Langzaam lijkt het moment dat we weer ‘gewoon’ naar kantoor mogen dichterbij te komen. Daarom geeft Pim Bressers van Smart WorkPlace partner HEVO in onderstaande blog een aantal tips.
Corona, een naam die ons tot een paar maanden geleden met name deed denken aan een biermerk uit Mexico, heeft onze levens volledig overhoop gehaald. Nu mogen we hopelijk snel weer naar kantoor, maar hoe?
Sinds een aantal weken zitten we in een ‘intelligente lockdown’ en is onze (sociale) wereld ineens erg klein geworden. Dagelijks krijgen we rond 14.00 uur de updates met een zwarte rand vanuit het RIVM: ‘Sterfgevallen en aantallen besmettingen maar gelukkig zien we op de ic’s een voorzichtig positieve trend. Houd vol!’ Wie had zich aan het begin van 2020 ooit voor kunnen stellen dat we vier maanden later dagelijks naar dit soort berichten zouden luisteren. Het is helaas de, hopelijk tijdelijke, realiteit waar we erg snel aan hebben moeten wennen. Tegelijkertijd illustreert het, sinds lange tijd, weer eens de kwetsbaarheid van ons als mens.
Bij HEVO houd ik mezelf, samen met zo’n 70 collega’s, als adviseur dagelijks bezig met de huisvesting van organisaties: scholen, gemeenten, zorginstellingen, kantoorhoudende organisaties etc. Net als iedereen die het kan, werken ook wij sinds een aantal weken vanuit huis. Verrassend hoe efficiënt er gewerkt kan worden (mits de omgeving het toelaat) met allerlei programma’s en toepassingen die pre-corona ook gewoon voor iedereen beschikbaar waren. Blijkbaar hebben we een crisis nodig om digitaal vergaderen en samenwerken te accepteren.
Tijdelijk hybride benadering
Langzaam lijkt het moment dat we weer ‘gewoon’ naar kantoor mogen dichterbij te komen. Naar verwachting zullen de restricties echter niet ineens maar stap voor stap verlicht worden. We zitten naar alle waarschijnlijkheid toch nog wel een paar maanden vast aan een aantal van de beperkende maatregelen.
“Hoe gaan we dat doen in een drukke kantooromgeving?”
Het is een vraag die mijn gedachten, zeker als persoon maar ook als huisvestingsadviseur, veel passeert. De laatste weken denken er met mij nog vele anderen over na. Er worden al hele kantoorconcepten uitgewerkt en gepresenteerd. Hoe realistisch is het echter om binnen nu en een paar weken je gehele kantooromgeving aan te passen? Wat mij betreft kunnen we beter op zoek gaan naar een hybride benadering waarbij je nu door middel van ‘quick wins’ investeert in de gezondheid van je medewerkers en de maatschappelijke wens om corona definitief onder controle te krijgen. Vervolgens lijkt het mij goed om gezamenlijk de tijd te nemen om invulling te geven aan pandemiebestendig bouwen/inrichten; op een manier die past bij de kenmerken en wensen van een specifieke organisatie.
Pandemiebestendig bouwen/inrichten
Om beter beslagen ten ijs te komen bij toekomstige virusuitbraken of een opleving van het coronavirus durf ik dan ook wel te stellen dat de huidige situatie ertoe zal leiden dat de thema’s gezondheid, hygiëne, preventie etc. een structurele en meer prominente rol zullen krijgen tijdens het vormgeven van Programma’s van Eisen en de manier waarop we naar huisvesting kijken.
Quick wins om je kantoor ‘corona-proof’ te maken
Een aantal maatregelen kunnen op kantoor op een relatief gemakkelijke manier invulling geven aan de 1,5 m afstand houden. Behalve deze maatregelen is het ook verstandig om medewerkers op een aantal goed zichtbare plekken bewust te maken van de maatregelen en te duiden op afspraken en regels die ook binnen het kantoor van toepassing zijn. Denk hierbij aan: afstand houden tot elkaar, handen wassen, thuisblijven bij verkoudheids- en/of ziekteverschijnselen etc. De precieze inhoud van deze regels en afspraken zal ook afhankelijk zijn van de regels en adviezen zoals het RIVM en de overheid ze de komende weken zullen formuleren. In het vervolg van deze blog bespreek ik een aantal van de quick wins waar ik de laatste dagen, ook met input van allerlei artikelen, een idee van heb gekregen. De komende tijd zullen we met elkaar in de praktijk gaan ervaren waar we nog meer tegenaan lopen.
1. Desinfectie
Een aantal van de situaties binnen het kantoor zijn lastig aan te passen; denk aan de liftknopjes, deurklinken, kranen, het koffieautomaat, kopieermachine, stoelen in een vergaderruimte etc. Het verstrekken van een ‘persoonlijke desinfectie-kit’ (eventueel met bedrijfsbranding) om in ieder geval met regelmaat de handen te kunnen desinfecteren lijkt me om die reden sowieso een vereiste, op ‘vaste’ punten zoals bij een koffieautomaat kan ook voorzien worden in desinfectiedoekjes waarmee de medewerker na gebruik het apparaat zelf afdoet.
Cruciaal hierbij (en in het algemeen) is voorlichting van de medewerkers; hoe moet ik het gebruiken, wanneer moet ik het doen, wat moet ik vooral niet doen (zoals gezicht aanraken) etc. Zorg voor goede (en ruim voldoende) communicatie hierover.
2. Routing binnen het kantoor
Het lijkt iets vanzelfsprekends; het organische proces van de manier waarop medewerkers zich door het kantoor bewegen. Echter om 1,5 m afstand te kunnen waarborgen zullen hier in veel situaties ingrepen gedaan dienen te worden. Zo kan het mogelijk zijn, afhankelijk van de ‘vorm’ van het gebouw, om eenrichtingsverkeer in te stellen zodat medewerkers elkaar niet hoeven te passeren in een te smal gangpad.
Ook het creëren van ‘voorrangssituaties’ bij smallere doorgangen is daarbij een goede optie. Het lijkt mij verstandig dat facility managers de komende weken de plattegronden van de kantoren eens goed bekijken om knelpunten op tijd te ontdekken en maatregelen met betrekking tot de routing goed uit te werken en ook zelf te testen.
3. De werkplek
Het meest wezenlijke van onze kantoren zijn natuurlijke de werkplekken. Veel kantooromgevingen hebben de laatste jaren vanuit verschillende oogpunten afscheid genomen van de ‘eigen werkplek’. Waarbij de ‘grote kantoortuin’ ook alweer uit de gratie is en er de laatste jaren meer invulling is gegeven aan vier à zes geclusterde werkplekken afgewisseld met andere typen werkplekken (activiteitgerelateerd werken). Het lijkt me onmogelijk om een flexibele werkplek de gehele dag door ontsmet te houden; de ene medewerker vertrekt en de volgende komt, afhankelijk van het type werkzaamheden kan dit zich een paar keer per dag herhalen.
Een idee dat de laatste dagen al vaak is gepresenteerd is het verstrekken van ‘placemats’ van bijvoorbeeld gerecycled papier die een medewerker bij binnenkomst pakt en op zijn/haar werkplek neerlegt. Bij het verlaten van het kantoor worden deze placemats vervolgens weggegooid of centraal ingezameld (ter recycling). Ook deze kunnen natuurlijk voorzien worden van branding of, nog beter, de regels en afspraken met betrekking tot corona zoals ze gelden op kantoor. Om ook hier de 1,5 m afstand te waarborgen kan ter plekke gekeken worden of bureaus uit elkaar geschoven moeten worden, op plekken waar dit niet gaat kan bijvoorbeeld gekozen worden door oplossingen met plexiglas zoals we ze inmiddels ook kennen uit de retail. Wanneer er geen andere mogelijkheden zijn zal het mogelijk vereist zijn om een aantal werkplekken waar afstand en hygiëne niet gegarandeerd kunnen worden tijdelijk af te sluiten.
Om de druk op werkplekken te verlichten kan ik me ook voorstellen dat organisaties de medewerkers voorlopig blijven adviseren om thuis te werken wanneer het niet noodzakelijk is om naar kantoor te komen.
4. Vergaderen en audiovisuele middelen
Vergaderruimten zullen de eerstkomende periode aanzienlijk aan capaciteit verliezen. Een vergadertafel waar je voorheen met zes medewerkers plaats kon nemen zal nu, afhankelijk van de vorm, nog maar geschikt zijn voor circa drie medewerkers. Dit betekent dat het vergaderen op afstand, wat we nu massaal doen, ook de eerste maanden nog veel zal plaatsvinden. Bijkomend voordeel is het besparen van veel reistijd en een positief effect op CO2-uitstoot. Hoewel dat nu op zichzelf goed functioneert, iedereen onderdeel van een vergadering vanaf zijn eigen locatie, wordt het lastiger wanneer er drie medewerkers op kantoor wel bij elkaar zitten en drie anderen van afstand deelnemen. Om dit goed te faciliteren en echo, onverstaanbaarheid etc. te voorkomen, zijn aanvullende audiovisuele middelen in de vergaderruimte waarschijnlijk vereist. Denk hierbij aan goede microfoon(s), camera, luidsprekers, beeld etc. Ook nadat we door deze periode heen zijn is mijn verwachting dat het op afstand vergaderen voor een deel zal blijven bestaan, wat de vereiste investeringen nog meer verantwoordt.
5. Pauzeren en catering
Iets wat ik de laatste weken waarschijnlijk het meest gemist heb is het sociale aspect van de kantooromgeving. Maar juist dit zal voorlopig niet zo zijn zoals we het ons herinneren. Onze kantine, of het ‘werkcafé’ zoals het bij ons heet, is een plek waar de 1,5 m afstand moeilijk gerealiseerd kan worden met het bestaande meubilair. Dit zal hier leiden tot beperkte capaciteit, wellicht is de oplossing om meerdere lunchtijden aan te bieden of meer te lunchen aan de werkplek; hoewel dat laatste voorheen als (zeer) ongewenst ervaren werd. Ook voor de manier waarop de catering plaatsvindt zullen er, afhankelijk van de faciliteiten, aanpassingen nodig zijn. Hiervoor zullen de cateraars veelal zelf ook richtlijnen en protocollen opstellen.
Het vervolg
Alles wat ik beschreven heb richt zich met name op de snelle oplossingen om de kantooromgeving weer in gebruik te kunnen gaan nemen. Op de lange termijn zullen we op zoek moeten naar meer structurele oplossingen en manieren om de benoemde aspecten onderdeel te laten zijn van onze toekomstige (kantoor)huisvesting. Denk hierbij aan de mogelijkheden van een smart office om medewerkers en facility managers te informeren, het verbeteren van het binnenklimaat, verbeteren van de weerstand van medewerkers (door groen, gezonde voeding, sporten etc.), hygiënische materialisering etc. In een vervolgblog zal ik hier aandacht aan schenken, waarbij ik ook ons eigen HEVO-kantoor als casus zal gebruiken.
Voor nu wil ik iedereen de komende periode vooral veel gezondheid wensen en daarnaast ook veel wijsheid in het creëren van veilige werkomgevingen waarmee we (een deel van) ons ‘oude leven’ weer op kunnen pakken.
Mocht je zelf tegen interessante oplossingen of gedachtegangen aan lopen, schroom dan niet om deze met mij te delen; in deze bijzondere tijden lijkt het me voornamelijk van belang dat we gezamenlijk op zoek gaan naar oplossingen en niet ieder voor zich het wiel proberen uit te vinden. Laten we vooral ook de kansen benutten die deze crisis ons biedt!
