Hoe krijg je jouw team mee in de digitale contractrevolutie?
Een nieuwe softwareoplossing implementeren is nooit het moeilijkste onderdeel. De echte uitdaging zit in de mensen die er dagelijks mee moeten werken. Dat merk ik telkens weer bij organisaties die overstappen van Excel-sheets en losse mappen naar een centraal systeem voor contractmanagement. Dat leg ik, Stephan Simons, directeur bij GRIP facility & contracts je uit in deze blog.
De techniek staat na een paar weken. Het team en de leveranciers meekrijgen, dat is het werk waar het echt om draait. En dat is goed nieuws. Want als je die verandering slim aanpakt, levert het meer op dan een overzichtelijker archief. Je krijgt een team dat grip heeft op wat er speelt, dat proactief kan handelen in plaats van achteraf blussen.
Van beheren naar managen
Veel organisaties hebben contractbeheer al op orde: contracten staan geregistreerd, er is een einddatum-herinnering en iemand die het bijhoudt. Een goede basis, maar nog geen contractmanagement. Het verschil zit in wat je doet ná het tekenen. Beheer registreert en bewaart. Management stuurt actief op naleving, prestaties en waarde.
Dat die omslag geen kwestie van software is, blijkt uit de cijfers. Het NIC constateerde dat de inkoopvolwassenheid van Nederlandse organisaties de afgelopen jaren steeg, terwijl de volwassenheid van contractmanagement gelijk bleef. Dezelfde mensen, dezelfde periode. Het verschil is dat inkoop een duidelijke opdrachtgever heeft en contractmanagement in veel organisaties niet.
Begin bij het waarom, niet bij het wat
De meeste weerstand ontstaat niet omdat mensen tegen verandering zijn. Ze begrijpen simpelweg niet waarom het nodig is. Leg daarom niet uit welke velden of schermen er in de nieuwe software zitten, maar wat het oplevert: geen gemiste opzegtermijnen meer, geen documenten die zoekraken in een mailbox of bij wisseling van de wacht, geen paniek vlak voor een audit. Als collega’s het probleem herkennen dat wordt opgelost, valt de oplossing veel makkelijker.
Beleg eigenaarschap, niet alleen betrokkenheid
Het verschil tussen een geslaagde en een moeizame implementatie zit vaak al in de aanschaffase. Betrek de mensen die het systeem dagelijks gaan gebruiken bij de selectie en de inrichting, niet pas als het traject al loopt. Dan sluit de oplossing vanaf dag één aan op hoe er echt gewerkt wordt.
Maar betrokkenheid alleen is niet genoeg. Er moet ook iemand verantwoordelijk zijn, en juist daar gaat het vaak mis. Onderzoek onder 69 Nederlandse gemeenten (Universiteit Twente, gepubliceerd via NEVI) laat zien dat bij 38 van hen onduidelijk is wie verantwoordelijk is voor contractmanagement. Vier gemeenten hebben die verantwoordelijkheid goed belegd. Vijf sturen daadwerkelijk op prestatiecijfers.
Bij ruim de helft is er dus niemand die het is. In zo’n organisatie kun je trainen wat je wil. Wijs daarom per contract een eigenaar aan en spreek af wat die persoon zelfstandig mag beslissen. Doe dat vóór de inrichting, want gebeurt het niet, dan komt de rol later alsnog terecht bij wie toevallig tijd had.
Groei stap voor stap, niet in één big bang
Verandering beklijft beter als je haar opdeelt. Begin met de contracten die er nu het meest toe doen, of met één team, en breid daarna uit. Dat een realistisch groeipad nodig is, zie je terug in datzelfde onderzoek: gemeenten scoren gemiddeld 1,5 op een volwassenheidsschaal van 4, en de meeste zitten nog op het eerste niveau. Denk dus in stappen van ad hoc naar gestructureerd naar geoptimaliseerd, in het tempo dat bij jouw organisatie past. Kleine zichtbare successen bouwen vertrouwen op. Dat vertrouwen heb je nodig zodra je de rest van de organisatie meeneemt.
Adoptie is geen sluitstuk, maar een fase
Implementatietrajecten stranden zelden op de techniek. Ze stranden op gebruik. Reken adoptie daarom vanaf het begin mee als volwaardige fase: gerichte training, korte instructievideo’s, heldere communicatie over de nieuwe werkwijze en iemand die na de livegang bereikbaar blijft voor vragen.
Realiseer je daarbij dat de stap van beheren naar managen een taakverzwaring is. PIANOo (Expertisecentrum Aanbesteden) hanteert als vuistregel één fte contractmanager per honderdtwintig beheerde contracten. Wie die omslag vraagt zonder uren vrij te maken, vraagt eigenlijk of het team het erbij doet. Dan grijpen mensen terug naar hun oude, vertrouwde Excel-sheet, en dat is een volstrekt logische reactie.
Verandering als kans, niet als klus
De overstap naar digitaal contractmanagement is meer dan een nieuw systeem uitrollen. Het is een kans om samen anders te gaan werken: met meer overzicht, minder gedoe en meer tijd voor de dingen die er echt toe doen. De organisaties die dat zo aanvliegen, hebben geen mooiere software dan de rest. Ze hebben iemand die verantwoordelijk is.
