De werkomgeving moet werken voor de medewerker, niet andersom
De werkomgeving is continu in ontwikkeling. Hoe speel je daar als organisatie op in? In dit artikel bespreekt Alisa Heesakkers van Draaijer hoe je tot echt maatwerk komt.
Een werkomgeving moet passen bij de visie, missie en cultuur van je organisatie. Om een gedragen visie op de werkomgeving te krijgen, bepaal je samen met de gebruikers wat zij in een gebouw willen doen en wat ze daarvoor nodig hebben. Hoe ervaren zij hun omgeving? Op welke manier werken zij prettig? De werkomgeving moet dit faciliteren en stimuleren. Er is ook een rol weggelegd voor de leidinggevenden, en medewerkers hebben ook een stuk eigen verantwoording.
Het belang van gedrag in een werkomgeving.
Waar het eerst met name ging over alleen het gebouw (bricks) en de digitale ondersteuning (bites), werd vervolgens het gedrag (behaviour) steeds belangrijker. Als je naar een gemiddelde werkomgeving kijkt, zie je dat daar een andere manier van werken is ontstaan; het nieuwe werken, flexwerken en hybride werken. Zo is er bijvoorbeeld heel veel vraag naar werkplekken om videovergaderingen te doen. Die plekken zijn vaak niet beschikbaar, waardoor medewerkers noodgedwongen oortjes indoen en midden in de open kantoortuin gaan vergaderen. Dit terwijl ernaast een collega geconcentreerd probeert te lezen.
Dan gaat het over gedrag. Welke gedragsregels horen bij die werkomgeving en bij de diversiteit aan activiteiten die er uitgevoerd worden? Iedere activiteit vraagt om andere omstandigheden en om andere afspraken. Maar deze afspraken moeten dan wel voor iedereen duidelijk zijn, zodat medewerkers zich ernaar kunnen gedragen en elkaar erop aan kunnen en durven spreken.
Leidinggeven: begeleiden, stimuleren maar vooral samen creëren
Uiteraard heb je daarbij sturing nodig. Het is belangrijk dat het management kaders geeft. Daarnaast ligt er voor leidinggevenden een rol om verbinding tussen medewerkers te stimuleren en dit te begeleiden. Maar de werkomgeving zelf is misschien wel het belangrijkst. Je kunt als leidinggevende wel aangeven dat medewerkers bepaalde dagen naar kantoor moeten komen en je kunt teamdagen initiëren. Maar eigenlijk wil je gewoon een fijne plek creëren waar medewerkers uit zichzelf graag naartoe komen. Waar ze écht willen zijn, waar ze verbinding vinden. Zodat regie vanuit de leidinggevende niet meer nodig is.
Dit is natuurlijk het optimale scenario. Maar feit is wel dat balance en belonging aandacht verdienen. Medewerkers zijn op zoek naar balans tussen werk en privé, thuis en kantoor, en digitaal en fysiek. Het management is ondertussen op zoek naar de balans tussen sturing geven en ruimte geven aan persoonlijke voorkeur van medewerkers. Iedere afzonderlijke gebruiker heeft zijn eigen behoeftes. Dit moet je inventariseren en door de werkomgeving laten faciliteren. Dit vraagt aanpassingsvermogen van iedereen.
Je kunt hier op inspelen door als leidinggevende met medewerkers in gesprek te gaan. Wat is de visie van de organisatie en hoe sluit deze aan op de wensen van de medewerkers? Hoe geef je invulling aan de individuele behoefte, zonder buiten de door het management gestelde kaders te gaan?
Uiteindelijk heeft iedereen hetzelfde doel: een prettige werkplek, waar mensen zich betrokken voelen en graag willen zijn. Oftewel: een plek die niet alleen voldoen aan de behoeften van vandaag, maar ook positief bijdraagt aan de wereld van morgen.
