Constructief en professioneel kennis delen over werkomgeving van gemeenten na corona (4/4)
Om de juiste thema’s in beeld te krijgen voor de inrichting van de werkomgeving bij gemeenten na corona organiseerde Smart WorkPlace een Round Table met zeven gemeenten. Bij deze deel 4 van het verslag.
Roadmap
Na Werkstijlen na corona buigen de deelnemers zich over de roadmap voor het werken na corona. Vos-Tijdhof trapt af. “Wat we nodig hebben is dat straks niet meer iedereen volledig naar kantoor komt. En dat we de hybride manier van werken die is ontstaan grotendeels vasthouden. Hoe houden we vast aan deze nieuwe manier van werken? Hoe zorgen we dat de nieuwe visie op werken en ontmoeten wordt geïmplementeerd? Hoe gaan we ervoor zorgen dat we panden kunnen afstoten om de taakstellingen te realiseren? Dat is spannend omdat we te maken hebben met mensen en we denken dat velen na de zomer van 2021 als het vaccin is toegediend weer naar kantoor willen en dan ook zullen komen, omdat de behoefte er is om op kantoor te zijn en elkaar te ontmoeten. De uitdaging zal ook zijn om het thuiswerken straks zo te faciliteren dat ook na zomer 2021 het thuiswerken de norm gaat zijn.” De Wit is ondertussen in Hilversum druk bezig met het formuleren van een opdracht. “Ik hoop van het college een scherp geformuleerde opdracht te krijgen op het vervolg van de strategische huisvestingsvisie. Daarbij komen ook de al genoemde thema’s aan de orde zoals: ga je voorschrijven dat medewerkers thuis moeten werken of laat je het los? Dat laatste speelt nog in Hilversum. Mijn worsteling daarbij is bovendien of je als gemeente het thuiswerken wel kunt voorschrijven. Het zou mooi zijn als we daarin bepaalde zaken konden ‘vastklikken’ zoals het percentage dat je inricht voor ontmoeten en het deel vaste plekken en flexplekken. Evenals het definiëren van ‘ontmoeten’. Volstaan koffieautomaten of moet je zalen inrichten voor ontmoeten en wat is dan nodig in die zalen? We hebben in een van de panden een ruimte daarvoor op het oog, waar we medewerkers voor willen uitnodigen zodat ze kunnen aangeven wat hun behoefte is.” Dijkmans ziet in de discussies bij de gemeenten een aantal rode draden. “Ik hoor steeds het vraagstuk terug tussen enerzijds vrijheid laten bij elk individu en het maken van een persona per individu en anderzijds de ‘angst’ dat iedereen na de zomer van 2021 het kantoor weer inrent. Anders gezegd: kan ik als organisatie nog wel zeggen dat iedereen deels thuis moet gaan werken, als iedereen graag naar kantoor wil? Ik ben ook benieuwd hoe andere gemeenten de centrale ondernemingsraad bij zo’n roadmap betrekken. Want mijn COR heeft bijvoorbeeld getekend convenant waarin precies staat vastgelegd hoeveel werkplekken er elke dag van de week beschikbaar moeten zijn.”
Schuiten geeft aan dat Rotterdam momenteel probeert in de roadmap zaken parallel aan te pakken. “We besteden er veel aandacht aan dat alle managers en teamleiders in gesprek gaan met hun team en daarin duidelijk aangeven dat de situatie waarin we zaten nooit meer terug zal komen. Dat gesprek is de basis waarop medewerkers vervolgens moeten bepalen welk deel van de tijd ze in de wijk willen doorbrengen, welk deel op kantoor, welk deel op andere plekken om te ontmoeten – denk bijvoorbeeld aan een café – en welk deel thuis. Tegelijkertijd willen we daarbij ook huisvesting, HR en ICT proberen te ontwikkelen. De COR is overigens bij ons een groot voorstander hiervan omdat het meer vrijheid aan medewerkers geeft over hoe en wanneer ze hun werk doen. De concerndirectie is vanuit de verantwoordelijkheid en de wetenschap dat een organisatie niet zo eenvoudig is bij te sturen wat voorzichtiger, maar ook de concerndirectie heeft uiteindelijk ja gezegd. Daarbij is het ook een voordeel dat we geen bezuinigingsdoelstelling hebben. Wij gaan het geld dus niet teruggeven aan het college maar het inzetten om het voor andere zaken te gebruiken. Bijvoorbeeld voor een flexibele werkvergoeding c.q. thuiswerkvergoeding. Zo proberen we op basis van drie vragen – wat gaat er goed op dit moment en waar word je blij van, wat moet er beter en wat kan anders – een ontwikkeling naar de toekomst door te maken.”
Van Woensel springt daarop in: “In Ede willen nu met kaders een concrete invulling gaan geven aan de visie met als uitgangspunt dat we niet meer teruggaan naar de oude situatie. Vervolgens willen we de medewerkers erbij betrekken door ze te zeggen: als dit de kaders zijn wat zou je dan nog missen en nog willen toevoegen?” Van Woensel brengt daarbij nog een ander element in: de spreiding van dagen. “Als je dat niet goed regelt en iedereen komt nog steeds op hetzelfde moment naar kantoor heb je evengoed nog een probleem.” Navis: “Eigenlijk wil je kijken hoe je meer controle kunt hebben over het ondersteunen van de organisatie met je werkplekken. Daar is een visie voor nodig. Daarnaast moet je medewerkers verleiden om naar kantoor te komen wanneer dat slimmer zou zijn. Ik merkte voor corona dat er best wel al flexibiliteit bij de medewerkers daarin zat, maar ze werden nog niet getriggerd. Ik verwacht dan ook geen grote problemen post-corona, maar vind dat we wel moeten kijken hoe we de medewerkers beter kunnen laten werken. Dat betekent als eerste dat mensen op meer plekken – naast kantoor – moeten kunnen werken en als tweede dat ook het aanbod op kantoor moet veranderen.”
Adrie Navis (foto): “Eigenlijk wil je kijken hoe je meer controle kunt hebben over het ondersteunen van de organisatie met je werkplekken."
In Venlo is er nog geen roadmap, maar moet die er wel komen, zegt Janssen. “Bij ons ziet de directie het liefste de mensen om zich heen in kantoor. Ook wij hadden al vanaf de start in het nieuwe kantoor het tijd- en plaatsonafhankelijk werken: mensen mogen door de week hun uren maken tussen zeven uur ’s ochtends en half twaalf ’s avonds en zaterdag en zondag van zeven tot zeven. De voornaamste keuze hier is dus vooral: wat kunnen, mogen en moeten de mensen thuis doen.”
Afsluitend
Aan het eind constateert initiatiefnemer Dijkmans dat hij door de Round Table zowel weet wat hij wel al heeft aan kennis over de werkomgeving bij gemeenten na corona maar – even belangrijk – ook wat nog ontbreekt. “Daarom is het goed om bij elkaar te kijken wat er al is en wat werkt en wat niet. De holy grail moeten we met elkaar gaan maken.” Schuiten benoemt daarbij nog een belangrijke bedreiging: “Wat moeten we doen als iedereen gevaccineerd is en er een beweging ontstaat van ‘ik ga terug naar kantoor’. Daar is nog geen antwoord op, ook niet bij leidinggevenden: daar zijn zowel mensen die zeggen ‘niemand mag op dat moment meer thuiswerken’ tot ‘ik wil nooit meer mensen op kantoor zien’. Tegelijkertijd is er ook een grote kans: we zijn op dit moment met zoveel flexibiliteit zaken aan het doen dat ik hoop dat we dat vast kunnen houden.” Vos-Tijdhof benadrukt opnieuw het belang om van elkaars expertise te leren: “Daarbij maakt het voor mij minder uit of je het dan hebt over grote of kleinere gemeenten.” Volgens Nevens kun je in die zoektocht eigenlijk niet iets fout doen, omdat het allemaal nieuw is. “Mijn oproep is daarom: probeer het vooral en stuur tijdig bij als je merkt dat het niet werkt.” Janssen roept daarbij op om intern met de diverse disciplines aan tafel te gaan op keuzes te maken. “We zullen het samen moeten doen, extern door te leren van andere gemeenten, en intern door samen te werken met alle disciplines.” Hij wijst er ook op dat niet op nul hoeft te worden gestart: “Bij ons werd ook al voor corona voor een deel thuisgewerkt. Daarop kunnen we nu voortborduren.” Van Woensel vindt het een troostrijke gedachte dat veel gemeenten met dezelfde uitdagingen worstelen en dat ze dus met Ede er niet alleen voor staat.
De deelnemers aan de Round Table:
- Anita Vos-Tijdhof: portefeuillemanager bij de gemeente Den Haag.
- Jan-Willem de Wit: teammanager facilitair bij de gemeente Hilversum.
- Ton Schuiten: programmamanager bij de gemeente Rotterdam.
- Nathalie van Woensel: manager huisvesting en services bij de gemeente Ede.
- Adrie Navis: contractmanager bij De Connectie, een overheidsinstelling die werkt voor drie gemeenten: Arnhem, Rheden en Renkum.
- Fred Janssen: adviseur facility management bij de gemeente Venlo.
- Wouter Dijkmans: manager huisvesting bij de gemeente Utrecht.
