De leerpunten van het HEVO kantoor als smart office living lab (1/2)

 

De leerpunten van het HEVO kantoor als smart office living lab (1/2)

Hoe kun je in een smart office concept verbindingen leggen tussen gegevens, gemonitord door sensoren in het kantoor en bevindingen van de medewerkers? Dat onderzocht Smart WorkPlace partner HEVO.

In deel 1 van dit artikel gaan we in op het onderzoek en het eerste deel van de conclusies. Daarbij gaat het over het inzicht in populatie, in ervaringen in werkomgeving en kantoor en in het gebruik van diverse werkplekken.

HEVO heeft haar kantoor van circa 1000 vierkante meter BVO, met behulp van sensoren van IOTTA,  ingericht als HEVO smart office living lab.  Het smart kantoor zal zich steeds verder ontwikkelen als nieuwe mogelijkheden zich voordoen. De volgende aspecten worden daarbij gemeten:

  • Temperatuur
  • CO2-niveau
  • Luchtvochtigheid
  • Geluidsniveau
  • Bezetting (is een ruimte of werkplek bezet?)
  • Benutting (hoeveel personen gebruiken deze ruimte?)

De leerpunten van het HEVO kantoor als smart office living lab (1/2)

Plattegrond HEVO kantoor.

De parkeerplaatsen zijn voorzien van sensoren, zodat medewerkers vooraf kunnen zien of er een parkeerplek beschikbaar is. Tijdens de Covid-19 pandemie is er aanvullend een reserveringssysteem ingevoerd, waarbij alle werkplekken individueel door medewerkers gereserveerd kunnen worden.

Medewerkers kunnen per dagdeel een werkplek reserveren in het kantoor, waarbij inzichtelijk is of er nog plaatsen beschikbaar zijn en wat een geschikt moment is om naar kantoor te komen. Hiermee wordt onnodig reizen naar én te veel medewerkers op kantoor voorkomen.

Tevens is het bij een coronabesmetting mogelijk om na te gaan waar medewerkers gezeten hebben. De schoonmaak kan gericht geïnformeerd worden over de daadwerkelijk gebruikte werkplekken om niet onnodig veel schoonmaakwerkzaamheden te hebben.

In het kader van de studie is, middels een enquête, onderzoek gedaan naar de voorkeuren van de 75 medewerkers van HEVO in hun manier van werken. Dit gaf inzicht in aspecten zoals:

  • Verdeling HEVO-medewerkers over de verschillende functieprofielen en leeftijdscategorieën;
  • Verdeling werktijd over verschillende werkzaamheden;
  • Inzicht in de werkzaamheden waarvoor volledige rust gewenst is;
  • Inzicht in hoe de werkwijze en voorkeur verschillend is tussen functieprofielen en leeftijden;
  • Een algemene waardering van het kantoorgebouw, de werkomgeving en de werkplek.

In stap twee van de studie werd er over een periode van drie maanden, een week per maand, middels een enquête, onderzoek gedaan naar de werkzaamheden, locatie en tevredenheid van de medewerkers per uur van de werkdag. Op basis van de onderzoeksgegevens is geanalyseerd:

  • hoe de gegevens uit sensoren gekoppeld kunnen worden aan hoe medewerkers de kwaliteit van het kantoor en de werkomgeving ervaren
  • de relatie tussen de fysieke werkomgeving (bezetting en benutting van ruimten en werkplekken, temperatuur, CO2-niveaus, geluidsniveaus) en het welbevinden van de werknemer (geuit in een mate van tevredenheid)

Conclusies

Uit het ‘HEVO smart office’ onderzoek zijn meerdere lessen te trekken met betrekking tot de werkomgeving, de voorkeuren van medewerkers en hoe deze zich ten opzichte van elkaar verhouden.

Inzicht in populatie

Naar aanleiding van dit onderzoek heeft HEVO een verbeterd inzicht gekregen in de eigen ‘populatie’ medewerkers. Zo is er inzicht in de voorkeuren van medewerkers, zoals behoefte aan concentratie bij bepaalde werkzaamheden. Ook is er inzicht in de verdeling van de tijdsbesteding aan diverse werkzaamheden. Op de eerste drie plaatsen staan het verrichten van administratieve werkzaamheden (routinematig), het opstellen van diverse producten (niet-routinematig) en vergaderen/samenwerken in diverse groepsgroottes.

Inzicht in ervaringen werkomgeving en kantoor

Uit de cijfers die medewerkers in de eerste enquête hebben gegeven voor diverse aspecten blijkt een algemeen positieve ervaring. Men is zeer tevreden over de bereikbaarheid, uitstraling van het gebouw, openheid en transparantie van de werkomgeving, sfeer en uitstraling van de werkomgeving, het eet-werkcafé, de hygiëne en de mogelijkheden om te kiezen waar en met welke faciliteiten op kantoor en elders gewerkt wordt.

Verbeterpunten die uit de eerste enquête naar voren kwamen zijn de akoestiek in enkele open ruimten op piekmomenten, het binnenklimaat op specifieke momenten en de beschikbaarheid van vergaderruimten op piekmomenten.

Het is goed om te zien dat dit ook terugkomt in de tevredenheidsenquêtes. De tevredenheid van respondenten is (daar waar de motivatie bekend is) meestal gerelateerd aan het binnenklimaat, geluid(overlast) en drukte op het kantoor waardoor de gewenste ruimten/werkplekken niet beschikbaar zijn. Uit de tevredenheidsenquêtes blijkt dat respondenten over het algemeen tevreden zijn over hun werkplek in relatie tot hun werkzaamheden, het gemiddelde cijfer is een 7,7.

Ruimten die gemiddeld een hoger cijfer krijgen en vaak als zeer positief worden ervaren zijn de bibliotheek en teamkamers. Ook krijgen vergaderruimten relatief vaker een 9 of een 10 dan de reguliere werkplekken.

Inzicht in het gebruik van diverse werkplekken

Uit de verbanden tussen werkzaamheden en ruimten is te zien dat bepaalde werkzaamheden ook vaker in bepaalde ruimten plaatsvinden. Bijvoorbeeld: lezen gebeurt relatief wat vaker in de bibliotheek en vergaderen/samenwerken gebeurt voornamelijk in vergaderruimten. Hoewel dit een voor de hand liggende conclusie is, toont het aan dat medewerkers de werkplek uitkiezen die bij hun werkzaamheden past (indien mogelijk). Dit volgt ook uit diverse opmerkingen die bij de enquêtes zijn geplaatst, zoals iemand die aangeeft een taak te doen die veel concentratie vergt, waardoor de bibliotheek (stiltewerkplek) een goede keuze is. Ook zijn er mensen die aangeven ontevreden te zijn omdat de werkplek die bij hun werkzaamheden past niet beschikbaar is.

 In deel 2 komen het tweede deel van de conclusies aan de orde met inzicht in prestaties van het gebouw en in de analyse van de geluidsdruk alsmede enkele afsluitende opmerkingen.

Delen:

Meer nieuws

SWP Talks: De kantoorrevolutie

SWP Talks: De kantoorrevolutie

maandag 15 september

Tijdens de nieuwste aflevering van SWP Talks ging Wim Kooyman in gesprek met experts over de toekomst van het kantoor. Hoe ...

Lees meer

Solved Club 25 belicht toekomst van kantoorhuisvesting

Solved Club 25 belicht toekomst van kantoorhuisvesting

vrijdag 12 september

Donderdag 18 september 2025 organiseert Solved in Rotterdam de jaarlijkse Solved Club 25, een exclusief evenement voor beslissers ...

Lees meer

Van koffieautomaat-loopje naar echte beweging

Van koffieautomaat-loopje naar echte beweging

donderdag 11 september

'Zitten is het nieuwe roken' hoor je steeds vaker, maar wat kun je doen om medewerkers in beweging te krijgen? In deze blog ...

Lees meer

De kracht van samenwerken

De kracht van samenwerken

donderdag 11 september

IFM-contracten zijn notoir complex, maar hebben voordelen als efficiëntie, kostenbesparing en betere kwaliteit en consistentie. ...

Lees meer

Flexibiliteit sleutelwoord voor de toekomst

Flexibiliteit sleutelwoord voor de toekomst

woensdag 10 september

Transities op de onderwijscampus buitelen over elkaar heen: van energie- en CO2-reductie tot groene mobiliteit en hergebruik ...

Lees meer

Het belang van gezonde luchtkwaliteit

Het belang van gezonde luchtkwaliteit

dinsdag 9 september

Een gezonde schoolomgeving zou vanzelfsprekend moeten zijn. Toch blijkt dat ruim 80% van de Nederlandse scholen te maken ...

Lees meer

Whitepaper: Zo creëer je een toekomstbestendige vergaderruimte

Whitepaper: Zo creëer je een toekomstbestendige vergaderruimte

dinsdag 9 september

Herken je dat? Een vergadering die moeizaam op gang komt omdat het scherm niet werkt, de microfoon hapert of de verbinding ...

Lees meer

Concurrenten komen samen voor duurzame doorbraak

Concurrenten komen samen voor duurzame doorbraak

maandag 8 september

Asito heeft een belangrijke stap gezet richting haar duurzaamheidsdoelstellingen door volledig over te stappen op circulaire ...

Lees meer

Gispen zet stappen naar de toekomst in duurzaamheidsverslag 

Gispen zet stappen naar de toekomst in duurzaamheidsverslag 

vrijdag 5 september

Gispen publiceert het nieuwe Duurzaamheidsverslag 2024: een jaarverslag over de in het vorige jaar behaalde resultaten en ...

Lees meer

TU Delft experimenteert met groene gevels.

TU Delft experimenteert met groene gevels.

donderdag 4 september

TU Delft onderzoekt hoe groene gevels kunnen bijdragen aan een toekomstbestendige campus. Daarbij worden diverse systemen ...

Lees meer

Maarten Bronda nieuwe CFO Sodexo Nederland

Maarten Bronda nieuwe CFO Sodexo Nederland

woensdag 3 september

Maarten Bronda is per 1 september de nieuwe CFO Sodexo Nederland en maakt deel uit van het directieteam. Sinds 2024 was ...

Lees meer

AT Osborne opnieuw gecertificeerd op hoogste trede van CO2-Prestatieladder

AT Osborne opnieuw gecertificeerd op hoogste trede van CO2-Prestatieladder

woensdag 3 september

AT Osborne heeft voor het vijfde jaar op rij de hoogste trede van de CO2-prestatieladder behaald. Het adviesbureau heeft, ...

Lees meer

Alvero publiceert duurzaamheidsverslag 2025

Alvero publiceert duurzaamheidsverslag 2025

dinsdag 2 september

Met het verslag 'Maak gebruik van wat er is' laat Alvero zien hoe meubelverhuur is uitgegroeid tot een strategische pijler ...

Lees meer

Tien MVO-managers op de shortlist voor titel ‘MVO Manager van het Jaar 2025’ 

Tien MVO-managers op de shortlist voor titel ‘MVO Manager ...

dinsdag 2 september

De shortlist met 10 kandidaten voor de MVO Manager van het Jaar verkiezing editie 2025 is bekend gemaakt. Dit jaar ...

Lees meer

Whitepaper: Natuurlijke elementen in de werkomgeving

Whitepaper: Natuurlijke elementen in de werkomgeving

maandag 1 september

Natuurlijke elementen op de werkvloer dragen bij aan een gezondere en productievere werkomgeving. In HEYDAY's nieuwe whitepaper ...

Lees meer

Stichting Politieveteraan ontvangt winnaarscheque ISS WorkPlace Manager Award 

Stichting Politieveteraan ontvangt winnaarscheque ISS WorkPlace ...

vrijdag 29 augustus

Namens ISS en Maaike van Kats (winnaar WorkPlace Manager 2024) heeft Wim Kooyman op 26 augustus de winnaarscheque van de ...

Lees meer

ISS en SBB versterken samenwerking voor meer stagekansen in facilitaire dienstverlening

ISS en SBB versterken samenwerking voor meer stagekansen in facilitaire ...

donderdag 28 augustus

ISS en de Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB) bundelen hun krachten om jongeren betere kansen ...

Lees meer

Gen Z helpt oudere collega’s met AI en verhogen productiviteit op de werkvloer

Gen Z helpt oudere collega’s met AI en verhogen productiviteit ...

woensdag 27 augustus

Uit nieuw internationaal onderzoek van International Workplace Group (IWG), bekend van onder meer Spaces en Regus, blijkt ...

Lees meer

5 jaar hybride werken: wat werkt, wat schuurt?

5 jaar hybride werken: wat werkt, wat schuurt?

woensdag 27 augustus

Op woensdag 27 augustus 2025 vindt het jaarlijkse congres van het Center for People and Buildings (CFPB) plaats, ditmaal ...

Lees meer

Minder vierkante meters, meer visie bij VGZ

Minder vierkante meters, meer visie bij VGZ

dinsdag 26 augustus

Wat doe je als je te veel kantoorruimte hebt, maar toch strategisch aanwezig wilt blijven in de regio? Die vraag lag op ...

Lees meer

Terug naar boven