WELL-quickscan voor gemeente Utrecht (1/2)
Hoe objectiveer je de kwaliteit van een gezonde werkomgeving en moet je daarbij wel of niet voor WELL-certificering gaan? Daarover ging Smart WorkPlace in gesprek met twee partners, de gemeente Utrecht en RoyalHaskoningDHV.
Het belang van een gezonde werkomgeving wordt steeds beter begrepen. Maar hoe objectiveer je de kwaliteit van een gezonde werkomgeving en moet je daarbij wel of niet voor WELL-certificering gaan? RoyalHaskoningDHV deed voor de gemeente Utrecht een WELL-quickscan. Beide partijen zijn het erover eens dat deze – los van de uiteindelijke keuze om te certificeren – zijn waarde al heeft bewezen. Paul van Rijn (openingsfoto), huisvestingsadviseur bij de gemeente Utrecht: “Je doet je voetjes in het water alvorens je een duik gaat nemen.”
Objctieve meetlat
Voordat Fleur Simons, projectleider bij het interne zelfsturend projectteam De Ruimdenkers bij de gemeente Utrecht, ingaat op de voorgeschiedenis van de quickscan, zoomt ze eerst uit naar het bredere plaatje: “De gemeente Utrecht heeft als ambitie ‘Gezond stedelijk leven voor iedereen’. Daaronder valt onder andere dat iedereen gezond kan leven en werken in de stad. Vervolgens ga je kijken naar wat een gezonde werkomgeving eigenlijk inhoudt en waar de gemeente Utrecht als organisatie voor staat. Daarbij hebben we gekozen voor een WELL-onderzoek, omdat WELL wetenschappelijk onderbouwde inzichten biedt. Met het onderzoek leggen we onszelf langs een objectieve meetlat en krijgen we verbeterpunten in beeld.”
Prioritering in projecten
Een tweede aanleiding voor de quickscan was de prioritering in projecten. Simons: “Met de quickscan krijg je inzichtelijk welke projecten impact hebben op het gebied van gezondheid en productiviteit. Daar kun je dan als eerste naar kijken. De afdeling Facilitair & Huisvesting kreeg namelijk wel signalen, tips en klachten van eindgebruikers, die aanleiding konden zijn voor verbeteringen in de werkomgeving. Met behulp van WELL konden we inzicht krijgen in wat de eindgebruikers zeiden en er een prioritering in aanbrengen.” Jet Prevosth, consultant health & wellbeing bij RoyalHaskoningDHV, vult aan: “Ideaal zou zijn wanneer het de standaard is om vanuit gezondheidsoogpunt de werkomgeving grondig onder de loep te nemen. Gemeente Utrecht gaat daar op deze manier al diepgravend op in. Waarbij WELL in eerste instantie meer als tool is gebruikt dan als certificeringsmethode.” Paul van Rijn, huisvestingsadviseur bij de gemeente Utrecht: “Veel kantoorgebouwen voldoen aan de wet- en regelgeving wat betreft de werkomgeving. In die wet- en regelgeving is echter de ondergrens gedefinieerd. Ik zou het interessant vinden om te weten wat het opschroeven van die ondergrens bijdraagt aan het welzijn, maar misschien ook wel aan de performance van medewerkers. Bovendien zijn werkzaamheden in de loop der jaren veranderd, maar de wet- en regelgeving nog niet. Die volgt. Vandaar dat zo’n quickscan heel nuttig is: ten eerste objectiveer je zaken en ten tweede krijg je een mooie discussie over wat je meer zou kunnen doen dan de norm en over wat het je oplevert.”
"Ideaal zou zijn wanneer het de standaard is om vanuit gezondheidsoogpunt de werkomgeving grondig onder de loep te nemen." - Jet Prevosth
Wat houdt de quickscan in?
Simons benadrukt dat de gemeente Utrecht al voor de coronacrisis met dit onderwerp aan de slag wilde. “Het staat al sinds 2019 op de agenda. Vervolgens zijn we in maart 2020 ermee begonnen en is de quickscan uiteindelijk in de zomer van 2020 gehouden.” Prevosth licht de quickscan verder toe: “De quickscan is ontwikkeld door RoyalHaskoningDHV en gebaseerd op WELL. We willen daarmee de klant inzicht bieden in de positie van de organisatie op de WELL-meetlat en daarmee mogelijke verbeteringen inzichtelijk maken. Daarnaast is het in feite een haalbaarheidsstudie. Voor de gemeente Utrecht hebben we ervoor gekozen het inzicht als uitgangspunt van de scan te nemen. We hebben niet álle WELL metingen verricht, maar voornamelijk wat relevant was, naar aanleiding van de ervaren klachten in de werkomgeving. Waarbij we voor het onderwerp akoestiek zelfs verder zijn gegaan dan WELL, met een kantoortuinakoestiek meting. Van Rijn geeft het nut van de quickscan kernachtig weer: “Je doet je voetjes in het water alvorens je een duik gaat nemen.” De quickscan geeft volgens Simons ook inzicht in hoeverre het zinvol is om voor de WELL-certificering te gaan. “Afhankelijk van waar je staat kan het namelijk grote kosten met zich meebrengen.”
Aandachtspunten quickscan
Vervolgens gaat Simons in op de specifieke aandachtspunten voor de gemeente Utrecht bij de quickscan. “Allereerst de akoestiek. Op dat punt hebben we twee aanvullende metingen gedaan. Zowel een ‘gewone’ geluidsmeting als een kantoortuinakoestiekmeting. Bij dat laatste gaat het onder meer om de nagalmtijd van spraak en de invloed daarvan op het afleiden en dus de productiviteit van collega’s. En om de invloed van ‘barricades’. Zo hebben we op kantoor hoge banken en panelen staan om geluid te dempen. Uit de quickscan kwam naar voren dat ze eigenlijk tot het plafond zouden moeten reiken om het gewenste effect te hebben. De quickscan levert daarnaast informatie op over de vloerindeling – waar plaats je bijvoorbeeld de schotten – en de algemene indeling van de kantoortuin. Nu zoeken afdelingen elkaar nog op: HR zit bij HR, F&H bij F&H etc. Uit de quickscan kwam als aanbeveling dat je je kantoortuin ook meer kunt inrichten op activiteiten, zoals geconcentreerd werken of vergaderen.” Prevosth: “Die kantoortuinakoestiekmeting is een mooi voorbeeld van een element dat niet in WELL zit, maar wat we toch gericht hebben aangevuld in de quickscan, omdat de gemeente Utrecht op dat punt met een concreet probleem zat. De gemeente Utrecht wil ook nog graag een extra meting doen op het gebied van luchtkwaliteit. Simons: “Die hebben we echter nog niet uitgevoerd omdat de bezettingsgraad vanwege corona nog niet representatief is.”
De quickscan stond niet op zichzelf, vertelt Van Rijn. “Tegelijkertijd met de quickscan is er een werkstijlonderzoek gedaan. Vanwege corona was er namelijk een sense of urgency ontstaan om grip te krijgen op in hoeverre zaken straks post-corona mogelijk anders gaan in vergelijking met de periode pre-corona. De werkstijlanalyse vormde daar een mooie basis voor. Een van de uitkomsten daarvan is dat de huidige kantooromgeving in de praktijk zeker zijn beperkingen heeft.”
Aanpak en opzet quickscan
Nadat besloten was om een quickscan uit te voeren, ging de gemeente Utrecht eerst in gesprek over de specifieke aandachtspunten en de eventuele additionele vragen. Vervolgens kreeg de gemeente een uitgebreide vragenlijst, gebaseerd op de tien thema’s van WELL (Lucht, Water, Voeding, Licht, Beweging, Thermisch comfort, Akoestiek, Materialen, Mentale gezondheid en Gemeenschap). Simons: “Een deel zijn echte vragen, een deel zijn vragen om documentatie aan te leveren. Voorbeelden daarvan zijn HR-beleidsstukken en bouwtekeningen.” Het ging daarbij niet om een enquête, benadrukt Simons, maar om een informatieverzoek. “Ik zette gericht vragen uit bij collega’s die voor een bepaald onderdeel verantwoordelijk waren.”
Nadat RoyalHaskoningDHV deze uitkomsten had geanalyseerd, volgde een locatiebezoek. Simons: “Dat was belangrijk, ook omdat we het hier hebben over een pand van 66.000 vierkante meter bvo met 21 verdiepingen en 3 kelders, dat in 2014 door de gemeente Utrecht in gebruik is genomen. Bovendien is er in dat gebouw ook een publieke ruimte en moesten we de keuze maken om dat wel of niet mee te nemen. Uiteindelijk hebben we dat wel gedaan.” Dat alles leidde uiteindelijk tot een analyse en de vraag of er nog additionele technische metingen moesten worden gedaan. Nadat ook die waren verricht volgde de eindrapportage en een presentatie.
Dit is deel 1 van een artikel over de WELL-quickscan voor gemeente Utrecht. In deel 2 aandacht voor de uitkomsten, wel of niet WELL-certificeren en de WELL Health-Safety Rating.
Foto: Michael Kooren.
