Wat is de reden van jouw kantoor?
Toonaangevende organisaties kijken verder dan vierkante meters en aantal werkplekken per fte. Zij weten dat een goed functionerende werkomgeving zelden alleen een huisvestingsvraag is. Maar dat de opbrengst van hun kantoor toeneemt wanneer HR, FM, IT, mens, cultuur en prestaties samenkomen. Dit doen ze simpelweg door een andere vraag te stellen: wat levert onze werkomgeving op?
Tekst: Jaytee van Veen, Innovatiemanager en Sr. Interieurarchitect bij Rever
Fotografie: Robert Koelewijn
Meer dan bezetting
Veel organisaties heroverwegen op dit moment hun kantoor. Niet omdat er per se een nieuw interieur moet komen, maar omdat het kantoor niet meer goed aansluit op hoe hun mensen werken. Teams werken hybride, piekdagen zijn drukker dan ooit en op andere momenten blijven werkplekken onbenut. Vergaderruimtes sluiten qua grootte niet meer aan bij het gebruik, of iemand zit er geconcentreerd te werken. Maar ook informele ontmoetingen en kennisdeling ontstaan niet vanzelf als de ruimte dat niet faciliteert. En ondertussen blijft wel de vraag naar optimalisatie, kostenreductie en duurzaamheid gewoon op tafel liggen.
Dat betekent overigens niet dat deze organisaties allemaal grootschalig verbouwen. Wel zoeken ze gericht naar manieren om meer waarde uit hun kantoor te halen. Zo lijkt een halfleeg kantoor op de daldagen al snel inefficiënt, en zijn veel organisaties geneigd om vierkante meters af te stoten. Andersom functioneert een vol kantoor ook niet vanzelf goed. Als mensen geen plek kunnen vinden om geconcentreerd te werken. Als informeel overleg en samenwerken elkaar verstoren. Of als de omgeving niet past bij wat teams nodig hebben. Dan jaagt die drukte mensen veelal juist weg. Cruciale vragen zijn dan: waarom zoveel mensen er op de daldagen niet zijn? Waarom het kantoor onvoldoende aansluit op het werk dat zij doen? En wat daarvoor nodig is?
Een kantoor dat echt rendeert, gaat daarom verder dan bezetting. Het zit in de mate waarin de werkomgeving bijdraagt aan beter werken, teams makkelijker samenkomen, mensen het gevoel hebben onderdeel te zijn van iets groters en heel simpel gezegd; gewoon blij worden van een kantoor dat goed werkt.
Organisaties die verder kijken
Vooruitstrevende organisaties benaderen hun werkomgeving daarom niet als facilitaire randvoorwaarde, maar als een omgeving die actief bijdraagt aan de organisatie doelen. Ze begrijpen dat cultuur niet alleen in waarden op papier staat, maar ook in de manier waarop mensen elkaar ontmoeten, samenwerken, kennis delen, innoveren, ontvangen worden en zich kunnen concentreren.
In zulke organisaties zitten HR, FM en IT niet ieder op hun eigen eiland, maar werken ze integraal samen; ieder vanuit hun eigen expertise. HR kijkt naar werkgeluk, verbinding, vitaliteit en aantrekkelijkheid als werkgever. FM kijkt naar gebruik, continuïteit, beheer en de praktische werking van de werkomgeving. IT zorgt voor een veilige, betrouwbare en toekomstbestendige digitale werkomgeving die hybride samenwerken goed ondersteunt. De directie kijkt overkoepelend naar prestaties, identiteit, investering en wendbaarheid. Pas als die perspectieven bij elkaar komen, ontstaat een werkomgeving die meer doet dan alleen een werkplek bieden.
Van ambitie naar aantoonbare waarde
Het begint bij het inzicht dat een goede werkomgeving waarde moet toevoegen aan mensen, teams en de organisaties als geheel. Niet alleen op de dag van de oplevering, wanneer alles nieuw en netjes is, maar juist daarna in het dagelijkse gebruik. Dan heb je pas een Value Driven Workplace die het rendement daadwerkelijk verhoogt. Niet eenmalig, maar continu.
Een werkomgeving bewijst haar waarde niet op één manier. Breng daarom aan het begin in kaart welke waarden zij allemaal moet toevoegen en monitor daarna of die waarden ook blijven bijdragen. Organisatorische waarden: een omgeving die cultuur en identiteit tastbaar maakt en richting geeft aan gedrag. Financiële waarden: vierkante meters die beter worden benut en investeringen die sterker te verantwoorden zijn. Materiële en duurzame waarden: bestaande meubels en materialen die opnieuw betekenis krijgen, in plaats van plaats te maken voor nieuw. Enzovoort.
Begin met de betere vraag
Een waardevolle werkomgeving begint niet bij een antwoord, maar bij een betere vraag aan de voorkant. Zolang het gesprek alleen gaat over het aantal werkplekken, meubels of uitstraling, blijft een groot deel van de waarde buiten beeld. De eerste stap is begrijpen welk gedrag de omgeving moet ondersteunen, welke samenwerking makkelijker moet worden en welke keuzes straks verdedigbaar moeten zijn in het bereiken van de gestelde doelen.
Daarbij ontstaat de waarde van een kantoor niet in een mooier ontwerp, maar in de praktijk. In hoe mensen binnenkomen. Waar ze elkaar vinden. Of ze rust kunnen pakken als dat nodig is. Of de ruimte logisch blijft wanneer de organisatie verandert. En of de investering na oplevering verdedigbaar blijft.
Voor organisaties die verder kijken dan vierkante meters is dat precies waar het om draait. Niet het kantoor als kostenpost, maar als plek die inrichting geeft aan hoe zij willen werken en hoe deze bijdraagt aan de organisatiedoelen. Wie die vraag serieus neemt, maakt betere keuzes voordat er wordt ontworpen, gekocht of gebouwd. En legt dat basis voor een werkomgeving die aantoonbaar waarde oplevert.
