Hoe manage je corona en lockdown in het grootste bedrijvenverzamelgebouw van ons land, het World Trade Center Amsterdam? Smart WorkPlace partner D&B The Facility Group speelde daarbij een belangrijke rol.
Marc Claassen is Senior Facility Manager WTC Amsterdam en Michel Pan is general manager bij facilitair dienstverlener D&B The Facility Group. In een interview voor Smart WorkPlace magazine nummer 7 kijken ze terug.
Claassen: “De bezetting van het gebouw liep onmiddellijk terug naar bijna nul, dus dat was heel onwerkelijk. Tegelijkertijd merkte ik direct dat de oorspronkelijke WTC- beheerorganisatie een jaar geleden is overgenomen door het Amerikaanse CBRE: er werden in recordtijd crisisteams geformeerd in zowel de VS als hier in Europa. Op zo’n moment is het wel heel prettig onderdeel uit te maken van misschien wel de grootste vastgoedbeheerorganisatie ter wereld en mee te kunnen liften op hun besluitvorming. Het gaf een zeker gevoel van saamhorigheid, juist omdat er zo snel op geacteerd werd. Maar lang verhaal kort: we hebben besloten het gebouw open te houden voor huurders die wel naar kantoor wilden komen. En dus werd er gewoon schoongemaakt en beveiligd, in ons geval door D&B.”
Pan: “Het was natuurlijk wel schakelen, want op het moment dat er zoveel minder mensen aanwezig zijn neemt de vervuilingsgraad sterk af. Wij zijn dus begonnen met ons werkprogramma aan te passen, om ervoor te zorgen dat we geen onnodig werk gingen doen en onnodige kosten gingen maken. Maar tegelijkertijd was er voor de gemeenschappelijke ruimten behoefte aan dagelijkse schoonmaakrondes voor het desinfecteren van alle contactpunten zoals liftknoppen, deurklinken en kranen en moesten de werkplekken ook intensiever gereinigd worden. In dat nieuwe normaal moesten we wel even onze balans vinden.”
Ook gaan ze in op de vraag of ze onmiddellijk begonnen met het gebouw aanpassen aan de anderhalvemetereconomie.
Claassen: “We bedienen een heel uiteenlopend segment huurders, en we kregen al vrij snel vragen over hoe wij de gebouwen coronaproof gingen maken. Nu hadden we het voordeel dat het WTC erg ruim is opgezet, dus looproutes waren niet direct een probleem. De bottleneck bleken de liften: we hebben de capaciteit teruggebracht naar twee personen per lift, waar in het verleden tot wel twaalf man in stonden. En de noodtrappenhuizen zijn met eenrichtingsverkeer opengesteld om de verdiepingen ook lopend bereikbaar te maken. Verder hebben we onze ‘menukaart’ met ondersteunende diensten waar huurders gebruik van kunnen maken, uitgebreid met corona-specifieke diensten zoals kantoordesinfectie, handpompjes, spatschermen en andere oplossingen en instructies om veilig te werken binnen anderhalvemeter. Zoiets doe je uiteraard samen met je partners. D&B heeft bijvoorbeeld een quick scan ontwikkeld om de behoeften van de huurders in kaart te brengen.”
Pan: “We hebben in die periode zeer intensief contact gehad, vooral via Teams. Marc en ik spraken elkaar doorgaans niet vaker dan eens per kwartaal. Maar op dat moment kwamen we in een voor ons beiden nieuwe situatie terecht waarvan we beiden geen idee hadden hoe we die moesten aanpakken. Je komt al snel in een proces terecht waarin je gaat praten over het afschalen van activiteiten, en de financiële consequenties daarvan. Dan is het wel prettig dat je al een tijd met elkaar werkt – in ons geval al zo’n negen jaar. Bij klanten waar we korter voor werken zie ik nu wel wat meer spanning op de relatie staan, zeker daar waar de contracten wellicht wat te scherp zijn ingestoken op kostenbesparing en een niet helemaal realistische SLA. Het heeft overigens ook te maken met snelheid van handelen, ben ik achter gekomen. Marc en ik hebben in de afgelopen maanden steeds in een vroeg stadium met elkaar geschakeld, terwijl sommige opdrachtgevers moeite hadden om van de ingestoken koers af te wijken. De truc is dat je niet alleen vanuit je eigen belang moet denken – maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan.”
Op de foto: Marc Claassen in het WTC Amsterdam. Foto: Michael Kooren.
Het volledige interview met Marc Claassen en Michel Pan leest u in de zevende editie van Smart WorkPlace, die op 12 november verschijnt en die als thema ‘Blended Working’ heeft. Bestel uw nummer nu hier.
