichtbaar

dinsdag 16 september

Hoe effectief worden vergaderruimtes eigenlijk gebruikt op kantoor? Voor veel organisaties blijkt dat verrassend lastig ...

Lees meer

SWP Talks: De kantoorrevolutie

SWP Talks: De kantoorrevolutie

maandag 15 september

Tijdens de nieuwste aflevering van SWP Talks ging Wim Kooyman in gesprek met experts over de toekomst van het kantoor. Hoe ...

Lees meer

Solved Club 25 belicht toekomst van kantoorhuisvesting

Solved Club 25 belicht toekomst van kantoorhuisvesting

vrijdag 12 september

Donderdag 18 september 2025 organiseert Solved in Rotterdam de jaarlijkse Solved Club 25, een exclusief evenement voor beslissers ...

Lees meer

Van koffieautomaat-loopje naar echte beweging

Van koffieautomaat-loopje naar echte beweging

donderdag 11 september

'Zitten is het nieuwe roken' hoor je steeds vaker, maar wat kun je doen om medewerkers in beweging te krijgen? In deze blog ...

Lees meer

De kracht van samenwerken

De kracht van samenwerken

donderdag 11 september

IFM-contracten zijn notoir complex, maar hebben voordelen als efficiëntie, kostenbesparing en betere kwaliteit en consistentie. ...

Lees meer

Flexibiliteit sleutelwoord voor de toekomst

Flexibiliteit sleutelwoord voor de toekomst

woensdag 10 september

Transities op de onderwijscampus buitelen over elkaar heen: van energie- en CO2-reductie tot groene mobiliteit en hergebruik ...

Lees meer

Het belang van gezonde luchtkwaliteit

Het belang van gezonde luchtkwaliteit

dinsdag 9 september

Een gezonde schoolomgeving zou vanzelfsprekend moeten zijn. Toch blijkt dat ruim 80% van de Nederlandse scholen te maken ...

Lees meer

Whitepaper: Zo creëer je een toekomstbestendige vergaderruimte

Whitepaper: Zo creëer je een toekomstbestendige vergaderruimte

dinsdag 9 september

Herken je dat? Een vergadering die moeizaam op gang komt omdat het scherm niet werkt, de microfoon hapert of de verbinding ...

Lees meer

Concurrenten komen samen voor duurzame doorbraak

Concurrenten komen samen voor duurzame doorbraak

maandag 8 september

Asito heeft een belangrijke stap gezet richting haar duurzaamheidsdoelstellingen door volledig over te stappen op circulaire ...

Lees meer

Gispen zet stappen naar de toekomst in duurzaamheidsverslag 

Gispen zet stappen naar de toekomst in duurzaamheidsverslag 

vrijdag 5 september

Gispen publiceert het nieuwe Duurzaamheidsverslag 2024: een jaarverslag over de in het vorige jaar behaalde resultaten en ...

Lees meer

TU Delft experimenteert met groene gevels.

TU Delft experimenteert met groene gevels.

donderdag 4 september

TU Delft onderzoekt hoe groene gevels kunnen bijdragen aan een toekomstbestendige campus. Daarbij worden diverse systemen ...

Lees meer

Maarten Bronda nieuwe CFO Sodexo Nederland

Maarten Bronda nieuwe CFO Sodexo Nederland

woensdag 3 september

Maarten Bronda is per 1 september de nieuwe CFO Sodexo Nederland en maakt deel uit van het directieteam. Sinds 2024 was ...

Lees meer

AT Osborne opnieuw gecertificeerd op hoogste trede van CO2-Prestatieladder

AT Osborne opnieuw gecertificeerd op hoogste trede van CO2-Prestatieladder

woensdag 3 september

AT Osborne heeft voor het vijfde jaar op rij de hoogste trede van de CO2-prestatieladder behaald. Het adviesbureau heeft, ...

Lees meer

Alvero publiceert duurzaamheidsverslag 2025

Alvero publiceert duurzaamheidsverslag 2025

dinsdag 2 september

Met het verslag 'Maak gebruik van wat er is' laat Alvero zien hoe meubelverhuur is uitgegroeid tot een strategische pijler ...

Lees meer

Tien MVO-managers op de shortlist voor titel ‘MVO Manager van het Jaar 2025’ 

Tien MVO-managers op de shortlist voor titel ‘MVO Manager ...

dinsdag 2 september

De shortlist met 10 kandidaten voor de MVO Manager van het Jaar verkiezing editie 2025 is bekend gemaakt. Dit jaar ...

Lees meer

Whitepaper: Natuurlijke elementen in de werkomgeving

Whitepaper: Natuurlijke elementen in de werkomgeving

maandag 1 september

Natuurlijke elementen op de werkvloer dragen bij aan een gezondere en productievere werkomgeving. In HEYDAY's nieuwe whitepaper ...

Lees meer

Stichting Politieveteraan ontvangt winnaarscheque ISS WorkPlace Manager Award 

Stichting Politieveteraan ontvangt winnaarscheque ISS WorkPlace ...

vrijdag 29 augustus

Namens ISS en Maaike van Kats (winnaar WorkPlace Manager 2024) heeft Wim Kooyman op 26 augustus de winnaarscheque van de ...

Lees meer

ISS en SBB versterken samenwerking voor meer stagekansen in facilitaire dienstverlening

ISS en SBB versterken samenwerking voor meer stagekansen in facilitaire ...

donderdag 28 augustus

ISS en de Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB) bundelen hun krachten om jongeren betere kansen ...

Lees meer

Gen Z helpt oudere collega’s met AI en verhogen productiviteit op de werkvloer

Gen Z helpt oudere collega’s met AI en verhogen productiviteit ...

woensdag 27 augustus

Uit nieuw internationaal onderzoek van International Workplace Group (IWG), bekend van onder meer Spaces en Regus, blijkt ...

Lees meer

Terug naar boven