Gemeente Heemskerk: een huis voor iedereen
Bij het ontwikkelen van de hybride werkomgeving waar samenwerken, ontmoeten en verbinden centraal staat, werken de gemeente Heemskerk en YNNO samen.
Na de pandemie werd duidelijk dat een hybride werkomgeving nodig was, om in te spelen op te behoefte van de medewerkers om zowel thuis als op kantoor te kunnen werken. Bovendien kon de gemeente daardoor ruimte creëren voor maatschappelijke partners. Inge Dudink, communicatieadviseur bij de gemeente, vertelt: “De inrichting van het kantoor had onderhoud nodig, en het idee om tegelijkertijd ruimte te maken voor maatschappelijke partners sloot daar perfect op aan. Dit bood ons een mooie kans om het gebouw niet alleen opnieuw in te richten, maar ook om de samenwerking tussen teams binnen de werkomgeving actief te versterken.”
De rol van YNNO: sturen op verandering
Al in een vroeg stadium schakelde gemeente Heemskerk YNNO in om de nieuwe manier van werken tot leven te brengen. “Veel collega’s waren gewend aan een vaste werkplek, maar dat veranderde toen we overstapten op activiteit-gerelateerd werken en minder standaard werkplekken kregen,” legt Inge uit. “YNNO bracht niet alleen een heldere aanpak, maar zorgde ook voor korte lijnen en goede begeleiding,” vervolgt ze. “Wat de aanpak zo effectief maakte, was de aandacht voor de behoeften van zowel de organisatie als de teams. Daar werd nauwkeurig naar geluisterd, dat maakte echt het verschil.”
Samen met Manon van Santen, adviseur Gedrag & Verandering bij YNNO, werd ingezet op maatwerk. “Het was geen standaard stappenplan,” legt Manon uit. “Vanaf het begin werkten we met een groep betrokken ambassadeurs: medewerkers uit de teams die actief meedachten over het ontwerp en de nieuwe werkwijze. Samen met de teamleiders fungeerden zij als de oren en ogen van de organisatie tijdens het veranderproces. Dit stelde ons in staat om gerichte activiteiten in te zetten, zoals teamsessies waarin de teams zelf concrete afspraken maakten over hun samenwerking.” Volgens Inge speelde YNNO hierin een sleutelrol: “Manon was de motor van dit veranderproject. Ze hield iedereen scherp en zorgde ervoor dat we steeds de juiste focus behielden.”
Meer samenwerking en flexibiliteit
En het resultaat mag er zijn: een moderne werkomgeving waar medewerkers en inwoners zich welkom voelen. Bij binnenkomst merk je al meteen dat het gemeentehuis open en toegankelijk is.
“We hebben nu een centraal ontmoetingspunt, het zogenoemde Kraaiennest, waar collega’s met een kop koffie samenkomen om bij te praten. Dit heeft gezorgd voor meer dynamiek en spontane ontmoetingen,” vertelt Inge enthousiast. Ook intern is er veel veranderd. Manon legt uit: “Over een periode van twee jaar hebben we vier keer een vragenlijst uitgezet onder de medewerkers om te meten in hoeverre de nieuwe manier van werken daadwerkelijk wordt omarmd. De resultaten spreken voor zich: we zien een duidelijke stijging in het toepassen van gedragingen die de nieuwe werkwijze ondersteunen, en de reacties zijn veelal positief. Medewerkers ervaren het kantoor als modern, sfeervol en gezellig. De balans tussen thuiswerken en werken op kantoor wordt als prettig ervaren. Bovendien ontmoeten collega’s nu vaker teamleden uit andere afdelingen. Medewerkers komen – naast de traditionele dinsdag en donderdag – ook vaker op maandag en woensdag naar kantoor.”
De verandering werpt zijn vruchten af, niet alleen voor de organisatie, maar ook voor de inwoners. Inge legt uit: “Voor inwoners is het nu prettiger. Ze komen binnen in een gastvrije omgeving en worden efficiënt en vriendelijk geholpen.”
De resultaten van de vernieuwing zijn duidelijk zichtbaar. Inge deelt trots: “We zijn onlangs zelfs uitgeroepen tot de ‘beste overheidsorganisatie van 2024”. Dat voelt echt als een symbolische erkenning van de groei die we hebben doorgemaakt – de kers op de taart!”
