Optimale hybride organisatie vraagt om maatwerk bij ICT-voorzieningen
Een optimale hybride organisatie vraagt om ICT-voorzieningen die rekening houden met verschillende typen persona’s en werkplekken. Dat stelt Sebastiaan Hoogstadt tijdens het webinar ‘Is uw bedrijf klaar voor de toekomst? Het belang van hybride ICT-voorzieningen’ van NTT en Smart WorkPlace op 10 maart.
Sebastiaan Hoogstadt is Sales Director Benelux bij Poly, een fabrikant van endpoints voor unified collaboration platforms (telefoons, speakerfoons, videocamera’s en headsets voor online en hybride vergaderingen). Daarbij worden de technieken ingezet om ervoor te zorgen dat de eindgebruiker op zijn best gezien en gehoord wordt, onafhankelijk van de plek waar hij of zij zich bevindt.
Ontwikkelingen
Volgens Hoogstadt heeft een groot deel van de organisaties voor de pandemie niet nagedacht over wat ze met de workforce moesten doen wanneer die niet op kantoor waren. “De workforce was immers altijd op kantoor. Nu zie je een aantal ontwikkelingen: medewerkers stellen zich de vraag of ze nog wel elke dag naar kantoor moeten komen en kantoren hebben niet altijd meer plek voor alle medewerkers. Dat leidt ertoe dat je als organisatie je kantoor anders moet gaan inrichten en je de vraag moet stellen waar een kantoor aan moet voldoen: is het een plek waar we nog steeds met zijn allen gaan zitten of moeten we er een plek van maken waar we inspiratie opdoen, samen zijn en waar het sociale aspect tot zijn recht komt. Een belangrijk onderdeel daarvan is hoe je je vergaderruimtes gaat inrichten, hoe groot moeten die vergaderruimtes zijn en hoe ga je als organisatie faciliteren dat ook mensen van buiten deel kunnen nemen. Daarnaast wil je dat in een hybride vergadering de mensen die fysiek aanwezig zijn en de mensen op afstand zoveel mogelijk gelijkwaardig zijn en onze camera- en geluidstechnieken proberen juist dat aspect mogelijk te maken.”
Belang onderkennen
Hoogstadt ziet dat nog niet elke organisatie dat belang onderkent: “Ze denken dat elke headset voldoet aan de eisen voor thuiswerken. In de praktijk leidt dat er vaak toe dat een digitale gesprekspartner alsnog allerlei ongewenste geluiden hoort. De eindgebruikers daarentegen – zowel de zender als de ontvanger – weten uit ervaring hoe belangrijk het is in een meeting als die geluiden er niet zijn. Gelukkig zien we inmiddels bij inkopers en beslissers het begin van een omslag in dat denken.” Hoogstadt stelt dat de uitdaging niet nieuw is: “Het probleem van ongewenste geluiden was er namelijk al voor de pandemie in de open kantoorruimtes. Onze noise cancelling technieken zijn in die tijd ontwikkeld en bleken vervolgens ook bij thuiswerken en hybride werken prima toepasbaar.”
Tegelijkertijd is ook het karakter van de verkoop veranderd: “Een kwart eeuw geleden draait het nog om solution selling. De klant had een probleem en de verkoper kwam met een oplossing. Nu verwachten klanten een analyse inclusief benchmark en dat ik zeg: als ik kijk naar klanten met jouw omvang en in jouw branche zie ik deze trends en daar horen deze oplossingen – producten en consultancy – bij.”
Persona’s en werkplekken
Om tot het juiste advies te komen, doet Poly al jaren diepgaand onderzoek naar hoe organisaties headsets gebruiken. “Daaruit komt naar voren dat ongeacht het type bedrijf en het land het type werkzaamheden voor 95% is terug te brengen tot zes persona’s of werkstijlen binnen organisaties. Daarbij loopt de range van iemand die altijd op kantoor werkt tot iemand die altijd buiten de deur is. Daarnaast zie je dat de verschillende persona’s verschillende tools nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Een voltijd kantoormedewerker met een vaste werkplek heeft andere middelen nodig dan een callcenter medewerker of een salesmedewerker die altijd onderweg is.”
Die aanpak op maat voor persona’s geldt ook voor vergaderruimtes en werkplekken, zegt Hoogstadt: “Grote vergaderruimtes vereisen een ander type inrichting en een ander type camera dan kleine vergaderruimtes. In beide gevallen draait het erom dat de apparatuur de eindgebruikers ten dienste is en niet dat zij continu rekening moeten houden met de apparatuur. Datzelfde geldt voor typen werkplekken. Want ook die varieert, van vergaderruimte tot werkplek op kantoor tot thuiswerkplek en remote office.”
Workplace manager
Tot twee jaar geleden waren de producten van Poly voor de HR-afdeling van organisaties een factor van weinig betekenis. “We waren iets dat door IT was opgedrongen. Tot mijn verrassing en plezier is dat nu veranderd. Omdat zowel onze apparatuur als de manier waarop wij faciliteren zo belangrijk is geworden. Daarom kijkt HR nu wel mee naar de kwaliteit van producten en van beeld en geluid. Bovendien heeft ook de vakbond en de OR er nu een mening over. Daarmee is het bij uitstek een onderwerp geworden voor een workplace manager, die zich namelijk zowel met HR – optimale omstandigheden voor de medewerker – als met FM – de juiste tools – als met IT – de juiste techniek – bezighoudt.” En de rol van Poly daarbij? “Wij zijn niet de veroorzaker van de transitie naar hybride werken, onze producten en diensten zijn wel een heel belangrijke katalysator om die transitie naar hybride werken zo probleemloos mogelijk te laten verlopen.”
