Hoe krijg je jouw collega’s terug naar kantoor?
Ga met je medewerkers in gesprek en maak het de moeite waard om naar kantoor te komen. Dat is volgens Petra de West, directeur van Beleevd Hospitality de oplossing om medewerkers te verleiden tot structureel kantoorbezoek.
Van fulltime op kantoor bij Tesla tot werken vanuit het buitenland: elke organisatie gaat anders om met hybride werken. De meeste organisaties willen hun medewerkers de mogelijkheid blijven geven om af en toe thuis te werken, maar zien ze ook graag terug op kantoor. Een structureel kantoorbezoek kent een aantal voordelen: meer binding met de organisatie en collega’s, meer creativiteit en meer werkgeluk. Maar dan moet je jouw medewerkers wel weer naar kantoor krijgen.
Petra ziet verschillende organisaties met dit vraagstuk worstelen. “Tijdens de lockdowns riep iedereen: ik kan niet wachten om terug naar kantoor te gaan! Nu alle coronamaatregelen zijn opgeheven en het weer druk is op de weg, blijven de kantoren echter angstvallig stil. De oplossing? Ga met je medewerkers in gesprek en maak het de moeite waard om naar kantoor te komen.”
Waar zie jij organisaties mee worstelen?
“Het werkritme van veel medewerkers is veranderd door de coronapandemie. Ze kregen de ruimte om hun eigen werkdag in te delen en zijn gewend geraakt aan vergaderen via Teams. Bovendien hebben de meeste organisaties geïnvesteerd in een goede thuiswerkplek. Een medewerker denkt dus wel twee keer na voor het in de auto stapt. Waar het voorheen de standaard was om naar kantoor te komen, moet een bezoek aan het kantoor nu toegevoegde waarde hebben. Natuurlijk zijn er mensen die het fijn vinden om weer van negen tot vijf op kantoor te werken, maar de meerderheid vult zijn werkdagen anders in. Jouw medewerkers zijn geen structurele pandbewoners meer: deze verschuiving zorgt ervoor dat ze als gast naar kantoor komen en zo zal je ze ook moeten benaderen.”
Waar moet je als organisatie over nadenken?
“Er liggen geen vaste protocollen klaar of een standaard blauwdruk om uit te rollen. Het is echt een kwestie van keuzes maken. Wat vind je als organisatie belangrijk, wat sluit aan bij jouw werkcultuur, wat past bij jouw bedrijfsimago en wat zijn de verwachtingen van jouw medewerkers? Elon Musk vraagt al zijn personeel om fulltime naar kantoor te komen. Daar zal hij absoluut zijn redenen voor hebben, maar als het niet aansluit bij de wensen, behoeften en verwachtingen van de medewerkers ben je ze kwijt. Ik ben benieuwd of Tesla met deze aanpak hun talent weet te behouden. Voor je het weet stappen ze over naar de concurrent, die wel rekening houdt met hun persoonlijke voorkeuren.”
Hoe kun je deze informatie ophalen?
“Het klinkt heel simpel en dat is het eigenlijk ook: ga in gesprek met je medewerkers. Vraag aan je mensen waarvoor zij het kantoor willen gebruiken en wat hun verwachtingen van een kantoorbezoek zijn. Zodra je dit weet, kun je hier op in spelen en aan laten sluiten op de cultuur van de organisatie. Komen jouw medewerkers vooral naar kantoor om elkaar te ontmoeten en te brainstormen? Zorg voor goede cateringfaciliteiten en creatieve ruimtes. Vinden er in jouw kantoor veel afspraken met externen plaats? Schenk extra aandacht aan de ontvangst en investeer in goede vergaderfaciliteiten met een barista voor lekkere koffie. Komen medewerkers naar kantoor als ze vragen hebben? Zorg dat er altijd iemand aanwezig is van alle bepalende stafafdelingen die deze vragen kan beantwoorden. Op deze manier signaleer je de touchpoints waarmee je het verschil kunt maken. Dit vertaal je vervolgens door naar de volledige facilitaire keten.”
Welke toegevoegde waarde heeft hospitality?
“Het is een misvatting dat hospitality minder belangrijk is, nu medewerkers minder naar kantoor komen. Hospitality kan op veel vlakken het verschil maken en er juist aan bijdragen dat medewerkers graag terugkomen. Enerzijds speelt hospitality een belangrijke rol in het welkom laten voelen van een medewerker in zijn nieuwe rol als gast. Waar een medewerker eerst vijf dagen in de week naar kantoor kwam, is het nu sporadisch en voelt het kantoor minder als thuis. Het is aan de hospitality professional om elke medewerker de juiste begeleiding te geven en te ontzorgen waar nodig. Daarnaast is het hospitality team juist één van de weinige constante factoren op kantoor. Ze kunnen als aanspreekpunt fungeren voor nieuwe medewerkers en hen wegwijs maken binnen de organisatie, stafafdelingen ondersteunen of extra aandacht schenken aan die belangrijke meeting. Waar je voorheen wellicht de hele dag door gasten ontving, kun je de hospitality professional tussen het bezoek door op andere terreinen inzetten om het pand een fijne plek te maken. Hospitality is eigenlijk belangrijker dan ooit.”
