Hoe kun je in een smart office concept verbindingen leggen tussen gegevens, gemonitord door sensoren in het kantoor en bevindingen van de medewerkers? Dat onderzocht Smart WorkPlace partner HEVO.
In deel 1 van dit artikel gaan we in op het onderzoek en het eerste deel van de conclusies. Daarbij gaat het over het inzicht in populatie, in ervaringen in werkomgeving en kantoor en in het gebruik van diverse werkplekken.
HEVO heeft haar kantoor van circa 1000 vierkante meter BVO, met behulp van sensoren van IOTTA, ingericht als HEVO smart office living lab. Het smart kantoor zal zich steeds verder ontwikkelen als nieuwe mogelijkheden zich voordoen. De volgende aspecten worden daarbij gemeten:
- Temperatuur
- CO2-niveau
- Luchtvochtigheid
- Geluidsniveau
- Bezetting (is een ruimte of werkplek bezet?)
- Benutting (hoeveel personen gebruiken deze ruimte?)
Plattegrond HEVO kantoor.
De parkeerplaatsen zijn voorzien van sensoren, zodat medewerkers vooraf kunnen zien of er een parkeerplek beschikbaar is. Tijdens de Covid-19 pandemie is er aanvullend een reserveringssysteem ingevoerd, waarbij alle werkplekken individueel door medewerkers gereserveerd kunnen worden.
Medewerkers kunnen per dagdeel een werkplek reserveren in het kantoor, waarbij inzichtelijk is of er nog plaatsen beschikbaar zijn en wat een geschikt moment is om naar kantoor te komen. Hiermee wordt onnodig reizen naar én te veel medewerkers op kantoor voorkomen.
Tevens is het bij een coronabesmetting mogelijk om na te gaan waar medewerkers gezeten hebben. De schoonmaak kan gericht geïnformeerd worden over de daadwerkelijk gebruikte werkplekken om niet onnodig veel schoonmaakwerkzaamheden te hebben.
In het kader van de studie is, middels een enquête, onderzoek gedaan naar de voorkeuren van de 75 medewerkers van HEVO in hun manier van werken. Dit gaf inzicht in aspecten zoals:
- Verdeling HEVO-medewerkers over de verschillende functieprofielen en leeftijdscategorieën;
- Verdeling werktijd over verschillende werkzaamheden;
- Inzicht in de werkzaamheden waarvoor volledige rust gewenst is;
- Inzicht in hoe de werkwijze en voorkeur verschillend is tussen functieprofielen en leeftijden;
- Een algemene waardering van het kantoorgebouw, de werkomgeving en de werkplek.
In stap twee van de studie werd er over een periode van drie maanden, een week per maand, middels een enquête, onderzoek gedaan naar de werkzaamheden, locatie en tevredenheid van de medewerkers per uur van de werkdag. Op basis van de onderzoeksgegevens is geanalyseerd:
- hoe de gegevens uit sensoren gekoppeld kunnen worden aan hoe medewerkers de kwaliteit van het kantoor en de werkomgeving ervaren
- de relatie tussen de fysieke werkomgeving (bezetting en benutting van ruimten en werkplekken, temperatuur, CO2-niveaus, geluidsniveaus) en het welbevinden van de werknemer (geuit in een mate van tevredenheid)
Conclusies
Uit het ‘HEVO smart office’ onderzoek zijn meerdere lessen te trekken met betrekking tot de werkomgeving, de voorkeuren van medewerkers en hoe deze zich ten opzichte van elkaar verhouden.
Inzicht in populatie
Naar aanleiding van dit onderzoek heeft HEVO een verbeterd inzicht gekregen in de eigen ‘populatie’ medewerkers. Zo is er inzicht in de voorkeuren van medewerkers, zoals behoefte aan concentratie bij bepaalde werkzaamheden. Ook is er inzicht in de verdeling van de tijdsbesteding aan diverse werkzaamheden. Op de eerste drie plaatsen staan het verrichten van administratieve werkzaamheden (routinematig), het opstellen van diverse producten (niet-routinematig) en vergaderen/samenwerken in diverse groepsgroottes.
Inzicht in ervaringen werkomgeving en kantoor
Uit de cijfers die medewerkers in de eerste enquête hebben gegeven voor diverse aspecten blijkt een algemeen positieve ervaring. Men is zeer tevreden over de bereikbaarheid, uitstraling van het gebouw, openheid en transparantie van de werkomgeving, sfeer en uitstraling van de werkomgeving, het eet-werkcafé, de hygiëne en de mogelijkheden om te kiezen waar en met welke faciliteiten op kantoor en elders gewerkt wordt.
Verbeterpunten die uit de eerste enquête naar voren kwamen zijn de akoestiek in enkele open ruimten op piekmomenten, het binnenklimaat op specifieke momenten en de beschikbaarheid van vergaderruimten op piekmomenten.
Het is goed om te zien dat dit ook terugkomt in de tevredenheidsenquêtes. De tevredenheid van respondenten is (daar waar de motivatie bekend is) meestal gerelateerd aan het binnenklimaat, geluid(overlast) en drukte op het kantoor waardoor de gewenste ruimten/werkplekken niet beschikbaar zijn. Uit de tevredenheidsenquêtes blijkt dat respondenten over het algemeen tevreden zijn over hun werkplek in relatie tot hun werkzaamheden, het gemiddelde cijfer is een 7,7.
Ruimten die gemiddeld een hoger cijfer krijgen en vaak als zeer positief worden ervaren zijn de bibliotheek en teamkamers. Ook krijgen vergaderruimten relatief vaker een 9 of een 10 dan de reguliere werkplekken.
Inzicht in het gebruik van diverse werkplekken
Uit de verbanden tussen werkzaamheden en ruimten is te zien dat bepaalde werkzaamheden ook vaker in bepaalde ruimten plaatsvinden. Bijvoorbeeld: lezen gebeurt relatief wat vaker in de bibliotheek en vergaderen/samenwerken gebeurt voornamelijk in vergaderruimten. Hoewel dit een voor de hand liggende conclusie is, toont het aan dat medewerkers de werkplek uitkiezen die bij hun werkzaamheden past (indien mogelijk). Dit volgt ook uit diverse opmerkingen die bij de enquêtes zijn geplaatst, zoals iemand die aangeeft een taak te doen die veel concentratie vergt, waardoor de bibliotheek (stiltewerkplek) een goede keuze is. Ook zijn er mensen die aangeven ontevreden te zijn omdat de werkplek die bij hun werkzaamheden past niet beschikbaar is.
In deel 2 komen het tweede deel van de conclusies aan de orde met inzicht in prestaties van het gebouw en in de analyse van de geluidsdruk alsmede enkele afsluitende opmerkingen.
