Facilitaire volwassenheid als borging voor weerbare organisaties
Thomas Nobel en Bram Aarntzen dagen elkaar uit om na te denken over een energie gevende en opbouwende aanpak richting facilitaire volwassenheid van organisaties. Het gesprek leidt tot zeven kernprincipes voor facilitaire weerbaarheid.
Facility managers zijn planners en doeners bij uitstek. Ze spelen een cruciale rol in het versterken van veerkracht van organisaties. Maar hoe waardevol is het om deze uitdaging te benaderen vanuit een positieve insteek, in plaats van te focussen op crisismanagement en risicodenken?
Van risicodenken naar proactief handelen
Thomas Nobel en Bram Aarntzen kruisen regelmatig elkaars pad: Thomas als huisvestingsadviseur, Bram als onafhankelijk adviseur werkplektechnologie. Tijdens een spontane ontmoeting bespraken ze hoe facilitair management kan bijdragen aan organisatieweerbaarheid. Ieder vanuit hun eigen expertise, reflecterend op de post-covid periode waarin veel organisaties lessen trekken uit recente uitdagingen.
Vooral in de zorgsector is veel ervaring opgedaan met interventies ter versterking van bedrijfscontinuïteit. De verkregen inzichten zijn ook waardevol voor andere organisaties die voorbereid willen zijn op disruptieve omstandigheden.
Facility managers zijn gewend om doelgericht te werken en organisaties aantrekkelijker en efficiënter te maken. Thomas en Bram raakten geïnspireerd door de landelijke Leidraad COBRA (Continuïteit Bij Rampen), die zorgorganisaties helpt om continuïteit te waarborgen.
De leidraad kijkt niet naar eindeloze scenario’s, maar naar zeven impactgebieden. “Wat als we deze benadering in een positief perspectief plaatsen en het crisisdenken ombuigen naar toekomstgericht handelen? Dan ontdekken we tal van kansen voor organisaties die vooruit willen kijken. Facility managers zijn dé aangewezen professionals om deze kansen te benutten en strategische waarde toe te voegen” aldus Thomas en Bram.
Zeven pijlers voor een veerkrachtige facilitaire organisatie
Op basis van de Leidraad COBRA vertaalden Thomas en Bram de zeven gevolgen van een ramp naar zeven kernprincipes voor facilitaire weerbaarheid en veerbaarheid.
1. Locatieonafhankelijk werken
Tijdens de pandemie moesten veel locaties deels of volledig sluiten. Dit benadrukte de noodzaak van flexibel werken. Hoe volwassen is een organisatie hierin? Zijn structurele oplossingen ontwikkeld om medewerkers en processen locatieonafhankelijk te laten functioneren? En hoe zit het met kritieke, locatiegebonden processen? Is samenwerking met andere organisaties een optie, of biedt digitalisering uitkomst? Dit soort vraagstukken zijn niet alleen relevant in crisistijd, maar kunnen ook leiden tot efficiëntere bedrijfsvoering en nieuwe kansen. Locatieonafhankelijk(er) zijn, betekent een impuls voor de bedrijfscontinuïteit.
2. Schaalbaarheid door flexibiliteit
Continuïteit draait niet alleen om het voorkomen van stilstand bij crisissituaties, maar ook om snel opschalen indien nodig. Tijdens de pandemie steeg de vraag naar bepaalde facilitaire diensten enorm. Dit benadrukt het belang van schaalbaarheid, een aspect waarin facility managers zich kunnen onderscheiden als strategisch partner. Schaalbaarheid vraagt echter om flexibele contracten en partnerschappen. Traditionele inkoopmodellen schieten vaak tekort; een flexibele aanpak biedt meer zekerheid. Alleen al de bewustwording van het fenomeen schaalbaarheid biedt organisaties legio kansen om weerbaarder te worden, met de FM’er als regievoerder. Ook lokale overheden en vergunningverleners spelen hierin een rol. Door tijdig afstemming te zoeken, wordt fysieke schaalbaarheid mogelijk en blijven facilitaire processen wendbaar.
3. Arbeidskrachtonafhankelijkheid
Personeelstekorten kunnen behoorlijk ontwrichtend zijn, zeker in crisissituaties. Digitalisering, automatisering en robotisering bieden uitkomst, zowel bij groei als bij krimp. Dit vraagt om een kritische blik op bestaande facilitaire processen. Welke taken kunnen efficiënter? Welke automatiseringsprojecten verdienen heroverweging? Soms blijkt dat menselijk contact essentieel is, bijvoorbeeld voor gastvrijheid. Vaak zijn er echter alternatieven die dezelfde kwaliteit bieden zonder afhankelijk te zijn van schaarse arbeidskrachten. Wacht dus niet tot de nood (te) hoog is, maar investeer in arbeidskrachtonafhankelijkheid.
4. Betrouwbaarheid van nutsvoorzieningen en ICT
Netcongestie is een groeiend probleem. Zelfvoorzienende of regeneratieve energieoplossingen kunnen uitkomst bieden om zo minder afhankelijk te zijn van externe nutsvoorzieningen. Ook internetcontinuïteit wordt steeds crucialer. Netwerkredundantie en goede monitoring zijn essentieel om operationele processen draaiende te houden. Juist in crisissituaties is betrouwbare connectiviteit onmisbaar. Energie en ICT zijn de levensaders van een organisatie en verdienen structurele aandacht. De weerbaarheid groeit door dit goed op orde te hebben.
5. Roerend of onroerend goed?
Vastgoed is van nature weinig flexibel. Toch is het belangrijk om regelmatig te evalueren of de huidige locatie nog optimaal is. Hoe verandert de omgeving? Sluit de locatie nog aan bij de behoeften van de organisatie en klanten, bezoekers of patiënten?
De dynamiek van een omgeving bepaalt mede de effectiviteit van een vestigingsplaats. Door trends en ontwikkelingen actief te monitoren, kunnen organisaties tijdig inspelen op veranderende omstandigheden en toekomstbestendige huisvestingskeuzes maken. Het actualiseren van het strategisch huisvestingsplan is actueler dan ooit, mits je redeneert vanuit de omgeving en behoeften, in plaats van het behoud van stenen.
6. Logistiek als motor voor weerbaarheid
Veel crises brengen logistieke uitdagingen met zich mee. Maar omgekeerd kan een slimme logistieke aanpak juist de veerkracht van een organisatie versterken. Een eenvoudige maatregel is het analyseren van de woon-werkafstand van medewerkers en klanten. Dit biedt inzichten die helpen bij strategische beslissingen, zoals het optimaliseren van kantoorlocaties, het verminderen van reistijden en het delen van faciliteiten met andere organisaties. Naast kostenbesparing draagt dit bij aan duurzaamheid, efficiëntie en werkgeluk. En van daaruit versterking van de weerbaarheid van de organisatie.
7. Sociale veiligheid en mentale gezondheid
Kennis over de effecten van de kantoorwerkomgeving op de mentale gesteldheid van medewerkers groeit de laatste jaren. Toch zien Thomas en Bram dat veel organisaties nog onvoldoende aandacht besteden aan preventie van mentale belasting als gevolg van de fysieke werkomgeving. Facility managers hebben hierin een sleutelrol door bij te dragen aan een gezonde en veilige werkomgeving.
Met fysieke en gedragsmatige interventies is veel winst te behalen in werkgeluk en tevredenheid. Bovendien is de businesscase vaak positief: een gezonde werkcultuur draagt direct bij aan productiviteit en weerbaarheid. Veerkrachtige organisaties investeren daarom in welzijn en veiligheid als integraal onderdeel van hun facilitaire strategie.
Weer een checklist?
Ja, weer een checklist. Niet om facility managers bezig te houden – wél om waardevolle lessen uit crises structureel toe te passen. Te veel nadruk op risico’s leidt tot verstarring en kostengericht denken. De focus op weerbaarheid en veerkracht leidt daarentegen tot vitaliteit, daadkracht en rendement. Maart 2020 toonde hoe essentieel facilitair management is. Laten we dat bewustzijn koesteren en strategische organisatiedoelen versterken met concrete facilitaire interventies.
Als een checklist daarbij helpt – waarom niet?
