De leerpunten van het HEVO kantoor als smart office living lab (1/2)

 

De leerpunten van het HEVO kantoor als smart office living lab (1/2)

Hoe kun je in een smart office concept verbindingen leggen tussen gegevens, gemonitord door sensoren in het kantoor en bevindingen van de medewerkers? Dat onderzocht Smart WorkPlace partner HEVO.

In deel 1 van dit artikel gaan we in op het onderzoek en het eerste deel van de conclusies. Daarbij gaat het over het inzicht in populatie, in ervaringen in werkomgeving en kantoor en in het gebruik van diverse werkplekken.

HEVO heeft haar kantoor van circa 1000 vierkante meter BVO, met behulp van sensoren van IOTTA,  ingericht als HEVO smart office living lab.  Het smart kantoor zal zich steeds verder ontwikkelen als nieuwe mogelijkheden zich voordoen. De volgende aspecten worden daarbij gemeten:

  • Temperatuur
  • CO2-niveau
  • Luchtvochtigheid
  • Geluidsniveau
  • Bezetting (is een ruimte of werkplek bezet?)
  • Benutting (hoeveel personen gebruiken deze ruimte?)

De leerpunten van het HEVO kantoor als smart office living lab (1/2)

Plattegrond HEVO kantoor.

De parkeerplaatsen zijn voorzien van sensoren, zodat medewerkers vooraf kunnen zien of er een parkeerplek beschikbaar is. Tijdens de Covid-19 pandemie is er aanvullend een reserveringssysteem ingevoerd, waarbij alle werkplekken individueel door medewerkers gereserveerd kunnen worden.

Medewerkers kunnen per dagdeel een werkplek reserveren in het kantoor, waarbij inzichtelijk is of er nog plaatsen beschikbaar zijn en wat een geschikt moment is om naar kantoor te komen. Hiermee wordt onnodig reizen naar én te veel medewerkers op kantoor voorkomen.

Tevens is het bij een coronabesmetting mogelijk om na te gaan waar medewerkers gezeten hebben. De schoonmaak kan gericht geïnformeerd worden over de daadwerkelijk gebruikte werkplekken om niet onnodig veel schoonmaakwerkzaamheden te hebben.

In het kader van de studie is, middels een enquête, onderzoek gedaan naar de voorkeuren van de 75 medewerkers van HEVO in hun manier van werken. Dit gaf inzicht in aspecten zoals:

  • Verdeling HEVO-medewerkers over de verschillende functieprofielen en leeftijdscategorieën;
  • Verdeling werktijd over verschillende werkzaamheden;
  • Inzicht in de werkzaamheden waarvoor volledige rust gewenst is;
  • Inzicht in hoe de werkwijze en voorkeur verschillend is tussen functieprofielen en leeftijden;
  • Een algemene waardering van het kantoorgebouw, de werkomgeving en de werkplek.

In stap twee van de studie werd er over een periode van drie maanden, een week per maand, middels een enquête, onderzoek gedaan naar de werkzaamheden, locatie en tevredenheid van de medewerkers per uur van de werkdag. Op basis van de onderzoeksgegevens is geanalyseerd:

  • hoe de gegevens uit sensoren gekoppeld kunnen worden aan hoe medewerkers de kwaliteit van het kantoor en de werkomgeving ervaren
  • de relatie tussen de fysieke werkomgeving (bezetting en benutting van ruimten en werkplekken, temperatuur, CO2-niveaus, geluidsniveaus) en het welbevinden van de werknemer (geuit in een mate van tevredenheid)

Conclusies

Uit het ‘HEVO smart office’ onderzoek zijn meerdere lessen te trekken met betrekking tot de werkomgeving, de voorkeuren van medewerkers en hoe deze zich ten opzichte van elkaar verhouden.

Inzicht in populatie

Naar aanleiding van dit onderzoek heeft HEVO een verbeterd inzicht gekregen in de eigen ‘populatie’ medewerkers. Zo is er inzicht in de voorkeuren van medewerkers, zoals behoefte aan concentratie bij bepaalde werkzaamheden. Ook is er inzicht in de verdeling van de tijdsbesteding aan diverse werkzaamheden. Op de eerste drie plaatsen staan het verrichten van administratieve werkzaamheden (routinematig), het opstellen van diverse producten (niet-routinematig) en vergaderen/samenwerken in diverse groepsgroottes.

Inzicht in ervaringen werkomgeving en kantoor

Uit de cijfers die medewerkers in de eerste enquête hebben gegeven voor diverse aspecten blijkt een algemeen positieve ervaring. Men is zeer tevreden over de bereikbaarheid, uitstraling van het gebouw, openheid en transparantie van de werkomgeving, sfeer en uitstraling van de werkomgeving, het eet-werkcafé, de hygiëne en de mogelijkheden om te kiezen waar en met welke faciliteiten op kantoor en elders gewerkt wordt.

Verbeterpunten die uit de eerste enquête naar voren kwamen zijn de akoestiek in enkele open ruimten op piekmomenten, het binnenklimaat op specifieke momenten en de beschikbaarheid van vergaderruimten op piekmomenten.

Het is goed om te zien dat dit ook terugkomt in de tevredenheidsenquêtes. De tevredenheid van respondenten is (daar waar de motivatie bekend is) meestal gerelateerd aan het binnenklimaat, geluid(overlast) en drukte op het kantoor waardoor de gewenste ruimten/werkplekken niet beschikbaar zijn. Uit de tevredenheidsenquêtes blijkt dat respondenten over het algemeen tevreden zijn over hun werkplek in relatie tot hun werkzaamheden, het gemiddelde cijfer is een 7,7.

Ruimten die gemiddeld een hoger cijfer krijgen en vaak als zeer positief worden ervaren zijn de bibliotheek en teamkamers. Ook krijgen vergaderruimten relatief vaker een 9 of een 10 dan de reguliere werkplekken.

Inzicht in het gebruik van diverse werkplekken

Uit de verbanden tussen werkzaamheden en ruimten is te zien dat bepaalde werkzaamheden ook vaker in bepaalde ruimten plaatsvinden. Bijvoorbeeld: lezen gebeurt relatief wat vaker in de bibliotheek en vergaderen/samenwerken gebeurt voornamelijk in vergaderruimten. Hoewel dit een voor de hand liggende conclusie is, toont het aan dat medewerkers de werkplek uitkiezen die bij hun werkzaamheden past (indien mogelijk). Dit volgt ook uit diverse opmerkingen die bij de enquêtes zijn geplaatst, zoals iemand die aangeeft een taak te doen die veel concentratie vergt, waardoor de bibliotheek (stiltewerkplek) een goede keuze is. Ook zijn er mensen die aangeven ontevreden te zijn omdat de werkplek die bij hun werkzaamheden past niet beschikbaar is.

 In deel 2 komen het tweede deel van de conclusies aan de orde met inzicht in prestaties van het gebouw en in de analyse van de geluidsdruk alsmede enkele afsluitende opmerkingen.

Delen:

Meer happy & health

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

woensdag 2 juli

Op 5 juli 2025 opent SC Cambuur officieel de deuren van haar nieuwe thuisbasis: het Kooi Stadion. Deze datum staat bij veel ...

Lees meer

Webinar: het gelukmakend gebouw

Webinar: het gelukmakend gebouw

maandag 2 juni

Werkgeluk staat hoog op de agenda van organisaties. Maar terwijl we het belang ervan breed erkennen, blijken gebouwen die ...

Lees meer

De werkomgeving als sociale hub

De werkomgeving als sociale hub

vrijdag 23 mei

Kantoren zijn al lang niet meer uitsluitend een werkplek; ze spelen een belangrijke rol in de sociale verbondenheid en mentale ...

Lees meer

Whitepaper Solved overhandigd tijdens de WorkPlace Xperience

Whitepaper Solved overhandigd tijdens de WorkPlace Xperience

maandag 28 april

Michael Kortekaas nam tijdens de WorkPlace Xperience 2025 Solved's nieuwe whitepaper 'Geen pleisters plakken, maar kansen ...

Lees meer

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

maandag 7 april

De City Table XL bij gemeente Amstelveen, samen georganiseerd met PD Group, gaf antwoord op een prangende vraag: wat doet ...

Lees meer

Gezonder personeel door hybride werken volgens IWG

Gezonder personeel door hybride werken volgens IWG

vrijdag 28 maart

Nieuw onderzoek van International Workplace Group toont aan dat 36% van de werknemers die hybride werken minder ziekteverlof ...

Lees meer

Is stress op werk goed?

Is stress op werk goed?

dinsdag 25 maart

Geert Kruijswijk, Eigenaar van Navigating Stress, spreekt vol enthousiasme over werkdruk, stress en prestatie. De onderwerpen ...

Lees meer

Babyboomers en een gastvrij ontvangst

Babyboomers en een gastvrij ontvangst

maandag 3 maart

De verschillende generaties op kantoor, hoe breng je ze in verbinding? In deze artikelenreeks vertelt Petra de West, Business ...

Lees meer

Michael Kortekaas: energie, focus en veerkracht

Michael Kortekaas: energie, focus en veerkracht

donderdag 27 februari

Hoe houd je je energiebatterijen opgeladen, een gezond werk-privé balans en focus op de dingen die je wilt bereiken? ...

Lees meer

Fietser kan flínk besparen volgens IWG

Fietser kan flínk besparen volgens IWG

dinsdag 25 februari

Woon-werkverkeer verandert razendsnel. Onlangs werd duidelijk dat steeds meer Nederlandse forensen de fiets pakken, dankzij ...

Lees meer

ISS Sustainability Day: de urgentie van duurzaamheid

ISS Sustainability Day: de urgentie van duurzaamheid

donderdag 20 februari

Door verantwoordelijkheid te nemen en lef te tonen komen ecologische en sociale transities dichterbij. Maar de sleutel voor ...

Lees meer

Vergaderen zoals het bedoeld is: efficiënt, duurzaam en zonder verspilling

Vergaderen zoals het bedoeld is: efficiënt, duurzaam en ...

woensdag 19 februari

In het e-zine 'sociale duurzaamheid' kon een onderwerp niet missen: vergaderen. Vergaderen staat zo centraal op kantoor ...

Lees meer

<span data-olk-copy-source='MessageBody'>HR en AI komen samen</span> om burnout te voorspellen

HR en AI komen samen om burnout te voorspellen

donderdag 13 februari

Een burn-out kost een werkgever gemiddeld €100.000 per langdurig uitgevallen medewerker. Toch ontbreekt bij veel bedrijven ...

Lees meer

“Hybride werken draagt bij aan People, Planet, Profit”

“Hybride werken draagt bij aan People, Planet, Profit”

vrijdag 24 januari

Nieuw jaar, nieuwe kansen. Tijd om bij de SWP Stand-Up bij IWG in Rotterdam de klokken gelijk te zetten en kennis te delen ...

Lees meer

Nederland aan de top!

Nederland aan de top!

woensdag 15 januari

Tegenover al het slechte wereldnieuws geeft Silvia de Haan, Director Workplace Consultancy bij Solved, toch ook graag wat ...

Lees meer

Van goede voornemens naar gezonde routines

Van goede voornemens naar gezonde routines

dinsdag 14 januari

Hoe help jij als facility manager om een vitale werkplek te creëren? In deze blog van Anke van Eck kijkt ze naar het ...

Lees meer

Onderzoeksresultaten DEIB en de fysieke werkomgeving

Onderzoeksresultaten DEIB en de fysieke werkomgeving

dinsdag 14 januari

In oktober riep WorkWire organisaties op deel te nemen aan het onderzoek naar Diversity, Equity, Inclusion & Belonging ...

Lees meer

Video: verse inzichten over de evolutie van werkplekken

Video: verse inzichten over de evolutie van werkplekken

maandag 13 januari

In de video ‘De evolutie van werkplek naar welzijn’ leer je onder andere welke vier gewoontedieren er zijn wat ...

Lees meer

Een bordspel om een teamdynamiek te verbeteren

Een bordspel om een teamdynamiek te verbeteren

vrijdag 10 januari

Bjièn, aanbieder van oplossingen voor bewustwording en inclusie van neurodiversiteit voor bedrijven, lanceert vandaag ...

Lees meer

Oproep tot actie tijdens Sustainability Day

Oproep tot actie tijdens Sustainability Day

vrijdag 10 januari

Krachtig leiderschap essentieel voor sociale en ecologische verduurzaming: ISS organiseert Sustainability Day op 4 februari ...

Lees meer

Terug naar boven