Met de hand op de knip het ravijnjaar in, terwijl facilitaire kosten blijven stijgen

• nieuws
• workplace management

In deze blog vertelt consultant Ischa Detiger over het ravijnjaar, wat betekent dit voor de facilitaire dienstverlening en huisvesting binnen de gemeenten en vooral wat gemeenten hiertegen kunnen doen.

Het ravijnjaar, zoals het jaar 2026 door veel ambtelijke en politieke betrokkenen binnen gemeenten wordt genoemd, komt dichterbij. Wanneer er geen maatregelen worden genomen, zal (een deel) van de inleg in het gemeentefonds fors dalen, terwijl de kosten voor facility management alsmaar blijven stijgen (zichtbaar in de NFC index 2022-2023). Hoe moeten we omgaan met stijgende kosten en dalende inkomsten? En wat betekent dit voor de facilitaire dienstverlening en huisvesting binnen de gemeenten?

Wat is het ravijnjaar?

Het gemeentefonds vertegenwoordigd grofweg 75% van de inkomstenkant van gemeenten. In 2023 wordt een totaalbedrag van € 40.475.652.000 uit het gemeentefonds verdeeld onder de gemeenten. Dit resulteert in een gemiddelde uitkering van € 2.293 per inwoner op nationaal niveau. In vergelijking met 2022 vertegenwoordigt dit een toename van € 24 per inwoner.

De regering heeft in de afgelopen jaren de bijdragen aan het gemeentefonds geplust (onder meer als gevolg van de groei van taken van gemeenten en forse kostenstijgingen). Daarnaast zijn een aantal bezuinigingen uitgesteld (onder andere de opschalingskorting). Maar waar eerder de inleg in het gemeentefonds was gekoppeld aan de rijksuitgaven, houdt dit in 2026 op.

Bijdrage per inwoner veel lager

Gemiddeld heeft dit een effect van 60 tot 90 euro minder bijdrage per inwoner. Een gemiddelde gemeente met circa 41.000 inwoners scheelt dat zo’n 2.6 miljoen euro op jaarbasis. Dit komt boven op het feit dat al langer sprake is van de trend dat alle gemeenten bij elkaar circa € 750.000 tot € 1.000.000 per jaar interen op de eigen reserves. Hoewel de meeste betrokken en experts zich niet kunnen voorstellen dat de regering het hierbij laat zitten en het demissionair kabinet inmiddels heeft toegegeven dat er vanaf 2026 een disbalans ontstaat tussen taken en middelen, is er nog geen duidelijkheid over een nieuw system per 2026.

Zorgelijke en onvoorspelbare situatie

Daarmee is het (in de huidige situatie) wachten op een nieuw kabinet voor een echte oplossing. Gelet op de verkiezingsdatum, de recente ervaringen van lange formatieperioden en het feit dat er meer dan alleen gemeentebelangen in deze verkiezingen op het spel staan, is de situatie voor veel gemeenten zorgelijk en onvoorspelbaar. VNG kopt in een post van augustus al “Niet uit te sluiten is dat de financiële situatie in 2026 zelfs zijn schaduw vooruitwerpt en gemeenten nu al terughoudend maakt om te investeringen te plannen.” De VNG heeft in juni haar leden (de gemeenten) zelfs geadviseerd om de meerjarenbegrotingen niet structureel sluitend op te leveren. Dit zou direct effect hebben, aangezien de provincies die gemeenten met een niet sluitende begroting onder toezicht stelt.

Kosten NFC Index

De NFC Index kantoren is een jaarlijks terugkerende benchmark van facilitaire kosten van de beroepsvereniging FMN. De outlook per jaar wordt berekend door de mediaan te nemen van de kosten per vierkante meter voor alle hoofdactiviteiten volgens NEN-EN 15221. In 2022 was er een aanzienlijke toename van 8% in de kosten van de facilitaire dienstverlening, wat resulteerde in een mediaan van 530 euro per verhuurbare vierkante meter. Dit laat een kostenstijging zien die de grootste is van de afgelopen twee decennia.

Oorzaken stijgende kosten

Kosten voor energie verviervoudigen, terwijl huurkosten meestijgen met de inflatie (10-15%). Het zou zo kunnen zijn dat de servicekosten daarmee de huurkosten gaan overstijgen. Op het gebied van Facility Management zijn het met name de managementkosten (die met 17% toenamen), en de kosten voor beveiliging, catering en onderhoud (die met 10-41% stegen), hieraan debet zijn. De verwachting is dat de kosten de komende jaren alleen maar verder zullen stijgen als gevolg van de stijgende loonkosten. Maar ligt de kostenstijging dan alleen aan de inflatie en stijgende loonkosten? Nee, een deel van de uitdaging zit ook in de lege of leegblijvende kantoren. Onze huisvesting, ons facilitair management en de diensten worden (grotendeels) ingericht op de normale of zelfs piekbelasting.

Wat kunnen gemeenten doen?

Alhoewel binnen de meeste gemeenten nog altijd sprake is van eigen vastgoed en daarmee vaak sprake is van een gunstig (intern) huurtarief, moet serieus rekening gehouden worden met de kosten voor management, onderhoud en dienstverlening. Uitgaven liggen veelal langjarig vast omdat deze vasthangen aan mensen en/of leverancierscontracten. Adviesbureau Berenschot schat in dat circa 20% te bezuinigen valt op aflopende contracten. Maar niet alle contracten lopen binnenkort af.

En wat nu als je juist wilt investeren, wanneer je eindelijk toe bent aan het uitgesteld onderhoud, aan die langverwachte verbouwing als gevolg van de slechte staat van het pand of aan de herindeling van je werkomgeving als gevolg van het hybride werken? Allemaal investeringen met stijgende structurele (kapitaal)lasten tot gevolg. Hoe voorkom je dat facilitair en huisvesting de eerste posten worden waarop ingegrepen wordt?

Generiek gesteld zijn er drie manieren om met de stijgende kosten en dalende inkomsten om te gaan:

•  In het kader van de aanstaande tweede kamer verkiezingen lobbyen bij de politieke partijen voor meer inkomsten en zekerheid;
•  De inkomsten verhogen (parkeertarieven, toeristenbelasting en OZB);
•  De uitgaven verlagen.

Wat betekent dit voor FM en Huisvesting binnen gemeenten?

Ondanks dat FM en ambtelijke huisvesting op een totale gemeentelijke begroting vaak een sluitpost zijn, is het goed om als facilitair, huisvesting of vastgoedprofessional een plan te trekken voor het ravijnjaar. Dit kun je onder andere doen door:

• Beter en intensiever samenwerken met andere gemeenten of externe partijen op het gebied van huisvesting en facilitaire diensten. Samenwerkingsverbanden op deze gebieden helpen gemeenten kosten te besparen en zich te focussen op primaire taken.
• Gemeenten bezitten in de regel een groot aantal vastgoedobjecten, waarvoor zij verantwoordelijk zijn voor het wettelijk onderhoud. Een integrale huisvestingsstrategie opstellen met een gezonde mix van eigendom en gebruik kan helpen om op termijn een effectievere portfolio te creëren en de kosten voor beheer en onderhoud te beperken.
• Veel gemeenten zijn op dit moment (naar aanleiding van het hybride werken, de war on talent en andere heroverwegingen) bezig na te denken over nieuwe of herziene huisvesting. In plaats van nieuw bouwen kan herontwikkeling van bestaand vastgoed helpen. Renovatie blijkt vaak duurzamer en milieuvriendelijker te zijn dan sloop gevolgd door nieuwbouw en bovendien kan het kosten effectiever zijn.
• Doordat steeds meer mensen thuiswerken wordt er minder gebruik gemaakt van het kantoor/gemeentehuis. De lage bezetting en de ruimte die in gebouwen ontstaat als gevolg van het (meer) hybride werken kan beter worden benut. De daarbij vrijkomende ruimte kan de gemeente vervolgens gebruiken om afdelingen die elders gehuisvest zijn intern te verplaatsen of samenwerkingspartners dichter naar zich toe te trekken. Uiteraard kan soms zelfs sprake zijn van het afstoten of commercieel verhuren van vastgoed.
• Door gelijktijdig diensten slimmer in te kopen en beter af te stemmen op de nieuwe noodzakelijke flexibiliteit, kunnen overbodige diensten aangeboden worden en daarmee wordt verspilling voorkomen. Waarom zou je altijd catering aanbieden en de hele week alles schoonmaken, als het gebouw maar (effectief) voor de helft of minder wordt gebruikt.
• Vaak krijgen medewerkers vanuit personeelszaken, informatievoorziening en facilitair diverse assets uitgereikt, maar ook verschillende dienstenpakketten. Denk hierbij aan combinaties van thuiswerkvergoedingen, thuiswerkwerkplekken en reiskostenvergoeding. Een betere afstemming tussen HR, Finance, Vastgoed en Facilitair kan helpen om de diensten aan eigen medewerkers integraler, slimmer en daarmee efficiënter in te richten.
• De meeste collegeakkoorden bevatten grote ambities als het gaat om duurzaamheid van de gemeente in algemene zin. Verduurzamen van het gebouw en de zich daarin bevindende installaties is niet alleen een goed voorbeeld van “Practice what you preach”, maar bespaart vaak direct op energielasten. Het heeft als bijkomend voordeel dat het ervaren comfort voor medewerkers verbeterd. Door hierbij investeringen en onderhoud (MJOP) beter op elkaar en de duurzaamheidsambities af te stemmen, kan bovendien (deels) gebruik gemaakt worden van bestaande budgetten en/of reserveringen.