WELL-quickscan voor gemeente Utrecht (2/2)
Hoe objectiveer je de kwaliteit van een gezonde werkomgeving en moet je daarbij wel of niet voor WELL-certificering gaan? Daarover ging Smart WorkPlace in gesprek met twee partners, de gemeente Utrecht en RoyalHaskoningDHV.
Aan het gesprek namen deel: Paul van Rijn, huisvestingsadviseur bij de gemeente Utrecht, Fleur Simons (openingsfoto), projectleider bij het interne zelfsturend projectteam De Ruimdenkers bij de gemeente Utrecht, en Jet Prevosth, consultant health & wellbeing bij RoyalHaskoningDHV. In deel 1 kwamen de voorgeschiedenis, de aandachtspunten en de aanpak en opzet van de quickscan aan de orde.
Uitkomsten quickscan
Uit de quickscan kwam als conclusie naar voren dat de gemeente over het algemeen al heel goed scoort, maar er ook bij elk thema nog duidelijke verbeterpunten zijn. Simons: “Als je kijkt naar de tien thema’s van WELL is het belangrijkste thema waar we op moeten verbeteren ‘Licht’. Dan heb je het over de lichtarmaturen en de lampen. Zo maken we bijvoorbeeld bijna geen gebruik van LED-verlichting.” Prevosth vult aan: “Bovendien bevat de verlichting kwik en daarop wordt het door WELL afgekeurd. Bij WELL is de afwezigheid van kwik een belangrijke vereiste voor certificering, daarom adviseren wij de gemeente Utrecht de aanwezige verlichting te vervangen.” Simons: “De overweging om armaturen en lampen te vervangen speelde – zo leerde navraag – overigens al voor de quickscan, maar de uitkomsten hebben er wel toe geleid dat het onderwerp daardoor een hogere prioriteit heeft gekregen.”
Hoewel Licht er duidelijk uitsprong, toonde de quickscan ook aan dat op andere thema’s nog winst was te behalen. Simons: “Dat kunnen soms ook kleine zaken zijn. En dat varieert van zaken als bij de catering aangeven welke allergenen er in producten zitten tot aan het beleid rond zwangerschapsverlof en bewegen.” Prevosth: “Het thema ‘Beweging’ is een mooi voorbeeld. De quickscan laat namelijk enerzijds zien dat de gemeente Utrecht op dit punt hoog scoort en dat er al veel aan wordt gedaan. Daarbij is de ligging – midden in het centrum, naast Utrecht CS – een groot voordeel omdat er veel voorzieningen op loopafstand zijn. Maar de gemeente organiseert zelf ook al veel, zoals bootcamps en bokslessen. Anderzijds komt de quickscan ook met een aantal aanbevelingen waar zeker nog iets mee gedaan kan worden. Zo is het trappenhuis in de kern naast de liften visueel nog echt een noodtrappenhuis. Door die uitstraling stimuleert het medewerkers niet om trap te gaan lopen. Een aantrekkelijkere inrichting kan daarom zeker een boost geven.”
Quickscan en corona
De quickscan vond plaats in de zomer van 2020, midden in de coronacrisis. Een coronacrisis die zal leiden tot een nieuwe werkelijkheid wat betreft de werkomgeving en de manier van werken met onder meer een hoger percentage thuiswerken. Het roept de vraag op naar de waarde van de quickscan. Volgens Simons zijn de uitkomsten altijd waardevol. “We kunnen ze namelijk altijd gebruiken bij het inrichten van het kantoor na corona. En het geeft nuttige handvaten op de punten waar we ons het beste op kunnen richten. Zowel op het gebied van WELL als op het gebied van de wensen van de medewerkers.” Maar ook tijdens corona heeft de quickscan al waarde. Simons: “We kunnen met de uitkomsten nu al inspelen op de processen die momenteel lopen vanuit onder meer HR en F&H.
Van Rijn: “Als je kijkt naar de nabije toekomst, waarin we als gemeente het ‘werken 3.0’ gaan vormgeven, dan ligt het belang van de quickscan allereerst in de objectivering van informatie. Je krijgt als organisatie een objectieve maatstaf, die veel onnodige discussie voorkomt. Inhoudelijk ben ik blij met de quickscan omdat het de discussie rond werken en gezondheid goed samenbrengt.” Prevosth vult aan: “De quickscan is wel degelijk nog urgent, want een gezond gebouw is belangrijker dan ooit. Bovendien gaat met straks meer thuiswerkers de hoeveelheid vierkante meters kantoorruimte misschien wel omlaag, tegelijkertijd gaat de kwaliteit ervan omhoog.” Van Rijn nuanceert de reductie van vierkante meters en neemt daarbij ook de resultaten van het werkstijlonderzoek mee, waarbij de gemeente Utrecht verschillende werkstijlen identificeerde: “Omdat medewerkers straks post-corona meer thuis gaan werken – naar verwachting ongeveer 60-40 – zal de bezettingsgraad van het bestaand aantal vierkante meters gaan dalen. Of het aantal vierkante meters zal afnemen, vraag ik me af, ook omdat de afgelopen decennia het intensieve gebruik van die vierkante meters vaak een bron van ongenoegen was. Ik verwacht dat dit jaar eerste inzichten zal opleveren over de nieuwe post-corona balans en op de daarmee samenhangende ruimtebehoefte.”
"We kunnen met de uitkomsten van de quickscan nu al inspelen op de processen die momenteel lopen vanuit onder meer HR en F&H" - Fleur Simons
Wel of niet WELL-certificeren?
De gemeente Utrecht denkt momenteel serieus na over de vraag of de WELL-certificering wel of niet moet worden uitgevoerd, vertelt Simons. “Daarbij is het enerzijds positief om zo’n certificering te behalen, maar kost het anderzijds ook veel geld. Ik vind dat je dat geld onder andere beter kunt inzetten voor de verbetering van het faciliteren van bijvoorbeeld de thuiswerkomgeving.” Prevosth wijst op de voordelen van het gaan voor een WELL-certificering: “Het is een commitment, ook omdat je het elke drie jaar moet vernieuwen. Het dwingt je om met alle thema’s van WELL direct aan de slag te gaan en dat daarna ook te monitoren. Daarnaast is het behalen ook een erkenning, die je als organisatie kunt laten zien aan de buitenwereld. En er is nog een voordeel: het heeft een positieve invloed op de waarde van je vastgoed. Het zegt namelijk ook iets over de status van het onderhoud aan je pand.” Van Rijn: “Dat laatste is interessant. De gemeente Utrecht is eigenaar van het pand. Het kan zijn dat we in de toekomst bij minder gebruik een deel gaan verhuren. In die zin kan het pand door een WELL-certificering meer waard zijn geworden. Geld dat we vervolgens kunnen investeren in bijvoorbeeld het punt van Simons, de verbetering van het faciliteren van de thuiswerkomgeving.” Prevosth merkt op, dat bij het wel of niet kiezen voor WELL-certificering de belangen van de eindgebruiker altijd uitgangspunt moeten zijn. “Ik ben daarom niet per definitie voorstander van het halen van een certificaat, er moet altijd een goede argumentatie voor zijn.” Simons: “Los van de uiteindelijke keuze zijn we nu wel al aan het inventariseren wat er nodig is om zo’n certificeringsproces in te gaan. Waarbij we ook gaan kijken of alles wel mogelijk is. Uit de certificering kan bijvoorbeeld naar voren komen dat het casco misschien wel moet worden aangepast. Het is dan nuttig om te weten of dat wel kan.”
Ook RoyalHaskoningDHV heeft geleerd van de quickscan voor de gemeente Utrecht. Prevosth: “Een van de opvallendste dingen die ik heb geleerd is dat hoe omvattend WELL ook is, het nog steeds niet alles omvat. Je zult dus altijd je kennis en ervaring moeten gebruiken en goed moeten luisteren naar klachten van eindgebruikers.”
WELL Health-Safety Rating
WELL heeft ingespeeld op corona met de ontwikkeling van een WELL Health-Safety Rating. Prevosth: “Dat is een aanvullende module, gericht op de veilige post-corona werkomgeving, die je zowel los als samen met een complete WELL-certificering kunt behalen. Daarbij is de module niet alleen gericht op bestrijding van virale infecties, maar ook op crisismanagement en voorbereiding op andere noodsituaties.” De WELL Health-Safety Rating heeft zes thema’s: schoonmaak en hygiëne, noodprocedures, gezondheid, lucht- en waterkwaliteit, stakeholdermanagement en innovatie. De thema's bevatten in totaal 22 items. Hierbinnen kunnen organisaties kiezen wat het beste bij hen past. Om het certificaat te behalen, moet aan een minimum van 15 items worden voldaan. De certificering dient elk jaar vernieuwd te worden.
Dit is deel 2 van een artikel over de WELL-quickscan voor gemeente Utrecht. Lees hier deel 1.
Fotocredit: Eva Dokter.
