Soft service en blended working

4 min

 

Soft service en blended working

Facilitaire organisaties moeten niet volgend zijn, maar voorwaardenscheppend. Dat stelt Harold Hinfelaar van Smart WorkPlace partner draaijer+partners in onderstaande blog.

We zitten in onzekere tijden als gevolg van Covid 19. De toekomst biedt meer perspectief, maar geeft ook veel onzekerheid. Voor veel organisaties spelen vragen als: wat nemen we mee uit de crisis? Hoe gaan we (samen)werken? Hoe gaan we nu leren en ontwikkelen? Wat doen we fysiek en wat digitaal? Wat doen we thuis en wat doen we op school/werk/…? Dit heeft uiteraard ook gevolgen voor onze huisvesting én daarmee ook voor de inrichting van dienstverlening en dan specifiek ‘dichtbij’ de gebruiker.

Bij veel organisaties wordt natuurlijk al jaren voor een substantieel deel thuisgewerkt. Door de Covid-pandemie is dat deel nog groter geworden. Werkgevers moeten bedenken hoe ze hun faciliteiten hierop kunnen aanpassen. Jaren geleden al vertelde een medewerker van een opdrachtgever dat de dienstverlening vanuit het facilitair bedrijf van zijn werkgever zo ongeveer stopte als hij de parkeergarage uitreed. Iets om over na te denken en actie op te ondernemen.

Voorwaardenscheppend in plaats van volgend

Meer dan ooit moeten organisaties aan de gang met dit soort vraagstukken én natuurlijk hier oplossingen voor vinden. In onzekere tijden is het zaak je te focussen op waar je wél zekerheid over hebt. De afgelopen decennia zijn secundaire zaken als huisvesting en facilitaire dienstverlening te vaak ‘volgend’ geweest in plaats van voorwaardenscheppend. Tijdens mijn jarenlange inzet bij verschillende facilitaire dienstverleners, heb ik het voorrecht gehad bij vele organisaties (‘opdrachtgevers’) in de keuken te kijken. Sinds die tijd is de ontwikkeling van het vak verschoven. Van een traditionele, civiele dienst, via de meer functionele facilitaire dienst (‘het mag niet te veel kosten’) naar de actuele facilitaire dienstverlening die veel meer voorwaardenscheppend en data gedreven is.

In de afgelopen jaren ben ik betrokken geweest bij het sluiten van diverse  samenwerkingsverbanden tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Bijna altijd stonden kernpunten als ‘flexibiliteit’ en ‘wendbaarheid’  centraal in de beoogde samenwerking. Dit betrof dan vaak dienstverlening bij grote bedrijven, waarbij het meebewegen van het secundaire proces essentieel is voor het functioneren van het primaire proces.

Ik heb me altijd verbaasd hoe moeilijk het is, bijvoorbeeld in vergelijking met een sector als de hotellerie, om te komen tot integrale, vraaggerichte facilitaire dienstverlening. Facilitaire dienstverlening en opleidingen zijn wat mij betreft lange tijd te veel gericht geweest op processen, kosten en functionaliteit in plaats van op de gebruikers. Sterker: de meeste facilitaire dienstverleners deden het goed ‘als de opdrachtgever’ (contractmanager) tevreden was’. Men sprak vaak niet eens over de gebruikers…

Hybride facilitaire organisatie en dienstverlening

De golf van uitbesteden van de afgelopen decennia van – meestal – afzonderlijke diensten waarbij kostenverlaging en technische specificaties vaak leidend waren, dragen hier niet op voorhand optimaal aan bij. We moeten organisaties en samenwerkingsverbanden mijns inziens anders inrichten. Net zoals we een hybride manier van werken hebben gekregen en naar alle waarschijnlijk voorlopig ook wel houden, moeten we ook naar een ‘hybride’ facilitair bedrijf en dienstverlening. Een optimale mix van in- en uitbesteden, waarbij wordt samengewerkt met een aantal strategische partners. Alle spelers moeten zich dan committeren aan dezelfde doelen. Ik heb in het verleden geregeld aan klanten voorgesteld een soort van joint-venture in te richten voor het facilitair bedrijf. Eén gezamenlijke doelstelling, strategie en organisatie waar kosten en opbrengsten worden gedeeld en transparant wordt samengewerkt.

Weinig organisaties wilden hier überhaupt over nadenken. Vooral omdat ‘Facilitair’ vaak onvoldoende positie heeft en te laag op de directie-agenda staat.

Flexibiliteit, wendbaarheid

Flexibiliteit en wendbaarheid zijn de komende tijd dus ‘key’. Door vrijwel continu en realtime in contact te staan met de gebruikers, het primaire proces en het management kun je tijdig en adequaat inspelen op ontwikkelingen in de organisatie. Ook moet serieus worden nagedacht over de aan medewerkers geboden faciliteiten en dienstverlening op de momenten dat zij niet op kantoor werken.

De samenwerking tussen een organisatie en haar leveranciers en door hen af te sluiten contracten moeten hier ook op worden ingericht en ruimte bieden aan een flexibilisering van de dienstverlening.

Gebruik data

Huisvesting en dienstverlening kunnen slimmer ingericht worden door inzet van de technieken en diverse in gebouwen aanwezige databronnen. Deze kunnen de bedrijfsmatige en primaire processen verrijken en verbinden. Dit faciliteert een optimaal en efficiënt gebruik van de werkomgeving voor zowel gebruiker als dienstverlener.

Door de uitdagingen van de pandemie waarin we zijn beland, mogen facilitaire organisaties laten zien wat ze jarenlang hebben nagestreefd: Meebewegen en voorwaardenscheppend zijn aan een nieuwe manier van gebruik en werken, waarbij we niet exact weten hoe de toekomst eruit gaan zien. Het zijn spannende tijden!

Delen:

Meer nieuws

Vero: nieuwe gratis AI-agent

Vero: nieuwe gratis AI-agent

maandag 30 juni

Alvero ondersteunt workplace professionals met Agentic AI Introductie Vero: een gratis AI-agent die helpt met vragen, ideeën ...

Lees meer

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

maandag 30 juni

“De nood tot vernieuwing van onderwijshuisvesting is hoog”, valt te lezen in een opiniestuk van Jan Joost Flim, ...

Lees meer

E-zine 'Smart Buildings'

E-zine 'Smart Buildings'

donderdag 26 juni

De adoptie, transformatie en mogelijkheden van technologie op de werkplek zijn ongekend en ontwikkelen harder dan ooit. ...

Lees meer

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

donderdag 26 juni

Op woensdag 2 juli 2025 vertelt Amabel Chiarito over het innovatieve werkplekconcept van Haskoning in het nieuwe, duurzame ...

Lees meer

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

donderdag 26 juni

SmartLabs en International Workplace Group gaan een wereldwijde samenwerking aan van tien jaar. Daarmee spelen ze in op ...

Lees meer

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

woensdag 25 juni

Hollandse Nieuwe creëerde voor MVRDV in Tripolis Park een werkomgeving waar betekenisvolle connecties en spontane ontmoetingen ...

Lees meer

De kracht van een integrale aanpak

De kracht van een integrale aanpak

dinsdag 24 juni

De droom van iedere gebouweigenaar: een toekomstbestendige vastgoedportefeuille waarmee je energie bespaart, een gezonde ...

Lees meer

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de NAVO-top

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de ...

dinsdag 24 juni

Terwijl Den Haag zich voorbereidt op zware verkeershinder tijdens de NAVO-top, houdt IWG professionals productief met gratis ...

Lees meer

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

vrijdag 20 juni

Een platform biedt gebouwbeheerders en installateurs een hulpmiddel om het energieverbruik en de prestaties van één ...

Lees meer

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

donderdag 19 juni

Op 1 januari 2022 fuseerden de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Sint Anthonis, Mill en Sint Hubert en Grave tot de nieuwe gemeente ...

Lees meer

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

donderdag 19 juni

Bestaat een neurodivers kantoor? Met deze vraag herlanceert Tarkett de praktische gids 'Principes voor Human-Conscious Design', ...

Lees meer

SWP Talks #66: Zero waste

SWP Talks #66: Zero waste

woensdag 18 juni

In de nieuwste aflevering van SWP Talks staat het thema zero waste op de werkvloer centraal. Host Suzan Schalx gaat in gesprek ...

Lees meer

Waarom datagedreven ventilatie loont

Waarom datagedreven ventilatie loont

woensdag 18 juni

Nog te vaak draait de keuze bij ventilatie vooral om de laagste aanschafprijs, terwijl juist de Total Cost of Ownership ...

Lees meer

Definitief Ontwerp ABG-kantoor afgerond

Definitief Ontwerp ABG-kantoor afgerond

dinsdag 17 juni

Het Definitief Ontwerp voor het nieuwe gemeentekantoor van de ABG-organisatie is afgerond. HEVO bereikt daarmee een belangrijke ...

Lees meer

Onzekerheid de enige constante

Onzekerheid de enige constante

maandag 16 juni

Het nieuwe normaal is misschien wel het nieuwe onbekende. Tijdens een Round Table gingen professionals van onder andere ...

Lees meer

Regelgeving is er niet voor niets

Regelgeving is er niet voor niets

vrijdag 13 juni

Een veilige en duurzame werkomgeving creëren is niet exclusief voor koplopers binnen facilitair management en gebouwbeheer. ...

Lees meer

Toekomstbestendige werkomgeving Hoogheemraadschap van Delfland

Toekomstbestendige werkomgeving Hoogheemraadschap van Delfland

donderdag 12 juni

De afgelopen tien jaar is het Hoogheemraadschap van Delfland als organisatie gegroeid. Ook de manier van werken is veranderd ...

Lees meer

SWP Talks #65: Verduurzaming #2

SWP Talks #65: Verduurzaming #2

woensdag 11 juni

Bij deze SWP Talks op de WorkPlace Xperience vertellen experts hoe we duurzaamheid concreter kunnen maken, van ambitie naar ...

Lees meer

Compliance, van papieren tijger naar kans

Compliance, van papieren tijger naar kans

woensdag 11 juni

In een rondetafelgesprek op initiatief van Melford en CoSource, die deel uitmaken van Vebego Facility Solutions, bespreken ...

Lees meer

Wireworks: Een circulaire ruimte-in-ruimte oplossing

Wireworks: Een circulaire ruimte-in-ruimte oplossing

dinsdag 10 juni

Met Wireworks introduceert Vepa – Nederlandse fabrikant van duurzaam meubilair – een opvallende en eigentijdse ...

Lees meer

Terug naar boven