Hoe pas je jouw organisatie aan op de post-corona werkomgeving?
Hoe pas je jouw organisatie, in al zijn facetten, aan op de nieuwe manier van werken? Aniek Janssen van Smart WorkPlace partner TwynstraGudde geeft in haar blog handvaten.
De tijd en locatie van ons werk leek ooit zo vanzelfsprekend. We werkten doorgaans van 9 tot 5, op een vaste plek op kantoor. Corona heeft de functie van het kantoorgebouw en onze manier van werken voorgoed veranderd. Corporate Antropoloog Jitske Kramer scheef het al: ‘werk heeft het kantoor verlaten’. We werken massaal online. Sommigen van ons mogen nog steeds niet naar kantoor, en anderen zoeken naar manieren om toch veilig door te werken. Het is een verandering die grote impact heeft op elke organisatie. Het vraagt om een nieuwe manier van werken. We stellen ons dezelfde vragen: ‘Hoe geef je leiding en hoe werken we samen op afstand? Wat wordt de nieuwe functie van ons kantoorgebouw? Welke ICT-faciliteiten horen daarbij?’ Kortom: ‘Hoe pas je jouw organisatie, in al zijn facetten, aan op deze nieuwe context?’ In dit blog lichten we toe hoe je concreet met bovenstaande vragen aan de slag kunt.
Veel huisvestingsopgaven kenmerkten zich de afgelopen jaren door een sterke focus op de bricks en bytes en veel minder op het facet van behaviour. We zien dat er meer dan eens sprake was van een onderschatting van de complexiteit, veelzijdigheid, diepgang en dynamische kant van het veranderproces. Waarbij niet alleen de bricks en bytes werden ontworpen, maar ook het gedragscomponent. Dit terwijl de ervaring leert dat ander gedrag geen ontwerp- maar een ontwikkelbenadering vraagt. Vanuit TwynstraGudde zien wij de verandering van werkomgeving en gedragsverandering als een integraal vraagstuk waarbij zowel de verander- als de huisvestingscomponent van wezenlijk belang zijn. Dat betekent dat je expliciet aandacht moet besteden aan de behaviour kant én de wijze waarop je de beoogde verandering vormgeeft. Maar hoe doe je dat? We onderkennen hierbij drie belangrijke fasen:
- Doorgrond de opgave.
- Maak een meervoudig veranderplan met behulp van een TG Changelab.
- Zet kleine stappen en stuur kort cyclisch bij.
Fase 1: Doorgrond de opgave
We zien in tijden van corona hoe belangrijk het is om huisvestingsopgaven op ‘waarde te schatten’ en ze ook nadrukkelijk als veranderopgave te zien. In onze visie start iedere verandering met het doorgronden van de opgave. In deze fase maak je de huidige en gewenste situatie van de organisatie inzichtelijk. Oftewel, waar staat de organisatie, in al zijn facetten nu, wat kunnen we leren van de coronacrisis en waar willen we met elkaar naartoe en waarom? Dat vraagt om een meervoudige analyse ten aanzien van de bricks, bytes en behaviour. In onze adviespraktijk maken wij hiervoor vaak gebruik van een enquêtetool. Binnen de gehele organisatie wordt een enquête uitgezet. De opbrengst is een rijke set aan informatie over wat voor activiteiten medewerkers uitvoeren, in welke mate zij de harde en zachte aspecten van de organisatie waarderen en wat de gewenste toekomstige situatie is. Tevens maken wij veelvuldig gebruik van de Employee Experience-methodiek. Het achterhalen van de waarden, drijfveren en behoeften van de medewerkers staat in deze aanpak centraal. Door middel van kwalitatieve interviews wordt achterhaald wat medewerkers écht nodig hebben om hun werk gezond, gelukkig en productief uit te voeren.
Een belangrijk onderdeel van de analyses is dat de focus zowel op bricks, bytes en behaviour ligt. Naast huisvesting, processen, procedures en producten beschouw je ook ’zachte elementen’ als gedrag, leiderschap en samenwerking. Hierdoor krijgt jouw opgave meer diepgang en integraliteit en is de kans kleiner dat je gaandeweg het traject voor verrassingen komt te staan.
Fase 2: Maak een meervoudig veranderplan met behulp van een TG Changelab
Zodra je de integrale opgave goed in beeld hebt gebracht, ontstaat de vraag hoe je als organisatie daar naartoe ontwikkelt. Een veranderaanpak op maat is hierbij essentieel. Bij TwynstraGudde hebben we hiervoor een ‘Changelab’ methodiek ontwikkeld. Een snelkookpansessie van 1 dag met als doel om een veranderaanpak op te stellen. Dit is een aanpak met concrete interventies waarmee de organisatie direct aan de slag kan. In de Changelab zijn een aantal werkzame principes uit de methodiek van Engeström in een nieuw, eigentijds en fris jasje gestoken:
- Samen met professionals
- Ervaring opdoen
- Betekenis geven en onderzoeken
- Prioriteren, leren en bijstellen
Eén van de uitgangspunten van de Changelab methodiek is dat je verandering vorm geeft samen met professionals. Onze ervaring leert dat een succesvolle verandering zich kenmerkt door heldere rollen, de juiste interventies én eigenaarschap bij betrokkenen. Bij het ontwikkelen en uitvoeren van een meervoudig veranderplan stellen we daarom een divers veranderteam op. In dat veranderteam zijn tenminste de opdrachtgever en participanten van de verandering vertegenwoordigd vanuit de betreffende organisatie. Samen met het veranderteam wordt de veranderaanpak tijdens het Changelab op maat gemaakt. In het Changelab worden een aantal stappen doorlopen, te weten:
- Complexiteit van veranderen ervaren
- Betekenis geven aan de eigen opgave
- Interventies kiezen
Stap 1: Complexiteit van veranderen ervaren
Het Changelab start met het ervaren van wat een integrale verandering nu precies behelst en welke spanningen hierbij kunnen ontstaan. Wij laten het veranderteam daarom gezamenlijk door middel van een spelsimulatie de belangrijkste succes- en faalfactoren bij veranderprocessen ervaren. Zo kunnen ze de complexiteit van het veranderen daadwerkelijk voelen én deze lessen direct integreren in het eigen veranderplan.
Stap 2: Betekenis geven aan de eigen opgave
Daarna wordt de stap gemaakt naar de eigen organisatie. Op basis van de inzichten uit de analysefase (fase 1) gaat het veranderteam op een interactieve manier aan de slag met de betekenisgeving. Het veranderteam onderzoekt gezamenlijk wat nu precies de kern van de opgave is. Waar de focus op zou moeten liggen in het veranderproces. Zijn dat de bytes, de bricks of toch het behaviour aspect? Welke veranderstrategie past binnen de organisatie en welke sluit aan op de opgave? Waar zijn er mogelijk kiemen (kansen/energie) en angels (obstakels/weerstand)? En wellicht de belangrijkste vraag: ‘Is het haalbaar/realistisch? Kunnen we dit met elkaar?’
Stap 3: Interventies kiezen
Op basis van deze inzichten brengt het veranderteam focus aan en stelt het prioriteiten binnen het veranderplan. Uit een breed scala aan mogelijkheden mogen zij nu interventies selecteren die zij in het veranderplan/roadmap willen opnemen. Dit zijn interventies uit het brede repertoire van TwynstraGudde, op gebied van bricks, bytes en behaviour, maar er is ook voldoende ruimte om zelf interventies toe te voegen. In een roadmap worden de interventies in samenhang geprioriteerd, uitgezet in de tijd en worden afspraken gemaakt over rollen, monitoring, bijstellen en reflectie. Aan het einde van de dag ligt er een meervoudig, integraal en gedragen veranderplan. Op maat gemaakt, passend bij de opgave, context en uitdagingen van de organisatie. Een aanpak die antwoord geeft op de vraag: ‘Hoe passen we onze organisatie, in al zijn facetten, aan op onze nieuwe context?’
Fase 3: Zet kleine stappen en stuur kort cyclisch bij
Hoe de wereld er na corona uitziet weet niemand. Dat brengt onzekerheden met zich mee. Veranderingen vragen tijd, aandacht en adaptief vermogen. Een goede veranderaanpak is een cruciaal begin, maar nog geen garantie voor succes. Tijdens de uitvoering komt het moment waarop de interventies uit het veranderplan ingezet worden en de verandering in de organisatie vorm krijgt. Ieder veranderproces gaat vaak voortvarend van start. De uitdaging schuilt in het behouden van voortgang en impact. Het is van belang dat het veranderteam in deze fase goed de voortgang monitort en de betrokkenen ‘bij de les’ houdt. Ook is het belangrijk het proces continu te evalueren, te leren van reeds gerealiseerde acties en slim in te spelen op veranderingen in de omgeving. Zo blijven de interventies uit het veranderplan aansluiten bij de organisatie en worden voortgang én impact vergroot.
Aan het begin van dit blog stelden wij de vraag centraal: ‘Hoe pas je jouw organisatie, in al zijn facetten, aan op de nieuwe manier van werken na corona?’ Om daar goed antwoord op te geven is een integrale aanpak nodig die zowel de bricks (fysieke werkomgeving), bytes (digitale middelen en processen) en behaviour (gedrag) belicht. Door het opstellen van een veranderplan met de Changelab-methodiek wordt de integraliteit gewaarborgd en draagvlak voor de aanpak gecreëerd. Bovendien wordt een aanpak gecreëerd die concreet en direct toe te passen is.
