Constructief en professioneel kennis delen over werkomgeving van gemeenten na corona (3/4)
Om de juiste thema’s in beeld te krijgen voor de inrichting van de werkomgeving bij gemeenten na corona organiseerde Smart WorkPlace een Round Table met zeven gemeenten. Bij deze deel 3 van het verslag.
Werkstijlen na corona
Na 'Maart 2020' zoomt de Round Table zoomt in op de werkstijlen na corona. Schuiten trapt af: “Toen we met werkstijlen aan de gang gingen, kwamen we al snel tot de ontdekking dat we met persona’s alleen niet uit de voeten konden. We hadden bijvoorbeeld een persona ‘leidinggevende’. Maar een leidinggevende handhaving of buitendienst heeft een heel ander patroon dan een leidinggevende boekhouding. Vandaar dat we al snel ook werkstijlen hebben ontwikkeld om die verschillen tot uitdrukking te laten komen. Een voorbeeld van zo’n werkstijl is de mobiele werker. Dan heb je het bijvoorbeeld over een leidinggevende die leidinggeeft op tien verschillende plekken en soms wel op vier of vijf verschillende locaties per dag.”
Het brengt Dijkmans, die aangeeft dat in Utrecht WPA het onderzoek naar persona’s/werkstijlen heeft gedaan, bij de vraag hoe andere gemeenten dat aanpakken. Schuiten: “In Rotterdam hebben we dat zelf gedaan. We zijn anderhalf jaar geleden begonnen met de doorontwikkeling 2.0 vanuit het nieuwe werken. We hebben toen 150 afdelingsmanagers gevraagd om met ons in gesprek te gaan, samen met een afvaardiging van hun afdeling. Het brede beeld dat daaruit naar voren kwam hebben we vervolgens aangepast op de punten van ontmoeten en plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Momenteel leggen we dat aangepaste beeld weer terug bij de mensen met wie we destijds gesproken hebben.” Ede deed het onderzoek naar persona’s en werkstijlen – net als Rotterdam – wel zelf. Van Woensel: “Daarbij speelden zowel IT als HR een belangrijke rol. De uitkomsten hebben we vervolgens teruggelegd bij de managers om te checken of die voor hen logisch klonken.”
Presteren onder druk
De deelnemers gaan vervolgens in op de vraag in hoeverre bij gemeentelijke organisaties het presteren onder druk is komen te staan door corona en in hoeverre er sprake is van een zorgelijke situatie. Navis: “Wat mij is opgevallen in de periode dat we in een korte tijd met onze ICT-afdeling een behoorlijke transitie moesten doormaken om onze medewerkers te faciliteren, is dat de organisatie eigenlijk verrast was door het gemak waarmee gezorgd kon worden dat processen doorliepen. De backoffice kon daardoor eigenlijk heel snel omschakelen naar plaats- en tijdonafhankelijk werken. In die zin heeft corona wel echt een boost gegeven in de organisatie om er anders naar te kijken. De uitdaging is nu vooral om te komen tot een goede harmonisering van de huisvestingsvisies van de drie gemeenten, die ook goed aansluit bij de klantvraag van die gemeenten. Of moet je toch kiezen voor maatwerk per gemeente?” Vos-Tijdhof geeft aan dat ook in Den Haag het plaats-, tijd- en apparaatonafhankelijk werken in sneltreinvaart is ingevoerd. “We hadden nog IT-achterstanden, maar daar is nu fors in geïnvesteerd. Ik merk dan – wat Navis ook aangaf – hoeveel er kan en hoe flexibel mensen zijn om zaken thuis op te pakken. Dat vond ik mooi en bijzonder om te zien. Wat in Den Haag daarentegen minder goed ging was het faciliteren van thuis. Het duurde lang voordat we de knoop hadden doorgehakt om het meubilair en de beeldschermen bij de mensen thuis te krijgen. Eigenlijk is dat pas recent gebeurd, toen bleek dat dit thuiswerken echt langer gaat duren. Wat positief is, dat de dienstverlening aan de burgers ondertussen gewoon is doorgegaan.” Vos-Tijdhof geeft ook toe dat de druk op het facilitair apparaat groot was: “We moesten de panden inrichten, waarbij we vaak veel commentaar kregen en waardoor de reguliere dienstverlening en de crisisdienstverlening weleens met elkaar botsten.” Toch waren er ook gave momenten: “We hebben in die periode in het Atrium een coronaproof raadsvergadering georganiseerd waarbij de hele keten aanwezig was en is de nieuwe visie op werken ontstaan.” De Wit gaat terug naar de huisvestingsscenario’s die Hilversum had opgesteld. “In onze strategische huisvestingsvisie, opgesteld in nauw overleg met HR en IT, wilden we het liefst met zijn allen van de huidige vijf naar één nieuwe locatie. Nu gaan we echter terug naar de eerste variant, het behouden van de huidige vijf, maar dan wel in een plusvariant: met de toevoeging van het hybride werken en met het gebruik van persona’s.”
Venlo koos bij de transitie naar thuiswerken in maart voor een andere variant, vertelt Janssen: “We hebben ervoor gekozen om de faciliteiten – meubilair, laptops en beeldschermen – daarvoor te huren en niet de eigen voorzieningen te verstrekken. We zagen ook al snel dat alle processen richting burgers gewoon doorliepen.” Wel zat Venlo met een andere uitdaging. “Venlo is een van de gemeenten waar buitenlandse werknemers zich registreren. Die komen vaak in grote groepen op zondag aan vanuit het Oostblok, waarna ze zich met diezelfde grote groep maandag in de hal melden om zich te registreren. Daar hebben we dus fors moeten ingrijpen. De verdere grote processen en het thuiswerken gingen echter optimaal, mede dankzij de goede ICT-ondersteuning. Zo hebben we bijvoorbeeld meteen in de vergaderruimtes professionele Teams-voorzieningen kunnen aanbrengen.”
Klussenplein
Schuiten komt nog even terug op de situatie van de medewerkers tijdens de transitie: “Wij hebben in Rotterdam een klussenplein ingericht voor alle tijdelijke extra taken die erbij kwamen. Dat ontstond vanuit de al langer bestaande gedachte dat we graag alle medewerkers flexibeler willen gaan inzetten. Dus: als ze bijvoorbeeld bij Stadsbeheer niet nodig zijn, kun je ze dan bij Werk & Inkomen inzetten en omgekeerd. Dat klussenplein blijkt te werken: er zijn veel mensen die het best leuk vinden om een tijd wat anders te doen. Voor ons is dat onverwachte bijvangst. Bovendien versterkt zo’n klussenplein de onderlinge verbondenheid tussen clusters en afdelingen.” In Ede ontstond iets vergelijkbaars, vertelt Van Woensel: “Bij ons heette dat de interne vacaturebank. Verder hebben we als gemeente vanaf het begin steeds gefocust op het monitoren van vitale processen, waarbij we mensen regelmatig lieten rapporteren. Uiteindelijk is er geen zorgelijke situatie ontstaan en hebben we ons er goed doorheen geslagen.” In Utrecht heette het het ‘matchpunt capaciteit’ vertelt Dijkmans, bedoeld om vraag en aanbod te delen in de organisatie. “Bij ons werkte het niet optimaal. Ik ben daarom reuzebenieuwd naar de succesfactoren in Rotterdam en Ede.” Van Woensel reageert meteen: “Het gaat om het benoemen van de vitale processen, waar we met zijn allen de schouders onder moeten zetten. Dat doen hielp echt in Ede. Het wisselen van taak gebeurde vaak tijdelijk en ook met behoud van salaris.”
Ton Schuiten (foto): “Ik denk dat we soms wat ondeugender geweest zijn."
Schuiten komt ook met een goede tip: “Zet mensen die dat doen in het zonnetje! ‘Hij is al tien jaar weg als chauffeur en gaat nu toch weer als chauffeur in de reiniging werken’. En doe hetzelfde bij de groep die het weekeind doorwerkte om de TOZO-aanvragen af te handelen.” Een van de deelnemers stelt daarop aan Schuiten de vraag hoe ze in Rotterdam omgingen met medewerkers die bepaalde kwalificaties misten. Schuiten reageert gevat: “Ik denk dat we soms wat ondeugender geweest zijn. Bovendien hebben de concerndirectie en het college vantevoren bepaald dat er geen enkele verrekening zou plaatsvinden. Dat betekende: geen administratieve rompslomp.” Dijkmans valt hem bij: “De interne verrekening sloopt inderdaad alles. Waar dat niet speelde, werkte het ‘matchpunt capaciteit’ wel.”
De deelnemers aan de Round Table:
- Anita Vos-Tijdhof: portefeuillemanager bij de gemeente Den Haag.
- Jan-Willem de Wit: teammanager facilitair bij de gemeente Hilversum.
- Ton Schuiten: programmamanager bij de gemeente Rotterdam.
- Nathalie van Woensel: manager huisvesting en services bij de gemeente Ede.
- Adrie Navis: contractmanager bij De Connectie, een overheidsinstelling die werkt voor drie gemeenten: Arnhem, Rheden en Renkum.
- Fred Janssen: adviseur facility management bij de gemeente Venlo.
- Wouter Dijkmans: manager huisvesting bij de gemeente Utrecht.
