De dynamiek van het hybride kantoor – Nieuwe patronen identificeren
Hoe kun je technologie inzetten ter ondersteuning van de hybride werkplek? Daarover schrijft Nicole Weygandt van Smart WorkPlace partner Spacewell een serie blogs. Dit is de vijfde aflevering.
De voorbereiding op het hybride kantoor brengt een aantal uitdagingen met zich mee waarvan de voornaamste (die tevens verband houdt met mijn vorige post) is de grote onzekerheid over de gebruikspatronen, zowel in het algemeen als in termen van het dagelijkse gebruik. Dynamiek en keuze zijn weliswaar wenselijk vanuit het oogpunt van talentenbehoud, maar te veel flexibiliteit kan ook voor problemen zorgen als deze tot ruimtegebrek of knelpunten leidt. Een mogelijke oplossing hiervoor is om de hele kwestie te omzeilen door middel van een sterk gestructureerd hybride werkbeleid. Het zou echter effectiever kunnen zijn maatregelen te nemen of veranderingen aan te brengen in de werkplek om de nieuwe gedragspatronen op kantoor tegemoet te komen.
In hoeverre vormt de dynamiek van het hybride kantoor een uitdaging vanuit facilitair oogpunt?
De uitdaging van flexibel werken op grote schaal kan simpelweg als volgt worden samengevat: Als de medewerkers onafhankelijk van elkaar grotendeels dezelfde tijdstippen en dagen blijken te clusteren, zal dat vanuit vastgoed-oogpunt waarschijnlijk een zeer inefficiënt resultaat opleveren.
Stel dat medewerkers worden gevraagd ten minste drie dagen per week naar kantoor te komen waarbij ze de dagen waarop ze aanwezig zijn zelf mogen bepalen. Wat gebeurt er als het merendeel van de medewerkers ervoor kiest ‘s maandag en ‘s vrijdags thuis te werken zodat ze zich kunnen uitslapen na het weekend en de files op het einde van de week kunnen vermijden?
Als het vastgoedteam bij de onderhandelingen over de huurovereenkomst ervan uitging dat het personeel over de hele werkweek verspreid wordt, zal dat waarschijnlijk leiden tot een enorme drukte op kantoor van dinsdag tot donderdag. Als gevolg daarvan zouden medewerkers veel tijd verliezen met de zoektocht naar de beschikbare werkplekken en bij gebrek aan plaats zouden ze zich genoodzaakt zien in lawaaierige ruimtes te werken zoals in de cafetaria. Als het vastgoedteam echter op dit clustergedrag heeft geanticipeerd, zal dat resulteren in een hoop verspilde ruimte op maandag en vrijdag, en waarschijnlijk in extra personeel voor de schoonmaakploegen of het bewakingspersoneel.
Eén van de voorgestelde oplossingen is het werken met shifts of roterende uurroosters op kantoor. Specifieke teams of afdelingen zouden op bepaalde dagen worden ingedeeld dat het kantoorverkeer grotendeels voorspelbaar zou maken (met een foutmarge om “drop-ins” op te vangen). Voor de ruimtelijke planning zou deze oplossing zich waarschijnlijk doeltreffend tonen in combinatie met een software voor het plannen en reserveren van kantoorruimte die het mogelijk maakt om deze gemakkelijk (opnieuw) toe te wijzen. Dat zou immers de keuzevrijheid en flexibiliteit van medewerkers beperken alsook de kans op toevallige interactie tussen medewerkers die in verschillende rotaties werken. In organisaties met flexibele teams kan dat ook leiden tot onvoorspelbare roosters waardoor er een aantal persoonlijke voordelen van flexibiliteit juist zou worden ondermijnd.
De uitdaging aanpakken via monitoring
Strenge maatregelen zijn wellicht niet voor elke organisatie nodig om het meest uit de hybride werkmethoden te halen. Het hierboven geschetste scenario is slechts een hypothetisch voorbeeld, het gedrag van medewerkers kan uiteraard verschillende patronen volgen. Ouders kunnen bijvoorbeeld ervoor kiezen hun roosters rond de haal- en brengtijden van de kinderen op te bouwen en elke dag maar een aantal uren op kantoor te komen werken. Andere werknemers kunnen hun tijdschema’s afstemmen op de keuzes van hun team of manager, maar ze kunnen ook verschillende schema’s volgen afhankelijk van de fase waarin hun project zich bevindt. Jonge of nieuwe werknemers kiezen misschien ervoor om vaker naar kantoor te gaan met het oog op begeleiding of netwerken. Over de hele kantoor bekeken kunnen pieken en dalen in de bezetting minder extreem zijn dan in de eerste hypothetische situatie, maar die kunnen ook van kantoor tot kantoor sterk variëren.
Organisaties die hun vastgoedkeuzes niet onmiddellijk hoeven te maken (misschien omdat hun huurcontracten nog een aantal jaren lopen) hebben het voordeel om uit te stippelen hoe de hybride werkdynamiek zich in de praktijk zal ontplooien. Sensoren zijn een krachtig hulpmiddel voor het vastleggen van tendensen in het verleden, zoals pieken, dalen, gemiddelden en fluctuaties door verschillende locaties en ruimten. Wanneer de gegevens worden samengebracht en door middel van analysetools worden verwerkt, kunnen vastgoedteams aan de hand van de bevindingen de hybride werkpatronen bestuderen en toetsen of deze werkelijk stabiele patronen zijn of ze juist veranderen zodra de initiële nieuwigheid van hybride werken wegebt.
De patronen kunnen dan ook worden gebruikt om gegevensgestuurde vastgoedbeslissingen te nemen die ervoor zorgen dat er voldoende ruimte is om piekmomenten zonder al te veel verspilling op te vangen en de kantoorindeling of de werkplekpatronen aan te passen om flexibel werken te faciliteren. Andere teams kunnen de gegevens eveneens gebruiken om doordachte beslissingen te nemen over de dienstverlening en, indien nodig, een beleid voor telewerken in te voeren of te herzien op basis van de beschikbare transparante informatie.
