Schoonmaaktender op basis van objectieve bezettingsdata
Als eerste organisatie in Nederland schreef VodafoneZiggo een landelijke schoonmaaktender uit op basis van een datagedreven en parametrisch schoonmaakmodel.
In plaats van vaste schoonmaakfrequenties en aannames over gebruik, vormt objectief gemeten bezetting de basis voor het schoonmaakprogramma. Het model, ontwikkeld in samenwerking met startup Meti Wise, zorgt voor volledige transparantie richting schoonmaakpartners en leidt tot een structurele verlaging van kosten.
Datagedreven werken zit diep in het DNA van VodafoneZiggo. Geen wonder dat de organisatie in samenwerking met haar schoonmaakleveranciers al zo’n vijf jaar experimenteert met ‘smart cleaning’: het continu aanpassen van het vaste schoonmaakprogramma op basis van data over onder meer werkplekbezetting, vergaderzaalgebruik, toiletgebruik en het aantal aanwezige medewerkers en bezoekers per locatie.
Toch bleek de vertaalslag van data naar dagelijkse schoonmaakpraktijk minder eenvoudig dan verwacht, vertelt Karin Mars, voormalig Director Workplace & Facilities bij VodafoneZiggo. “We zagen dat schoonmakers regelmatig afweken van het protocol. Bijvoorbeeld omdat een vergaderzaal niet gebruikt bleek te zijn, terwijl elders op dezelfde verdieping intensief toiletgebruik plaatsvond, vanwege een event. Dat riep bij mij de vraag op: we verzamelen wel heel veel data, maar benutten we die ook écht optimaal?”
Om die vraag te beantwoorden schakelde Mars Ruben van Dijk en Peter van Vliet in, van Meti Wise. Deze startup specialiseert zich in het verzamelen van objectieve en privacyvriendelijke gebruiksdata van gebouwen en werkplekken, via tijdelijke sensormetingen en overzichtelijke dashboards. “Wij leveren geen aannames, maar inzicht in hoe ruimtes daadwerkelijk worden gebruikt,” aldus Van Dijk. “Dat vormt de basis voor onderbouwde beslissingen in Facility Management.”
Volledig transparant
Meti Wise voerde vervolgens twee metingen uit in het hoofdkantoor van VodafoneZiggo in Utrecht – de grootste locatie van deze provider en tevens de locatie waar ongeveer 95 procent van alle bezoekers worden ontvangen. Uit deze metingen bleek een duidelijke discrepantie tussen de schoonmaak die contractueel werd uitgevraagd en de schoonmaak die feitelijk nodig was.
Op basis van deze inzichten ontwikkelden Van Dijk en Van Vliet, op verzoek van Mars, een nieuw schoonmaakprogramma. Dit programma is volledig parametrisch opgebouwd: alle uitgangspunten, volumes en variabelen liggen vooraf vast op basis van gemeten bezetting. Alleen het uurtarief en het gewenste winstpercentage worden overgelaten aan de inschrijvende schoonmaakpartij. “Feitelijk betekent dit dat schoonmaakorganisaties inschrijven op exact hetzelfde programma,” zegt Van Dijk. “Dat maakt de tender volledig transparant en goed vergelijkbaar. Er wordt niet meer geconcurreerd op aannames, maar op efficiency en professionaliteit.”
Voordat het model landelijk werd uitgerold, testte VodafoneZiggo het nieuwe programma vijf maanden lang in het hoofdkantoor. Mars: “Het functioneerde precies zoals bedoeld. We zagen dat het schoonmaakniveau op orde bleef, terwijl het aantal niet-noodzakelijke schoonmaakuren aantoonbaar afnam.”
Sturen op kwaliteit
Na de pilot besloot VodafoneZiggo het model te gebruiken voor de landelijke schoonmaaktender. Mars geeft toe dat ze aanvankelijk twijfels had of grote marktpartijen deze manier van uitvragen konden omarmen. “Maar die twijfel bleek ongegrond. De belangstelling was groot en de reacties waren positief.”
Het nieuwe contract is inmiddels voorlopig gegund. Daarbij speelde de laagste prijs nadrukkelijk niet de hoofdrol, benadrukt Mars. “De kostenreductie die we realiseren komt niet voort uit druk op tarieven, maar uit het schrappen van schoonmaak die simpelweg niet nodig is. Dat geeft ruimte om te sturen op kwaliteit, inzet van medewerkers en een open, gelijkwaardig partnership.”
Volgens Van Dijk markeert deze aanpak mogelijk een bredere verschuiving in de markt. “Traditioneel schrijft de schoonmaakpartij het programma en stuurt de opdrachtgever bij. Hier gebeurt het omgekeerde: de opdrachtgever definieert het programma op basis van objectieve data. Dat haalt discussie weg en maakt samenwerking volwassener.”
Tegelijkertijd is het model geen blauwdruk die overal één-op-één toepasbaar is, benadrukt hij. “Het vraagt om datavolwassenheid, vertrouwen in metingen en de bereidheid om het contract gedurende de looptijd verder te ontwikkelen.” Voor VodafoneZiggo is juist dat laatste essentieel. Mars: “We zien dit niet als een eindpunt, maar als een startpunt. Data blijven zich ontwikkelen, gebruik verandert, en samen met onze schoonmaakpartner willen we daarop blijven anticiperen. Dit model geeft ons daarvoor een stevige, transparante basis.”
Tekst: Bart van Ratingen
