'Help: mijn kantoor verandert maar mijn medewerkers niet!'

 

'Help: mijn kantoor verandert maar mijn medewerkers niet!'

Hoe bereid je de organisatie goed voor op een verandering in de werkomgeving? In onderstaande blog van Smart WorkPlace partner Solved geeft Erik Tijsma een aantal tips.

De voordelen van een nieuw werkplekconcept kunnen voor u nóg zo duidelijk zijn; als medewerkers niet meegaan in uw gedachtegang, verloopt een implementatie met horten en stoten. Hoe zorgt u ervoor dat toch het onderste uit de kan wordt gehaald en veranderingen echt worden omarmd? In deze blog geven we u een aantal tips die u kunnen helpen de organisatie goed voor te bereiden op een verandering in de werkomgeving.

Afgelopen week heeft mijn collega Silvia de Haan (senior workplace consultant) een workshop gegeven aan facilitair managers van kantoorhoudende bedrijven. De titel van de workshop was “De Ideale Werkplek” en tijdens de workshop werden de verschillende stappen toegelicht om tot een werkplekconcept te komen. Op zich is het stappenplan geen ‘rocket science’, maar waar veel van de deelnemers mee worstelen is het creëren van draagvlak om een nieuw werkplekconcept te implementeren.

Waarom eigenlijk veranderen?

Tijdens de workshop heeft Silvia de deelnemers gevraagd wat de reden was om een nieuw werkplekconcept te willen implementeren. In veel gevallen maakt het deel uit van een Veranderprogramma waarbij de cultuur van een bedrijf dient te veranderen en een nieuw werkplekconcept hiervoor een van de middelen is. De belangrijkste drijfveren zijn de volgende:

Samenwerking

Een veel gehoorde klacht is dat medewerkers elkaar letterlijk niet weten te vinden. Samenwerking wordt hierdoor bemoeilijkt en soms ontstaan hierdoor zelfs afzonderlijke koninkrijkjes binnen de kantoormuren. Een goed doordacht werkplekconcept zal samenwerking stimuleren. Een opmerkelijk feit is dat een goed werkplekconcept het interne e-mailverkeer met wel 20% kan verminderen.

Tevredenheid

De basis van een goede werkplek is dat uw medewerker optimaal wordt ondersteund in de werkzaamheden die hij of zij uitvoert; dit noemen we ook wel activity based working. In het verleden had iedereen eenzelfde bureau en alleen de omvang van de kamer verschilde. Maar werkzaamheden verschillen en vragen dus ook om een eigen werkomgeving. Kijk eens naar uw eigen dagindeling: heeft u de hele dag een bureau nodig? Om deze reden worden er in de moderne kantooromgeving verschillende soorten werkplekken gecreëerd voor activiteiten zoals telefoneren, geconcentreerd werken, (informeel) vergaderen en ontspanning.

Efficiency

Als uw bedrijf groeit is het niet altijd mogelijk (of wenselijk) om te verhuizen. In dat geval zal een werkplekconcept u helpen efficiënter met de beschikbare ruimte om te gaan. Denk hierbij aan het aanpassen van de kantine naar een werkcafé waar werknemers buiten lunchuren kunnen werken. Voorwaarde hiervoor is uiteraard dat deze werkplekken prettig zijn vormgegeven en voorzien zijn van wifi en stopcontacten.

Als het zo simpel is, waarom doen we het dan niet? Als u bovenstaande leest, hoor ik u denken: nou, dat klinkt als een ‘no-brainer’. Als we deze 3 zaken kunnen bereiken dan is iedereen toch gelukkig? Dat is inderdaad de theorie, maar we hebben te maken met mensen en hun gewoontes – of misschien wel verworven rechten. En daar ontstaat de weerstand. Het nieuwe werkplekconcept betekent voor uw medewerker wellicht dat hij zijn vaste werkplek op de 5e verdieping linksachter verliest en dat de vergaderdag met het team niet meer op donderdag maar op vrijdag gaat plaatsvinden. Een flexibele werkomgeving vraagt dus ook om een meer flexibele medewerker. En die dient goed meegenomen te worden in het proces.

Employee engagement

In mooi Nederlands betekent bovenstaand begrip ‘medewerkersbetrokkenheid’ en het is de sleutel tot een succesvolle transitie naar een nieuwe werkomgeving. Zorg dat u bij de start van het project de medewerkers informeert en de ruimte geeft om zijn of haar mening te geven over de werkomgeving. Een online enquête waarin medewerkers wordt gevraagd naar de tevredenheid over de huidige werkomgeving kan hierbij een nuttig vertrekpunt zijn. U weet dan immers welke zaken nu voldoen en welke verbeterd dienen te worden.

Sommige organisaties kiezen ervoor een ambassadeursgroep mee te laten beslissen over de uitgangspunten en hiermee vroegtijdig waardevolle input uit de organisatie te verkrijgen.

In alle gevallen is het wel essentieel dat u aangeeft wat de medewerkers mogen verwachten van de input die zij leveren en tot op welk niveau inspraak mogelijk is. Dit om achteraf het verwijt te krijgen dat er niet is geluisterd naar de input.

Het resultaat telt

Uiteindelijk is een geslaagd project niet een werkplekconcept dat er fantastisch uitziet en in alle bladen komt. Het succes wordt bepaald door de tevredenheid van uw medewerkers. Als zij optimaal kunnen werken en u uw bedrijfsdoel behaalt is het voor ons een succes en gaan wij door naar het volgende project.

Delen:

Meer inrichting & design

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

woensdag 2 juli

Op 5 juli 2025 opent SC Cambuur officieel de deuren van haar nieuwe thuisbasis: het Kooi Stadion. Deze datum staat bij veel ...

Lees meer

Definitief Ontwerp ABG-kantoor afgerond

Definitief Ontwerp ABG-kantoor afgerond

dinsdag 17 juni

Het Definitief Ontwerp voor het nieuwe gemeentekantoor van de ABG-organisatie is afgerond. HEVO bereikt daarmee een belangrijke ...

Lees meer

Toekomstbestendige werkomgeving Hoogheemraadschap van Delfland

Toekomstbestendige werkomgeving Hoogheemraadschap van Delfland

donderdag 12 juni

De afgelopen tien jaar is het Hoogheemraadschap van Delfland als organisatie gegroeid. Ook de manier van werken is veranderd ...

Lees meer

Wireworks: Een circulaire ruimte-in-ruimte oplossing

Wireworks: Een circulaire ruimte-in-ruimte oplossing

dinsdag 10 juni

Met Wireworks introduceert Vepa – Nederlandse fabrikant van duurzaam meubilair – een opvallende en eigentijdse ...

Lees meer

De invloed van gebouwkeuze op gezondheid

De invloed van gebouwkeuze op gezondheid

dinsdag 27 mei

De gezondheid van medewerkers is een belangrijke metric, maar is volgens Silvia de Haan niet een topic dat hoog op de lijst ...

Lees meer

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

dinsdag 13 mei

Het nieuwe kantoor van Sweco staat in Utrecht en biedt een nieuwe werkplek voor de afdelingen Architectuur, Stedelijke planning ...

Lees meer

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

maandag 7 april

De City Table XL bij gemeente Amstelveen, samen georganiseerd met PD Group, gaf antwoord op een prangende vraag: wat doet ...

Lees meer

Hoe de fysieke werkomgeving het verschil maakt

Hoe de fysieke werkomgeving het verschil maakt

vrijdag 4 april

Kantoren zijn al lang niet meer alleen plekken om te werken; ze zijn belangrijk voor de sociale contacten en het welzijn ...

Lees meer

Tweede fase van NRC-verbouwing afgerond

Tweede fase van NRC-verbouwing afgerond

woensdag 19 maart

Na een succesvolle herinrichting van de kantoorruimte in 2023 heeft PD Group nu de tweede fase van de totaalverbouwing in ...

Lees meer

Multifunctionele kantoorruimte in Raadhuis Amstelveen

Multifunctionele kantoorruimte in Raadhuis Amstelveen

woensdag 12 maart

Een mooi project van PD Group in Amstelveen. Dit is een volgende stap in het moderniseren van het historische Raadhuis na ...

Lees meer

Whitepaper: De do's & don'ts bij het verhuizen van kantoor

Whitepaper: De do's & don'ts bij het verhuizen van kantoor

dinsdag 25 februari

Verhuizen van kantoor, extern maar ook intern, is een belangrijke onderneming. Daarom heeft Martsprojecten de belangrijkste ...

Lees meer

Certificering voor Interface met Cradle to Cradle-tapijttegels in Europa

Certificering voor Interface met Cradle to Cradle-tapijttegels ...

vrijdag 31 januari

Een deel van het assortiment in Europa geproduceerde tapijttegels van Interface heeft de Cradle to Cradle Certified Silver-status ...

Lees meer

Samenwerking bij toekomst van werkplekken

Samenwerking bij toekomst van werkplekken

donderdag 30 januari

Alvero en Ditt werkten samen aan de kantooromgeving van HOFF Offices. Gevestigd op de Amsterdamse Zuidas, biedt HOFF een ...

Lees meer

Op bezoek bij SWP: Een gezamenlijke missie naar een duurzame en gezonde werkomgeving

Op bezoek bij SWP: Een gezamenlijke missie naar een duurzame ...

donderdag 23 januari

Robin Paul van Eck, Marketing Director bij Alvero, werkte mee aan het kantoor van Smart WorkPlace, een goede reden voor ...

Lees meer

Overzicht creëren in het gigantische aanbod werkplekmeubilair

Overzicht creëren in het gigantische aanbod werkplekmeubilair

donderdag 16 januari

Bij BUREAU VANDERVORM weten ze als geen ander dat het aanbod aan werkplekmeubilair onoverzichtelijk groot is. Ook loopt ...

Lees meer

Zo ziet het perspectief van de cateraar eruit

Zo ziet het perspectief van de cateraar eruit

dinsdag 3 december

Je selectie van de cateraar is van grote invloed op de medewerkerstevredenheid en het succes van het werkplekconcept. Het ...

Lees meer

In 5 stappen naar jouw nieuwe kantoor

In 5 stappen naar jouw nieuwe kantoor

woensdag 20 november

Bij een verhuizing komt veel kijken, daar weten ze bij BUREAU VANDERVORM alles van. Ze hebben daarom alles voor je op een ...

Lees meer

Een geweldige plek om te werken

Een geweldige plek om te werken

woensdag 6 november

Bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) vindt een strategische heroriëntatie plaats. Bij de huisvestingsopgave ...

Lees meer

Duurzame missie in historische context

Duurzame missie in historische context

woensdag 23 oktober

Nabij Amsterdam Centraal, vond Vandebron een nieuwe huisvesting waar zowel aan het gewenste karakter als duurzaamheid geen ...

Lees meer

Van richting tot (her)inrichting

Van richting tot (her)inrichting

vrijdag 11 oktober

Hoe gaat het hybride werken en samenwerken er uitzien in de organisatie? En hoe ontmoeten medewerkers elkaar in de werkomgeving? ...

Lees meer

Terug naar boven