Diversiteit in huisvestingsconcept gemeente Amsterdam
De gemeente Amsterdam gaat de komende jaren werken aan het verduurzamen en moderniseren van de huisvesting van een deel van het ambtenarenapparaat. Eindverantwoordelijk voor de uitvoering van deze transitie is Willem van der Kolk, afdelingsmanager Huisvesting van de gemeente Amsterdam. “Officieel ben ik manager Huisvesting, maar in de praktijk komt het steeds meer neer op manager Samenwerken of Organisatieontwikkeling”.
Voor het overgrote deel van de Amsterdammers is het eigen stadsdeelkantoor het gezicht van ‘de gemeente Amsterdam’. Het is een plek waar ze terechtkunnen voor service en ondersteuning. Amsterdam kent zeven stadsdelen, elk ondersteund door een stadsdeelkantoor. Deze zeven stadsdeelkantoren ondersteunen daarnaast het lokale bestuur, de projectsturing, de handhaving en het beheer van de openbare ruimte. Daarnaast werken er nog een flink aantal ambtenaren in een vijftal grote gemeentekantoren verspreid over de stad. Een deel van die kantoren is in eigendom en een deel wordt gehuurd.
Financiële middelen onder druk
“De huidige situatie is dat we met eigen vastgoed zitten op plekken waar we niet per se hoeven te zitten, en waar deels ook modernisering en verduurzaming noodzakelijk is,” geeft van der Kolk aan. “Met name in het centrum zitten we dan weer gehuurd, tegen marktconforme prijzen wat een behoorlijke belasting vormt voor het gemeentelijk budget. Dat staat toch al onder druk. Kortom: er is genoeg aanleiding om kritisch naar onze portefeuille te kijken, en die aanleiding is door corona en het hybride werken nog urgenter geworden.”
Upgraden of één nieuwe locatie?
“We zijn momenteel aan het onderzoeken wat de meest verstandige koers is: vijf kantoren separaat upgraden, of alles samenvoegen op één nieuwe locatie. Helaas kan ik daar op dit moment nog niet veel over zeggen, omdat het onderdeel is van de bestuurlijke besluitvorming. Natuurlijk speelt geld daarbij een rol, maar ook zaken als goed werkgeverschap, samenwerking en bereikbaarheid. Dat is best een lastige afweging.”
Huisvesting opnieuw vormgeven
Ondanks dat de uitkomst van de afweging nog onzeker is, ontwikkelde Van der Kolk samen met zijn team de afgelopen periode al een nieuw huisvestingsconcept. Hierin zijn verschillende werkomgevingen gedefinieerd. Hij geeft aan: “We lieten ons daarbij adviseren door meerdere externe bureaus, waarbij mij opviel dat die vaak werken met het concept personas, ofwel archetypische gebruikers van werkplekken. Wij hebben dat vrij snel losgelaten, omdat dat ons in onze lijn van denken helemaal niet bleek te helpen. Medewerkers ‘vallen niet samen’ met een werkomgeving, ze ‘maken gebruik van’ een werkomgeving.”
Gerichte uitvraag
Van der Kolk vult hierop verder aan: “Daarom zijn we de organisatie ingegaan en hebben we letterlijk uitgevraagd: wat voor soort werk doen jullie hier eigenlijk? En dan kom je erachter dat er medewerkers zijn die hun kantoor in hun rugzak hebben en die vooral even moeten aanmeren om te vergaderen of een teamscall te doen, voordat ze weer vertrokken zijn. Maar dat er óók medewerkers zijn die vier dagen per week op dezelfde plek zitten, naast de mensen die hetzelfde werk doen. Dat ervaren ze juist als waardevol. Een ander voorbeeld, adviseurs in de Jeugdzorg die over de vloer komen bij gezinnen waar van alles speelt, lijken vooral behoefte te hebben aan een werkplek waar ze even ontladen. Min of meer een huiskamersetting. Al die verschillende behoeften wil je uiteindelijk optimaal faciliteren.”
Benieuwd hoe deze aanpak uiteindelijk leidde tot de ontwikkeling van zeven verschillende werkomgevingen? Lees dan vooral het volledige interview in de digitale versie van het SWP Magazine (te vinden op pagina 58 t/m 61).
