Soft service en blended working

4 min

 

Soft service en blended working

Facilitaire organisaties moeten niet volgend zijn, maar voorwaardenscheppend. Dat stelt Harold Hinfelaar van Smart WorkPlace partner draaijer+partners in onderstaande blog.

We zitten in onzekere tijden als gevolg van Covid 19. De toekomst biedt meer perspectief, maar geeft ook veel onzekerheid. Voor veel organisaties spelen vragen als: wat nemen we mee uit de crisis? Hoe gaan we (samen)werken? Hoe gaan we nu leren en ontwikkelen? Wat doen we fysiek en wat digitaal? Wat doen we thuis en wat doen we op school/werk/…? Dit heeft uiteraard ook gevolgen voor onze huisvesting én daarmee ook voor de inrichting van dienstverlening en dan specifiek ‘dichtbij’ de gebruiker.

Bij veel organisaties wordt natuurlijk al jaren voor een substantieel deel thuisgewerkt. Door de Covid-pandemie is dat deel nog groter geworden. Werkgevers moeten bedenken hoe ze hun faciliteiten hierop kunnen aanpassen. Jaren geleden al vertelde een medewerker van een opdrachtgever dat de dienstverlening vanuit het facilitair bedrijf van zijn werkgever zo ongeveer stopte als hij de parkeergarage uitreed. Iets om over na te denken en actie op te ondernemen.

Voorwaardenscheppend in plaats van volgend

Meer dan ooit moeten organisaties aan de gang met dit soort vraagstukken én natuurlijk hier oplossingen voor vinden. In onzekere tijden is het zaak je te focussen op waar je wél zekerheid over hebt. De afgelopen decennia zijn secundaire zaken als huisvesting en facilitaire dienstverlening te vaak ‘volgend’ geweest in plaats van voorwaardenscheppend. Tijdens mijn jarenlange inzet bij verschillende facilitaire dienstverleners, heb ik het voorrecht gehad bij vele organisaties (‘opdrachtgevers’) in de keuken te kijken. Sinds die tijd is de ontwikkeling van het vak verschoven. Van een traditionele, civiele dienst, via de meer functionele facilitaire dienst (‘het mag niet te veel kosten’) naar de actuele facilitaire dienstverlening die veel meer voorwaardenscheppend en data gedreven is.

In de afgelopen jaren ben ik betrokken geweest bij het sluiten van diverse  samenwerkingsverbanden tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Bijna altijd stonden kernpunten als ‘flexibiliteit’ en ‘wendbaarheid’  centraal in de beoogde samenwerking. Dit betrof dan vaak dienstverlening bij grote bedrijven, waarbij het meebewegen van het secundaire proces essentieel is voor het functioneren van het primaire proces.

Ik heb me altijd verbaasd hoe moeilijk het is, bijvoorbeeld in vergelijking met een sector als de hotellerie, om te komen tot integrale, vraaggerichte facilitaire dienstverlening. Facilitaire dienstverlening en opleidingen zijn wat mij betreft lange tijd te veel gericht geweest op processen, kosten en functionaliteit in plaats van op de gebruikers. Sterker: de meeste facilitaire dienstverleners deden het goed ‘als de opdrachtgever’ (contractmanager) tevreden was’. Men sprak vaak niet eens over de gebruikers…

Hybride facilitaire organisatie en dienstverlening

De golf van uitbesteden van de afgelopen decennia van – meestal – afzonderlijke diensten waarbij kostenverlaging en technische specificaties vaak leidend waren, dragen hier niet op voorhand optimaal aan bij. We moeten organisaties en samenwerkingsverbanden mijns inziens anders inrichten. Net zoals we een hybride manier van werken hebben gekregen en naar alle waarschijnlijk voorlopig ook wel houden, moeten we ook naar een ‘hybride’ facilitair bedrijf en dienstverlening. Een optimale mix van in- en uitbesteden, waarbij wordt samengewerkt met een aantal strategische partners. Alle spelers moeten zich dan committeren aan dezelfde doelen. Ik heb in het verleden geregeld aan klanten voorgesteld een soort van joint-venture in te richten voor het facilitair bedrijf. Eén gezamenlijke doelstelling, strategie en organisatie waar kosten en opbrengsten worden gedeeld en transparant wordt samengewerkt.

Weinig organisaties wilden hier überhaupt over nadenken. Vooral omdat ‘Facilitair’ vaak onvoldoende positie heeft en te laag op de directie-agenda staat.

Flexibiliteit, wendbaarheid

Flexibiliteit en wendbaarheid zijn de komende tijd dus ‘key’. Door vrijwel continu en realtime in contact te staan met de gebruikers, het primaire proces en het management kun je tijdig en adequaat inspelen op ontwikkelingen in de organisatie. Ook moet serieus worden nagedacht over de aan medewerkers geboden faciliteiten en dienstverlening op de momenten dat zij niet op kantoor werken.

De samenwerking tussen een organisatie en haar leveranciers en door hen af te sluiten contracten moeten hier ook op worden ingericht en ruimte bieden aan een flexibilisering van de dienstverlening.

Gebruik data

Huisvesting en dienstverlening kunnen slimmer ingericht worden door inzet van de technieken en diverse in gebouwen aanwezige databronnen. Deze kunnen de bedrijfsmatige en primaire processen verrijken en verbinden. Dit faciliteert een optimaal en efficiënt gebruik van de werkomgeving voor zowel gebruiker als dienstverlener.

Door de uitdagingen van de pandemie waarin we zijn beland, mogen facilitaire organisaties laten zien wat ze jarenlang hebben nagestreefd: Meebewegen en voorwaardenscheppend zijn aan een nieuwe manier van gebruik en werken, waarbij we niet exact weten hoe de toekomst eruit gaan zien. Het zijn spannende tijden!

Delen:

Meer nieuws

SWP Talks #66: Zero waste

SWP Talks #66: Zero waste

woensdag 18 juni

In de nieuwste aflevering van SWP Talks staat het thema zero waste op de werkvloer centraal. Host Suzanne Schalx gaat in ...

Lees meer

Waarom datagedreven ventilatie loont

Waarom datagedreven ventilatie loont

woensdag 18 juni

Nog te vaak draait de keuze bij ventilatie vooral om de laagste aanschafprijs, terwijl juist de Total Cost of Ownership ...

Lees meer

Definitief Ontwerp ABG-kantoor afgerond

Definitief Ontwerp ABG-kantoor afgerond

dinsdag 17 juni

Het Definitief Ontwerp voor het nieuwe gemeentekantoor van de ABG-organisatie is afgerond. HEVO bereikt daarmee een belangrijke ...

Lees meer

Onzekerheid de enige constante

Onzekerheid de enige constante

maandag 16 juni

Het nieuwe normaal is misschien wel het nieuwe onbekende. Tijdens een Round Table gingen professionals van onder andere ...

Lees meer

Regelgeving is er niet voor niets

Regelgeving is er niet voor niets

vrijdag 13 juni

Een veilige en duurzame werkomgeving creëren is niet exclusief voor koplopers binnen facilitair management en gebouwbeheer. ...

Lees meer

Toekomstbestendige werkomgeving voor Hoogheemraadschap van Delfland

Toekomstbestendige werkomgeving voor Hoogheemraadschap van Delfland

donderdag 12 juni

De afgelopen tien jaar is het Hoogheemraadschap van Delfland als organisatie gegroeid. Ook de manier van werken is veranderd ...

Lees meer

SWP Talks #65: Verduurzaming #2

SWP Talks #65: Verduurzaming #2

woensdag 11 juni

Bij deze SWP Talks op de WorkPlace Xperience vertellen experts hoe we duurzaamheid concreter kunnen maken, van ambitie naar ...

Lees meer

Compliance, van papieren tijger naar kans

Compliance, van papieren tijger naar kans

woensdag 11 juni

In een rondetafelgesprek op initiatief van Melford en CoSource, die deel uitmaken van Vebego Facility Solutions, bespreken ...

Lees meer

Wireworks: Een circulaire ruimte-in-ruimte oplossing

Wireworks: Een circulaire ruimte-in-ruimte oplossing

dinsdag 10 juni

Met Wireworks introduceert Vepa – Nederlandse fabrikant van duurzaam meubilair – een opvallende en eigentijdse ...

Lees meer

Hoe krijg je groen licht om te investeren in een betere werkomgeving?

Hoe krijg je groen licht om te investeren in een betere werkomgeving?

vrijdag 6 juni

Aan goede ideeën voor de verbetering van de werkomgeving is vaak geen gebrek. Veel medewerkers en managers zien dagelijks ...

Lees meer

Hybride werken 2.0: is jouw kantoor er klaar voor?

Hybride werken 2.0: is jouw kantoor er klaar voor?

donderdag 5 juni

Hoe maak je van je kantoor een plek waar mensen graag naar toe komen? Die vraag stelt Melvin Schalkx van BUREAU VANDERVORM ...

Lees meer

SWP Talks #64: Empathische gebouwen

SWP Talks #64: Empathische gebouwen

woensdag 4 juni

Empathische gebouwen ondersteunen je medewerkers en begeleiden ze naar een gezondere, productieve en duurzame werkomgeving. ...

Lees meer

AVEX introduceert circulaire AV-oplossing

AVEX introduceert circulaire AV-oplossing

woensdag 4 juni

In samenwerking met Sony, Vogel's, Logitech, Samsung en Kenwel lanceert AVEX 'BRIX Zero', een baanbrekend concept voor ...

Lees meer

Ontdek het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek het nieuwe kantoor van Haskoning

dinsdag 3 juni

Op woensdag 2 juli 2025 kan jij het nieuwe, duurzame kantoor van Haskoning in Delft ontdekken, tijdens de SWP op locatie.

Lees meer

Nieuwe flexibele Office Hotel locaties geopend

Nieuwe flexibele Office Hotel locaties geopend

dinsdag 3 juni

Office Hotel, aanbieder van flexibele, all-in kantooroplossingen, breidt uit naar Amsterdam en Halfweg. De locaties OverAmstel ...

Lees meer

Webinar: het gelukmakend gebouw

Webinar: het gelukmakend gebouw

maandag 2 juni

Werkgeluk staat hoog op de agenda van organisaties. Maar terwijl we het belang ervan breed erkennen, blijken gebouwen die ...

Lees meer

SWP Talks #63 Vastgoed

SWP Talks #63 Vastgoed

woensdag 28 mei

Wat is de waarde van vastgoed binnen organisaties? Die vraag bespreekt Wim Kooyman in deze SWP Talks met gasten Paul van ...

Lees meer

30 september 2025: Campus Day in Amsterdam!

30 september 2025: Campus Day in Amsterdam!

woensdag 28 mei

De 6e editie van Campus Day heeft als thema 'De campus in transitie'. Welke transities zijn er en hoe benutten we de ...

Lees meer

Olssen nieuwe partner Smart WorkPlace

Olssen nieuwe partner Smart WorkPlace

woensdag 28 mei

De tijd van je 'eigen' bureau is voorbij, maar waar laat je dan je eigen spullen? Olssen levert sinds 2004 slimme lockers, ...

Lees meer

De invloed van gebouwkeuze op gezondheid

De invloed van gebouwkeuze op gezondheid

dinsdag 27 mei

De gezondheid van medewerkers is een belangrijke metric, maar is volgens Silvia de Haan niet een topic dat hoog op de lijst ...

Lees meer

Terug naar boven