Hoe pas je jouw organisatie aan op de post-corona werkomgeving?

7 min

 

Hoe pas je jouw organisatie aan op de post-corona werkomgeving?

Hoe pas je jouw organisatie, in al zijn facetten, aan op de nieuwe manier van werken? Aniek Janssen van Smart WorkPlace partner TwynstraGudde geeft in haar blog handvaten.

De tijd en locatie van ons werk leek ooit zo vanzelfsprekend. We werkten doorgaans van 9 tot 5, op een vaste plek op kantoor. Corona heeft de functie van het kantoorgebouw en onze manier van werken voorgoed veranderd. Corporate Antropoloog Jitske Kramer scheef het al: ‘werk heeft het kantoor verlaten’. We werken massaal online. Sommigen van ons mogen nog steeds niet naar kantoor, en anderen zoeken naar manieren om toch veilig door te werken. Het is een verandering die grote impact heeft op elke organisatie. Het vraagt om een nieuwe manier van werken. We stellen ons dezelfde vragen: ‘Hoe geef je leiding en hoe werken we samen op afstand? Wat wordt de nieuwe functie van ons kantoorgebouw? Welke ICT-faciliteiten horen daarbij?’ Kortom: ‘Hoe pas je jouw organisatie, in al zijn facetten, aan op deze nieuwe context?’ In dit blog lichten we toe hoe je concreet met bovenstaande vragen aan de slag kunt.  

Veel huisvestingsopgaven kenmerkten zich de afgelopen jaren door een sterke focus op de bricks en bytes en veel minder op het facet van behaviour. We zien dat er meer dan eens sprake was van een onderschatting van de complexiteit, veelzijdigheid, diepgang en dynamische kant van het veranderproces. Waarbij niet alleen de bricks en bytes werden ontworpen, maar ook het gedragscomponent. Dit terwijl de ervaring leert dat ander gedrag geen ontwerp- maar een ontwikkelbenadering vraagt. Vanuit TwynstraGudde zien wij de verandering van werkomgeving en gedragsverandering als een integraal vraagstuk waarbij zowel de verander- als de huisvestingscomponent van wezenlijk belang zijn. Dat betekent dat je expliciet aandacht moet besteden aan de behaviour kant én de wijze waarop je de beoogde verandering vormgeeft. Maar hoe doe je dat? We onderkennen hierbij drie belangrijke fasen:

  1. Doorgrond de opgave.
  2. Maak een meervoudig veranderplan met behulp van een TG Changelab.
  3. Zet kleine stappen en stuur kort cyclisch bij.

Fase 1: Doorgrond de opgave

We zien in tijden van corona hoe belangrijk het is om huisvestingsopgaven op ‘waarde te schatten’ en ze ook nadrukkelijk als veranderopgave te zien. In onze visie start iedere verandering met het doorgronden van de opgave. In deze fase maak je de huidige en gewenste situatie van de organisatie inzichtelijk. Oftewel, waar staat de organisatie, in al zijn facetten nu, wat kunnen we leren van de coronacrisis en waar willen we met elkaar naartoe en waarom? Dat vraagt om een meervoudige analyse ten aanzien van de bricks, bytes en behaviour. In onze adviespraktijk maken wij hiervoor vaak gebruik van een enquêtetool. Binnen de gehele organisatie wordt een enquête uitgezet. De opbrengst is een rijke set aan informatie over wat voor activiteiten medewerkers uitvoeren, in welke mate zij de harde en zachte aspecten van de organisatie waarderen en wat de gewenste toekomstige situatie is. Tevens maken wij veelvuldig gebruik van de Employee Experience-methodiek. Het achterhalen van de waarden, drijfveren en behoeften van de medewerkers staat in deze aanpak centraal. Door middel van kwalitatieve interviews wordt achterhaald wat medewerkers écht nodig hebben om hun werk gezond, gelukkig en productief uit te voeren.

Een belangrijk onderdeel van de analyses is dat de focus zowel op bricks, bytes en behaviour ligt. Naast huisvesting, processen, procedures en producten beschouw je ook ’zachte elementen’ als gedrag, leiderschap en samenwerking. Hierdoor krijgt jouw opgave meer diepgang en integraliteit en is de kans kleiner dat je gaandeweg het traject voor verrassingen komt te staan.

Fase 2: Maak een meervoudig veranderplan met behulp van een TG Changelab

Zodra je de integrale opgave goed in beeld hebt gebracht, ontstaat de vraag hoe je als organisatie daar naartoe ontwikkelt. Een veranderaanpak op maat is hierbij essentieel. Bij TwynstraGudde hebben we hiervoor een ‘Changelab’ methodiek ontwikkeld. Een snelkookpansessie van 1 dag met als doel om een veranderaanpak op te stellen. Dit is een aanpak met concrete interventies waarmee de organisatie direct aan de slag kan. In de Changelab zijn een aantal werkzame principes uit de methodiek van Engeström in een nieuw, eigentijds en fris jasje gestoken:

  • Samen met professionals
  • Ervaring opdoen
  • Betekenis geven en onderzoeken
  • Prioriteren, leren en bijstellen 

Eén van de uitgangspunten van de Changelab methodiek is dat je verandering vorm geeft samen met professionals. Onze ervaring leert dat een succesvolle verandering zich kenmerkt door heldere rollen, de juiste interventies én eigenaarschap bij betrokkenen. Bij het ontwikkelen en uitvoeren van een meervoudig veranderplan stellen we daarom een divers veranderteam op. In dat veranderteam zijn tenminste de opdrachtgever en participanten van de verandering vertegenwoordigd vanuit de betreffende organisatie. Samen met het veranderteam wordt de veranderaanpak tijdens het Changelab op maat gemaakt. In het Changelab worden een aantal stappen doorlopen, te weten:

  • Complexiteit van veranderen ervaren
  • Betekenis geven aan de eigen opgave
  • Interventies kiezen

Stap 1: Complexiteit van veranderen ervaren

Het Changelab start met het ervaren van wat een integrale verandering nu precies behelst en welke spanningen hierbij kunnen ontstaan. Wij laten het veranderteam daarom gezamenlijk door middel van een spelsimulatie de belangrijkste succes- en faalfactoren bij veranderprocessen ervaren. Zo kunnen ze de complexiteit van het veranderen daadwerkelijk voelen én deze lessen direct integreren in het eigen veranderplan.

Stap 2: Betekenis geven aan de eigen opgave

Daarna wordt de stap gemaakt naar de eigen organisatie. Op basis van de inzichten uit de analysefase (fase 1) gaat het veranderteam op een interactieve manier aan de slag met de betekenisgeving. Het veranderteam onderzoekt gezamenlijk wat nu precies de kern van de opgave is. Waar de focus op zou moeten liggen in het veranderproces. Zijn dat de bytes, de bricks of toch het behaviour aspect? Welke veranderstrategie past binnen de organisatie en welke sluit aan op de opgave? Waar zijn er mogelijk kiemen (kansen/energie) en angels (obstakels/weerstand)? En wellicht de belangrijkste vraag: ‘Is het haalbaar/realistisch? Kunnen we dit met elkaar?’

Stap 3: Interventies kiezen

Op basis van deze inzichten brengt het veranderteam focus aan en stelt het prioriteiten binnen het veranderplan. Uit een breed scala aan mogelijkheden mogen zij nu interventies selecteren die zij in het veranderplan/roadmap willen opnemen. Dit zijn interventies uit het brede repertoire van TwynstraGudde, op gebied van bricks, bytes en behaviour, maar er is ook voldoende ruimte om zelf interventies toe te voegen. In een roadmap worden de interventies in samenhang geprioriteerd, uitgezet in de tijd en worden afspraken gemaakt over rollen, monitoring, bijstellen en reflectie. Aan het einde van de dag ligt er een meervoudig, integraal en gedragen veranderplan. Op maat gemaakt, passend bij de opgave, context en uitdagingen van de organisatie. Een aanpak die antwoord geeft op de vraag: ‘Hoe passen we onze organisatie, in al zijn facetten, aan op onze nieuwe context?’

Fase 3: Zet kleine stappen en stuur kort cyclisch bij

Hoe de wereld er na corona uitziet weet niemand. Dat brengt onzekerheden met zich mee. Veranderingen vragen tijd, aandacht en adaptief vermogen. Een goede veranderaanpak is een cruciaal begin, maar nog geen garantie voor succes. Tijdens de uitvoering komt het moment waarop de interventies uit het veranderplan ingezet worden en de verandering in de organisatie vorm krijgt. Ieder veranderproces gaat vaak voortvarend van start. De uitdaging schuilt in het behouden van voortgang en impact. Het is van belang dat het veranderteam in deze fase goed de voortgang monitort en de betrokkenen ‘bij de les’ houdt. Ook is het belangrijk het proces continu te evalueren, te leren van reeds gerealiseerde acties en slim in te spelen op veranderingen in de omgeving. Zo blijven de interventies uit het veranderplan aansluiten bij de organisatie en worden voortgang én impact vergroot.

Aan het begin van dit blog stelden wij de vraag centraal: ‘Hoe pas je jouw organisatie, in al zijn facetten, aan op de nieuwe manier van werken na corona?’ Om daar goed antwoord op te geven is een integrale aanpak nodig die zowel de bricks (fysieke werkomgeving), bytes (digitale middelen en processen) en behaviour (gedrag) belicht. Door het opstellen van een veranderplan met de Changelab-methodiek wordt de integraliteit gewaarborgd en draagvlak voor de aanpak gecreëerd. Bovendien wordt een aanpak gecreëerd die concreet en direct toe te passen is.

Delen:

Meer nieuws

WorkPlace Inside: Stephan Simons

WorkPlace Inside: Stephan Simons

woensdag 9 juli

"Ontspanning, inspiratie en grip houden, ook buiten het ondernemen." Daarmee beschrijft Stephan Simons zijn mentaliteit ...

Lees meer

De kracht van een goed werkplekconcept

De kracht van een goed werkplekconcept

dinsdag 8 juli

Solved moest tijdelijk met het hele kantoor verhuizen, een nieuwe plek geeft ook ruimte voor nieuwe inzichten. Silvia de ...

Lees meer

Niet blindstaren op energie

Niet blindstaren op energie

vrijdag 4 juli

Deelnemers aan het rondetafelgesprek 'de kracht van een integrale aanpak' willen zich niet blindstaren op alleen het onderwerp ...

Lees meer

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

donderdag 3 juli

Op de TU Delft Campus transformeerde Haskoning de monumentale Mijnbouwfaculteit naar een modern Paris Proof kantoor. Voor ...

Lees meer

Gaat AI ons redden?

Gaat AI ons redden?

donderdag 3 juli

In de BNW Index 2024 werd geconstateerd dat ontwikkelingen rondom de werkomgeving elkaar zó snel opvolgen, dat we ...

Lees meer

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

woensdag 2 juli

Op 5 juli 2025 opent SC Cambuur officieel de deuren van haar nieuwe thuisbasis: het Kooi Stadion. Deze datum staat bij veel ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

woensdag 2 juli

Wat kan de Himalaya ons leren over een goede werkomgeving? Esther Roelofs vertelt over haar connectie met hiken en de werkplek ...

Lees meer

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

dinsdag 1 juli

Per 1 juli is Natalie Hofman aangesteld als de nieuwe business unit directeur bij HEYDAY Interim, een zelfstandige business ...

Lees meer

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

dinsdag 1 juli

Op een zonovergoten ochtend in mei vindt de Compliance Round Table plaats in een heel bijzondere locatie: ‘De Kapel’ ...

Lees meer

Vero: nieuwe gratis AI-agent

Vero: nieuwe gratis AI-agent

maandag 30 juni

Alvero ondersteunt workplace professionals met Agentic AI Introductie Vero: een gratis AI-agent die helpt met vragen, ideeën ...

Lees meer

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

maandag 30 juni

“De nood tot vernieuwing van onderwijshuisvesting is hoog”, valt te lezen in een opiniestuk van Jan Joost Flim, ...

Lees meer

E-zine 'Smart Buildings'

E-zine 'Smart Buildings'

donderdag 26 juni

De adoptie, transformatie en mogelijkheden van technologie op de werkplek zijn ongekend en ontwikkelen harder dan ooit. ...

Lees meer

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

donderdag 26 juni

Op woensdag 2 juli 2025 vertelt Amabel Chiarito over het innovatieve werkplekconcept van Haskoning in het nieuwe, duurzame ...

Lees meer

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

donderdag 26 juni

SmartLabs en International Workplace Group gaan een wereldwijde samenwerking aan van tien jaar. Daarmee spelen ze in op ...

Lees meer

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

woensdag 25 juni

Hollandse Nieuwe creëerde voor MVRDV in Tripolis Park een werkomgeving waar betekenisvolle connecties en spontane ontmoetingen ...

Lees meer

De kracht van een integrale aanpak

De kracht van een integrale aanpak

dinsdag 24 juni

De droom van iedere gebouweigenaar: een toekomstbestendige vastgoedportefeuille waarmee je energie bespaart, een gezonde ...

Lees meer

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de NAVO-top

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de ...

dinsdag 24 juni

Terwijl Den Haag zich voorbereidt op zware verkeershinder tijdens de NAVO-top, houdt IWG professionals productief met gratis ...

Lees meer

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

vrijdag 20 juni

Een platform biedt gebouwbeheerders en installateurs een hulpmiddel om het energieverbruik en de prestaties van één ...

Lees meer

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

donderdag 19 juni

Op 1 januari 2022 fuseerden de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Sint Anthonis, Mill en Sint Hubert en Grave tot de nieuwe gemeente ...

Lees meer

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

donderdag 19 juni

Bestaat een neurodivers kantoor? Met deze vraag herlanceert Tarkett de praktische gids 'Principes voor Human-Conscious Design', ...

Lees meer

Terug naar boven