Krachten bundelen in contractmanagement
Digitalisering krijgt binnen universiteiten een steeds grotere rol, ook in de samenwerking met leveranciers en dienstverleners. Contractmanagement vormt daarin een belangrijk, maar complex onderdeel. De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) en GRIP Facility zijn een samenwerking aangegaan voor meer overzicht, samenwerking en datagedreven sturing.
Na een succesvolle pilotfase is TU/e per 1 januari 2026 officieel aan de slag gegaan met het Contract Dashboard van GRIP Facility. In de komende periode staan een gezamenlijke kick-off, trainingen en het actief ophalen van feedback centraal. Het doel is helder: contractmanagement zo inrichten dat het aansluit op de dagelijkse praktijk en ruimte biedt voor samenwerking en verbetering.
Contractmanagement als samenwerkingsproces
Binnen grote organisaties zoals universiteiten, gaat contractmanagement verder dan het vastleggen van afspraken. Het draait om inzicht, afstemming en het continu verbeteren van prestaties. Leveranciers, interne stakeholders en contractmanagers hebben allemaal behoefte aan dezelfde informatie, maar vaak verspreid over verschillende systemen en documenten.
GRIP Facility ontwikkelde een dashboard om deze informatie samen te brengen. Contractafspraken, KPI’s en prestaties worden op deze manier inzichtelijk voor alle betrokkenen. Dit maakt het eenvoudiger om resultaten te bespreken, verbeterpunten te signaleren en tijdig bij te sturen, op basis van actuele data in plaats van aannames.
Volgens TU/e sluit dit aan bij de wens om te komen tot een professionelere en uniforme werkwijze. Door contractinformatie centraal beschikbaar te maken ontstaat er overzicht, besparen contractmanagers tijd, wordt het communiceren met leveranciers eenvoudiger en kan er sneller ingespeeld worden op vragen vanuit de organisatie.
Slim digitaliseren als fundament
Universiteiten werken met grote aantallen contracten en partners. Die informatie komt vaak via uiteenlopende bronnen zoals Excelbestanden, PDF-rapportages, e-mails en gekoppelde systemen. Dit zorgt vaak voor handmatig werk en kan het risico op fouten verhogen.
TU/e is gestart met het digitaliseren en structureren van contractdata. Bij grotere, terugkerende data-imports gebeurt dit automatisch. Voor kleinere metingen werkt GRIP Facility met Kaia. Deze AI-assistent leest documenten, herkent patronen en zet informatie om naar bruikbare KPI-data. Maar Kaia doet het niet alleen: de gebruiker kijkt mee, corrigeert en voedt het systeem met kennis. Het is contractmanagement als teamwork, tussen mens en machine. Zo ontstaat een betrouwbaar totaaloverzicht, met minder administratief werk en meer tijd voor regie en samenwerking.
De rol van AI in contractmanagement
De samenwerking met TU/e sluit aan bij de bredere ontwikkeling waarin AI een ondersteunende rol kan spelen binnen contractmanagement. Niet als vervanger van de contractmanager, maar als versterking.
Voorwaarde daarvoor is een goede basis: gestructureerde en betrouwbare data. Door nu te investeren in het digitaliseren en structureren van contractinformatie, legt TU/e het fundament voor toekomstige AI-toepassingen. Denk aan het signaleren van afwijkingen, het voorbereiden van analyses en het automatiseren van repetitieve taken. Zo kunnen contractmanagers zich in de toekomst nog meer richten op sturing, advies en het verbeteren van relaties met leveranciers.
Van pilot naar partnerschap
De samenwerking tussen TU/e en GRIP Facility beperkt zich niet tot de technische implementatie. Door ervaringen en feedback te delen, wordt het platform verder ontwikkeld, met de onderwijspraktijk als belangrijke leidraad. Door technologie, data en samenwerking wordt contractmanagement overzichtelijker, met aandacht voor doorlopende toepassing in onderwijs, overheid en zorg.
