Werken in tijden van Corona (2)

• nieuws
• happy & health

Wat zijn de veranderingen in ons leven en werken door Corona? Daarover schrijft Michel Pan van Smart WorkPlace partner D&B The Facility Group een serie blogs. In deel 2 de impact van COVID19 op ons sociaal DNA.

Ik heb me aan veel dingen geïrriteerd de afgelopen weken. Een president die hardnekkig schuldigen zoekt én aanwijst. Politici die hulpgoederen hamsteren die beter aan de andere kant van hun landsgrenzen kunnen worden ingezet. Staten in financieel zwaar weer, die het beginsel solidariteit vooral interpreteren vanuit het begrip ‘broederschap’, maar de etymologische betekenis van het woord, namelijk ‘solide’, bewust negeren. Regeringsleiders die de angst voor besmetting aangrijpen om de autoritaire teugels nog verder aan te trekken. Wielrenners in foeilelijk lycra die rakelings langs wandelaars scheren. En er zijn zelfs ogenschijnlijk verstandige Nederlandse beleidsmakers die met de lancering van apps onze privacy en dus de vrijheid van het individu willen inruilen tegen (schijn)veiligheid.

Ik heb me ook verwonderd. En verheugd. Verwonderd over de snelheid waarmee we in staat zijn om zeer effectief anders te werken. Die snelheid plaatst de eindeloze discussies die tot slechts enkele weken geleden werden gevoerd, over thuiswerken, in een bijzonder daglicht. Alles kan opeens en het werkt; althans, als je WiFi het doet en je niet op drie hoog achter in De Pijp woont met drie kleuters, twee honden en een praatzieke partner. Verheugd, omdat collega’s oprecht vragen naar de gezondheid van jou en je geliefden. Vrijwel ieder telefoon- of Skypegesprek begint zo. En vooral dát aspect van deze crisis, de impact van COVID19 op onze sociaal DNA, is de kern van deze blog. Sociale regels op basis van hygiëne en veiligheid gaan onze werkplek fundamenteel veranderen. Want 1,5 meter uit elkaar blijven is het devies.

Menigeen vertrouwt erop dat we over een jaartje wel klaar zijn met dat Corona-gedoe. Mijn overtuiging is dat de verandering van de werkomgeving blijvend is, ook als er, hopelijk snel, een vaccin is ontwikkeld.

Laten we om te beginnen eens kijken naar het werk dat we niét in een kantoor hoeven te doen. In wezen bestaat de activiteit van de meeste kantoormedewerkers, of je nu bij de administratie werkt, of in de directie zit, uit het verplaatsen van informatie. Ik snap dat u als intelligente lezer van deze blog uw toegevoegde professionele waarde hoog acht, maar echt, dat is het wel zo’n beetje. We denken, we praten en dat zorgt dan weer voor veel beschrijvingen, plaatjes en berekeningen. Voor sommige mensen niet noodzakelijkerwijs in die volgorde. We zijn er in een paar weken achter gekomen dat die activiteiten niet in een kantoor hoeven plaats te vinden. Sterker nog: thuis werkt vaak beter.

Ergens bovenaan de lijst met ‘no brainers’, staat deze: e-mails verwerken. In 2017 deed De Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers – jazeker, die club bestaat – een onderzoek naar mailgedrag. Los van het feit dat we te veel e-mailen, vreet het tijd én energie. Tot drie uur per dag. Voor sommige beroepsgroepen zélfs meer.  In een kantooromgeving e-mails verwerken is eigenlijk niet zo slim. Er is namelijk continu afleiding. Waardoor het allemaal nóg langer duurt. In onze privé-omgeving, mits een beetje gereguleerd, kunnen we dat veel beter af.

Hetzelfde geldt voor het merendeel van onze tijdsbesteding waarbij je niet noodzakelijkerwijs iemand direct, fysiek, nodig hebt. Denk aan rapporten lezen. Presentaties maken. Spreadsheetberekeningen opstellen. Budgetten toewijzen. Bellen. En Skypen, Zoomen of Teamen natuurlijk. Dat zijn allemaal activiteiten waarvoor we ons moeten concentreren en waarvoor we ons daarom vaak ook afzonderen.

En die hebben in onze übergestylde activity based working omgevingen geleid tot een bizarre hoeveelheid ‘oplossingen’ die het eigenlijk niet zijn. Ieniemienie concentratiekamers met mos op de wanden. Banken met rug- en zijleuningen die tot in de hemel reiken. Bureautussenschotten en room dividers bekleed met poezelig vilt. Telefooncellen, het liefst die Britse knalrode gietijzeren monsters: superduur, maar wel lekker origineel.

En ga zo maar door. Ik voorspel u: dat spul kan binnenkort allemaal de perscontainer in. Het zijn sub-optimalisaties die we hebben toegepast omdat we er maar niet aan wilden: dat je al die activiteiten helemaal niet op dat kantoor hoeft te doen.

Waarvoor is dat kantoor dan eigenlijk wél geschikt? Ook dit weten we uit allerlei onderzoek allang. Het kantoor is primair een ontmoetingsplek. Er zijn een aantal zeer belangrijke processen die zonder het samenzijn verarmen. Creativiteit is zo’n proces. Ik ben erachter gekomen dat werkzaamheden met collega’s die snel associëren, ideeën lanceren, proefballontjes oplaten en weer doorprikken, wel erg armoedig worden via het web. Het kán, maar het resultaat laat zeer te wensen over. Dit heeft te maken met de subtiliteit van onze lichaamstaal. Die camera in uw laptop vervlakt de emotie.

Nog een paar activiteiten, die niet echt lekker werken via het internet. Bilaterale ontmoetingen waarbij je elkaar de waarheid moet zeggen. Een pitch houden voor een klant over een voorstel waar je twee maanden aan hebt gewerkt. Een teambuildingsessie met aansluitend een borrel. En… de hei-sessie uiteraard. Twee dagen achtereen strategische besluiten nemen via een webcam gaat ongetwijfeld leiden tot bewustzijnsvernauwing. En dat kan bestuurlijk Nederland in deze tijden zeker niet hebben.

Volgens Colliers gaat de 1,5 meter economie leiden tot een reductie van 60% van de werkplekken. CBRE is wat voorzichtiger. Die schatten in dat we op ongeveer 60% bezetting van de kantoren gaan uitkomen. Laten we middelen: zo’n 50% van het kantoor gaan we dus gebruiken. Als we tot de conclusie kunnen komen dat we 50% van ons werk thuis kunnen doen, dan is het grootste probleem opgelost. 

Geen dank.

Moeten we alleen die kantoren beter gaan inrichten om samen te kunnen komen voor de momenten die er echt toe doen. Voorlopig hebben we in onze Real Estate en FM industrie dus nog genoeg te doen.

Lees hier het eerste blog in de serie 'Werken in tijden van Corona'.