Optimaal organiseren van hybride kantoor met werkplekanalyses
Hoe kunnen werkplekanalyses helpen een hybride kantoor optimaal te organiseren? Eric Van Bael, CEO van Smart WorkPlace partner Spacewell, omschrijft vijf manieren.
Sinds het begin van de coronapandemie vorig jaar werken meer mensen dan ooit op afstand. Door de lockdownmaatregelen en -beperkingen lagen kantoren er haast van de ene dag op de andere verlaten bij. Voor sommige bedrijven was (nu en dan) thuiswerken niet nieuw, voor andere was dit een totaal onbekend fenomeen. De eerste reacties op dit gigantische verplichte ‘experiment’ waren over het algemeen echter overweldigend positief. De meeste medewerkers bleven productief tijdens de quarantaine. Daardoor rees al snel de vraag of kantoren nog wel nodig zijn.
Wat is de waarde van een kantoor? Deze topic is nu extra relevant, maar kwam vroeger ook al wel ter sprake. Leesman benchmarkonderzoeken, bijvoorbeeld hadden al aangetoond dat medewerkers in veel kantoren niet productief kunnen werken. Volgens medewerkers schieten kantoren niet alleen tekort, tot maar liefst de helft van de ruimte blijft bovendien vaak onbenut.
Naarmate de overschakeling naar thuiswerken verder doorzet, beginnen medewerkers de negatieve impact daarvan te voelen: ze hebben immers geen toegang meer tot gedeelde fysieke ruimtes en missen persoonlijk contact met collega’s. De Zoom-vermoeidheid slaat toe, onboarden en mentoren van nieuwe collega’s is lastiger geworden, en medewerkers geven steeds vaker aan dat ze zich gestresseerd en geïsoleerd voelen en weinig mentale veerkracht hebben. Daarnaast geloven maar weinig directeurs dat de bedrijfscultuur kan standhouden wanneer iedereen uitsluitend op afstand zou werken.
Naar een hybridekantoor
Wat betekent dit voor onze toekomstige werkplekken? Uit enquêtes, zoals de US Remote Work Survey van PwC, blijkt dat in het merendeel van de bedrijven hybride kantoren in opmars zijn. Mensen werken dan op verschillende locaties en kantoren bieden (vooral) gedeelde (dus niet aan één specifieke medewerker toegekende) bureaus, ruimtes en voorzieningen om:
- de saamhorigheid in de hand te werken, de bedrijfscultuur verder te ontwikkelen en contacten op te bouwen,
- de uitvoering van individuele taken te ondersteunen,
- teamwork, creativiteit en innovatie te stimuleren.
Het hybride werkplekmodel draait om de flexibiliteit die de meeste werknemers ondertussen verwachten. Maar het gaat ook gepaard met nieuwe uitdagingen voor vastgoedteams en managers. Hoe moeten ze kantoorruimtes nu precies inrichten en beheren? Er is nog altijd veel onzekerheid over het gebruik van kantoren in het post-COVID-19-tijdperk. En totdat managers weten hoe verschillende medewerkers het kantoorlandschap in zijn nieuwe vorm zullen benutten, is het moeilijk om de juiste aanpassingen door te voeren. Gegevens zijn daarom essentieel om de werkplek te optimaliseren en een fantastische werknemerservaring te creëren.
De rol van gegevens en analyseplatforms
Als mensen hun werkplek kunnen kiezen, dan moeten toekomstbestendige kantoren zich ontpoppen tot een plaats waar ze willen vertoeven. Helemaal niet makkelijk! Hieronder volgen vijf manieren waarop platforms voor werkplekanalyses daarbij kunnen helpen.
1. Geef het kantoor een andere invulling in functie van bedrijfsdoelstellingen
Geen enkel bedrijf wil eigenlijk een kantoor. Wat organisaties écht willen? Een ‘tool’ die het welzijn, de betrokkenheid en de productiviteit van medewerkers verbetert. Loonkosten maken maar liefst 90 procent van de totale bedrijfskosten uit (volgens de zogenaamde 3-30-300-regel van JLL). De werkplek optimaliseren voor medewerkers zou voor elke vooruitdenkende organisatie dan ook een absolute topprioriteit moeten zijn. Leesman, een onderzoeksbureau gespecialiseerd in het meten en analyseren van werknemerservaringen, stelde in 2019 vast dat bijna 40 procent van de medewerkers het gevoel had dat hun werkplek geen omgeving was waar ze productief konden zijn. De terugkeer naar kantoor na afloop van de coronapandemie is een unieke gelegenheid om daarin verandering te brengen.
2. Verwerf inzicht in ruimtegebruik en binnenklimaat
Om een gezonde, mensgerichte werkplek te creëren met een optimaal ruimtegebruik en binnenklimaat zijn betrouwbare gegevens noodzakelijk.
Moderne analyseplatforms gebruiken gedetailleerde sensorgegevens om een nauwkeurig beeld te creëren van hoe diverse ruimtes in een gebouw benut worden in de loop van de dag, en hoeveel comfort ze bieden. Door de kwaliteit van de binnenlucht in afzonderlijke lokalen en ruimtes te monitoren, kunnen gebouwbeheerders ook nagaan in welke ruimtes er problemen zijn met het klimaat of het risico op de overdracht van virussen via de lucht groter is.
3. Pas kantoorruimtes maximaal aan en ondersteun portfoliobeslissingen
Door de bezettingsgraad en het gebruik van ruimtes na te gaan, kunnen vastgoedteams zien welke ruimtes te weinig gebruikt worden of erg in trek zijn, en de werkplek aanpassen aan vraag en aanbod. In een hybridekantoor blijven bureaus die aan één specifieke medewerker zijn toegekend een groot deel van de tijd leeg. Verspilling van ruimte en geld! Bij een systeem met flexibele zitplaatsen, kan de ruimte voor bureaus verkleind worden en plaatsmaken voor meer gezamenlijke ruimtes. Een andere optie is een deel van de ruimte onderverhuren of laten gebruiken door derden.
4. Bied medewerkers realtime-inzicht in de kantoorbezetting
Voor een naadloze werkplekervaring worden sensorgegevens gevisualiseerd op plattegronden. Medewerkers hebben toegang tot deze informatie op hun smartphone en andere digitale touchpoints. Gebouwgebruik wordt volkomen transparant, en medewerkers kunnen makkelijk geschikte ruimtes met de juiste voorzieningen en omgevingsomstandigheden vinden en reserveren.
5. Maak op activiteiten gebaseerde diensten mogelijk
Net zoals werkplekken met toegewezen zitplaatsen plaatsmaken voor flexibelere systemen, wordt ook serviceverlening volgens vaste schema’s vervangen door op activiteiten gebaseerde diensten. Bij deze dynamischere manier van dienstverlening gebeuren inspanningen waar ze het meest nodig zijn, in overeenstemming met de geldende richtlijnen en het effectieve gebruik, en op basis van realtimegegevens.
Onderhoudsmedewerkers krijgen visuele instructies op mobiele apparaten. Zo zien ze op digitale grondplannen waar hun aanwezigheid vereist is, en welke taken ze moeten uitvoeren. Gebruikers van een gebouw zijn gelukkiger en de jobtevredenheid neemt toe.
De weg vooruit
De huidige pandemische situatie is ongezien in de recente geschiedenis. Er is dus geen eenduidige oplossing voor hoe het verder moet. De benchmarks van vorig jaar zijn niet meer van toepassing, en we bevinden ons op totaal onbekend terrein. Platforms voor werkplekanalyses zijn daarom cruciaal om de nieuwe manier van werken te doorgronden. Door inzichten op basis van reële gebruiksgegevens stellen ze vastgoedteams in staat een werkplekervaring te bieden die talentvolle medewerkers aan boord houdt en welzijn, innovatie en groei in de hand werkt.
